Interne controle
Ordina geeft hoge prioriteit aan interne beheersing. De interne beheersing wordt continu beoordeeld en verder geprofessionaliseerd, waarbij er aandacht is voor de governancestructuur, processen, systemen en controles én bewustzijn onder management en medewerkers voor het belang van de juiste toepassing daarvan.
Concreet is onze interne governance opgebouwd uit de volgende bouwstenen:
Strategieontwikkeling
Aan de hand van de ontwikkelingen in de markt, de kansen en bedreigingen die worden onderkend, een analyse van sterktes en zwaktes en een strategische risico-assessment wordt de strategie van Ordina en de daaraan verbonden doelstellingen en ambities jaarlijks kritisch beoordeeld en waar nodig bijgesteld. De Raad van Bestuur draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. Tevens wordt de strategische koers van Ordina jaarlijks uitgebreid besproken met de Raad van Commissarissen.
Vertaling strategische doelen naar business plannen en meerjarige ambities
De strategische doelstellingen, inclusief de belangrijkste kansen en risico's, worden met de directies van de verschillende bedrijfsonderdelen gedeeld, zowel collectief als individueel. De strategische doelstellingen van Ordina als geheel en de bijdrage aan een of meer van die doelstellingen door de verschillende bedrijfsonderdelen vormen de basis voor de businessplanning en meerjarenplanning van de onderdelen. Het businessplan bevat per bedrijfsonderdeel, naast een financiële begroting, een aantal concrete businessdoelstellingen die worden vertaald in enkele Key Performance Indicatoren, die gedurende het jaar consequent worden gemeten op voortgang.
Analyse van resultaten en forecasts en maandelijkse interne rapportagecyclus
Maandelijks worden de financiële resultaten van de bedrijfsonderdelen en hun forecasts met behulp van het Ordina Management Informatie Systeem (Ordina MIS) geanalyseerd, zowel op lokaal als op centraal niveau. Het Ordina MIS, dat begin 2009 is vernieuwd, staat ter directe beschikking van het management en de business controllers van de bedrijfsonderdelen, evenals van de Raad van Bestuur en de centrale afdeling Finance & Control.
Het management en de business controllers van de verschillende bedrijfsonderdelen rapporteren maandelijks schriftelijk over de voortgang van de realisatie van hun businessplan, de daaruit voortvloeiende Key Performance Indicatoren en financiële performance aan de Raad van Bestuur en aan de centrale afdeling Finance & Control. Maandelijks vinden aan de hand van die rapportage voortgangsgesprekken plaats, waarin in elk geval worden besproken: de in eerdere reviews afgesproken acties, de relevante commerciële ontwikkelingen, de financiële resultaten van de afgesloten maand en de daarbij geactualiseerde forecasts, het verloop en de werving van medewerkers en de voortgang in de uitvoering van belangrijke projecten.
Transparante administratieve organisatie
Verantwoordelijkheden, bevoegdheden, functiescheidingen, richtlijnen, procedures en processen zijn bij Ordina op heldere en toegankelijke wijze vastgelegd in het Ordina Succes Manual (digitaal handboek). Per proces is een beschrijving toegevoegd van de relevante risico's, inclusief de toepasselijke key controls. Management en business controllers van de bedrijfsonderdelen zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de processen en systemen. In 2008 heeft de nadruk gelegen op de bewustwording voor het toepassen van de processen en procedures die zijn vastgelegd in het Ordina Succes Manual. De financiële administratie wordt gevoerd in SAP, het binnen Ordina gehanteerde primaire systeem voor de administratie en de bedrijfsvoering. De keuze om financiële gegevens in onze shared service centra te verwerken, draagt bij aan de eenduidigheid en kwaliteit van onze financiële verslaglegging. Het overgrote deel van de Ordina-organisatie is hierop aangesloten. Acquisities worden, zodra sprake is van verdergaande integratie, ook op het gebied van richtlijnen, procedures en processen en systemen geïntegreerd. Bij onze Belgische bedrijven geldt het Nederlandse interne governancemodel als leidraad voor de verdere ontwikkeling en professionalisering van de risicobeheersing.
Projectbeheersing
Een gedegen beheersing van resultaatverantwoordelijke projecten begint bij een kritische beoordeling van kansen en risico's tijdens het commerciële proces en de verplichte betrokkenheid van management van het juiste niveau, afhankelijk van de omvang van een mogelijke opdracht. Om dit te waarborgen is in 2008 de in 2007 opgestelde Deal Review Systematiek vernieuwd, op basis waarvan in de verschillende fasen van een aanbesteding een bewust besluit kan worden genomen om al dan niet aan te bieden op een project of uitbesteding (bid no bid). Belangrijk onderwerp binnen de Deal Review Systematiek is de beoordeling van risico's en de maatregelen die kunnen worden genomen om deze te beheersen. Uiteraard worden bij het aangaan van projecten risico's geaccepteerd. Deze moeten echter door een combinatie van trackrecord, ervaring, strak project-management en contractuele afspraken met de klant, inclusief een maximering van aansprakelijkheid, te managen en te overzien zijn.
Om tot een eenduidige toepassing van de Deal Review Systematiek te komen, zijn bid- en contractmanagement, evenals de uitvoering van grote projecten op het gebied van Consulting, ICT en Application Outsourcing, centraal georganiseerd. Ook de voortgangsbewaking van deze projecten is centraal belegd bij het Project Support Office.
Maandelijks rapporteert het Project Support Office over de voortgang en eventuele knelpunten. De belangrijkste uitkomsten hiervan worden meegenomen in de maandelijkse reviewgesprekken.
Control Selfassessment en interne en externe audits
Het sluitstuk van onze interne governancestructuur wordt gevormd door het afgeven van een schriftelijke bevestiging door het 2e-lijnsmanagement dat gedurende het boekjaar de processen en procedures zoals vastgelegd in het Ordina Succes Manual zijn opgevolgd. Daarnaast wordt periodiek een control selfassessment onder een brede groep leidinggevenden uitgezet. Ten slotte worden interne en externe audits uitgevoerd.
De afdeling Internal Audit, die rechtstreeks rapporteert aan de Chief Financial Officer, voert audits uit op de correcte toepassing en naleving van interne procedures en richtlijnen. De oriëntatie ligt daarbij zowel op financial als op operational audits. Doelstelling is om aan de hand van de uitkomsten te komen tot een continue verdere professionalisering van onze interne beheersing. Daarnaast dragen deze instrumenten bij tot een voortdurende verhoging van het risicobewustzijn binnen Ordina. Bij Ordina BPO B.V., dat per 1 april 2009 wordt verkocht, is een zelfstandige interne accountantsdienst actief die zich specifiek richt op de correcte werking en inrichting van de administratieve organisatie, mede met het oog op eisen die toezichthouders, zoals DNB en de AFM, in dit kader stellen.
Naast interne audits vinden externe audits plaats, zowel op het gehanteerde kwaliteitssysteem als op de administratieve organisatie en de financiële resultaten. Tevens wordt op het gebied van Application Outsouring en BPO onafhankelijke ‘assurance' gegeven aan klanten op het bestaan en de werking van relevante processen en beheersingsmaatregelen. De externe accountant richt zich op de correcte toepassing en werking van interne controlemaatregelen die van belang zijn in het kader van de totstandkoming van de jaarrekening. De uitkomsten van de audits van de externe accountant worden mondeling en schriftelijk gerapporteerd aan zowel de Raad van Bestuur als de Raad van Commissarissen.
Oordeel van de Raad van Bestuur
Als Raad van Bestuur zijn wij verantwoordelijk voor de strategie met het bijbehorende risicoprofiel en de opzet en werking van onze interne risicobeheersings- en controlesystemen. Deze systemen zijn erop gericht om met een redelijke mate van zekerheid, voortdurend op de hoogte te zijn van de mate waarin wij onze strategische en operationele doelstellingen bereiken, de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging te borgen, en te handelen in overeenstemming met op onze organisatie van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
De opzet van onze interne risicobeheersings- en controlesystemen ten aanzien van onze strategische, operationele, compliance- en financiële verslagleggingsrisico's heeft binnen Ordina hoge prioriteit en blijft, mede gezien de ontwikkeling van de omgeving en de onderneming zelf, continu onderhevig aan verdere verfijning en verbetering. In het verslagjaar hebben wij de opzet en werking van deze interne risicobeheersings- en controlesystemen geëvalueerd. De uitkomsten daarvan waren positief en zijn, inclusief ons risicoprofiel, besproken met de Raad van Commissarissen.
Desondanks kunnen deze systemen nimmer absolute zekerheid geven dat zich bij Ordina geen onjuistheden van materieel belang kunnen voordoen.