“Het grote voordeel van ZorgKompas is de koppeling die wordt gemaakt tussen de verschillende informatiebronnen”
Jelle Miedema
GGZ Friesland
GGZ Friesland is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in de provincie Friesland. GGZ Friesland werkt sinds 2003 Ordina ZorgKompas. Dit business intelligence-systeem brengt de gegevens uit de verschillende interne informatiesystemen samen en verwerkt ze tot hoogwaardige stuurinformatie.
Brede informatiebehoefte
Als moderne organisatie voor geestelijke gezondheidszorg heeft GGZ Friesland een toenemende behoefte aan stuurinformatie, constateert Gert Kuilder, hoofd informatiemanagement en automatisering van GGZ Friesland. “De informatiebehoefte is heel breed. De Raad van Bestuur en het management willen uiteraard inzicht in de financiële prestaties van de organisatie, maar ook in de zorginhoudelijke aspecten. Om de juiste beleidsbeslissingen te kunnen nemen, willen ze bijvoorbeeld weten wat de prestaties zijn op externe KPI’s,die zijn vastgelegd in het jaardocument maatschappelijke verantwoording.”
Informatie in één oogopslag
GGZ Friesland werkte noodgedwongen met ad hoc oplossingen als Excel-sheets of Access-databases om voor de managers de gegevens uit de verschillende systemen tot één geheel te combineren. Daar kwam veel handwerk bij kijken. Bovendien was het weinig flexibel. Ordina ZorgKompas heft deze beperkingen op door de data vanuit de verschillende informatiesystemen in een datawarehouse te verzamelen en op basis daarvan toegankelijke en overzichtelijke managementrapportages te genereren. Hierdoor zijn de resultaten van de bedrijfsvoering en de zorgverlening altijd eenduidig en tijdig beschikbaar.
Sturen op normen en resultaten
“Het grote voordeel van Ordina ZorgKompas is de koppeling die wordt gemaakt tussen de verschillende informatiesystemen waar de organisatie mee werkt”, merkt Jelle Miedema, hoofd planning & Control van GGZ Friesland, op. “Daarnaast komt de informatie nu sneller naar boven dan met de losse systemen mogelijk was.
‘Dit systeem levert nu al geld op en ook die winst is uiteindelijk voor de cliënt.’
Egbert Reijnen
Voorzitter Raad van Bestuur
,
Dr. Leo kannerhuis
Helder zicht voor Dr. Leo Kannerhuis
Zoals bij zoveel zorgorganisaties functioneerden ook bij het Dr. Leo Kannerhuis de financiële en administratieve systemen op eilandjes, los van elkaar. Als afzonderlijke softwarepakketten lenen ze zich goed voor het bijhouden van de personeelsinzet, voor de boekhouding of voor de administratie van de zorgproductie. Maar ze geven geen goed antwoord op de vraag of de strategische doelen van de organisatie gehaald worden.
En doordat de informatie uit deze verschillende systemen niet in samenhang verzameld en gepresenteerd wordt, krijgt het management niet de informatie die nodig is om juiste beslissingen te kunnen nemen. Dat levert risico’s op voor de bedrijfsvoering, constateert Manager bedrijfsvoering Eddy Sas. “Kosten kunnen ongemerkt voor langere tijd uit de hand lopen of tegenvallende resultaten komen pas aan het licht als het veel te laat is om er nog wat tegen te kunnen doen.”
Datawarehouse
Het Dr. Leo Kannerhuis besloot daarom de informatievoorziening anders aan te pakken. Vanuit de wens een verbeterslag te maken kwam de organisatie volgens Sas bij Ordina Zorgkompas uit. “De software die wij zochten moest de informatie over ons functioneren kunnen verzamelen, analyseren en overzichtelijk presenteren. Zorgkompas blijkt die klus goed te kunnen klaren.”
Ordina Zorgkompas draait bovenop de informatiesystemen die een zorgorganisatie al in gebruik heeft en slaat de gegevens die deze systemen aanleveren op in een datawarehouse. Hierdoor blijft de bestaande software voor personeels- en zorgadministratie en de boekhouding intact. Tegelijkertijd worden de opgeslagen gegevens beter benut. Ordina Zorgkompas maakt de gegevens onderling vergelijkbaar en verwerkt ze na analyse in handzame managementrapporten, die digitaal ingezien kunnen worden. Aanvullend op de rapportages gebruikt het Dr. Leo Kannerhuis een digitaal dashboard waarin de belangrijkste stuurinformatie overzichtelijk en bondig op een rij gezet wordt. Het dashboard toont de bedrijfsinformatie in de vorm van een aantal indicatoren,die groen oplichten bij een voldoende score en rood bij een onvoldoende. Vanuit het compacte overzicht op het dashboard kan de manager doorklikken om gedetailleerd te achterhalen bij welke afdeling of kostenplaats een mee- of tegenvaller precies veroorzaakt wordt.
Voordeel in onderhandelingen
Ordina Zorgkompas levert het Dr. Leo Kannerhuis compleet en accuraat inzicht op in de bedrijfsvoering. “De wachtlijstinformatie is daar een mooi voorbeeld van. Vroeger was het heel lastig om inzicht te krijgen in de wachtlijsten en hielden we deze informatie handmatig bij, maar nu leiden we onze wachtlijstgegevens af van de DBC-registratie. Vanuit het globale overzicht van de wachtlijst kunnen we zelfs inzoomen tot op individuele personen die op de wachtlijst staan en achterhalen in welke fase van de wachtlijst ze zich bevinden en hoe lang ze al wachten”, legt Sas uit. “Daar maken we in de onderhandelingen met de zorgverzekeraar dankbaar gebruik van. We zijn in staat overzichten te genereren met exacte aantallen, uitgesplitst naar bijvoorbeeld verzekeraar of postcodegebied. Dat maakt ons een betrouwbaarder gesprekspartner. Dat was zonder Ordina Zorgkompas niet mogelijk geweest.
De Rooyse Wissel verbetert managementinformatie
De TBS-kliniek De Rooyse Wissel zocht naar een betere oplossing voor zijn managementrapportage. Dankzij een datawarehouse, gebouwd met Microsoft SQL Server 2005, is de rapportagefrequentie omhoog geschroefd van drie keer per jaar naar elke maand. Maar zo is ook de kwaliteit van informatie flink toegenomen. Aan de productie van managementinformatie komen nu geen mensen meer aan te pas, wat hen een besparing van 40 manuur per rapportageronde oplevert. Zo is de Rooyse Wissel nu veel effectiever in het management van zijn processen.