Advanced Power Solutions kiest voor digitale versnelling met overstap naar SAP S/4 HANA

Bij Advanced Power Solutions (APS), voorheen Panasonic Energy Europe en onderdeel van het Japanse concern Panasonic, staan ze aan het begin van een nieuw avontuur. Het Belgische bedrijf is een van de belangrijkste leveranciers van consumentbatterijen op de Europese markt. In de zomer van 2021 is APS overgenomen door investeringsmaatschappij Aurelius en vaart het nu een onafhankelijke koers. Om de efficiëntie van de nieuwe organisatie te verbeteren en de business- processen te optimaliseren en te versnellen, stapt APS over op een nieuw ERP-systeem, waarbij Ordina de implementatie verzorgt.

Tommy Leirens is als Group Manager Business Applications bij APS verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het ERP-project. “Als Advanced Power Solutions staan we op eigen benen en maken we in feite een nieuwe start. En ja dat is spannend voor iedereen, maar tegelijkertijd ook een mooie uitdaging”, vertelt hij enthousiast. “Naast ons hoofdkantoor in de buurt van Brussel hebben we twee productiefaciliteiten; een in het Belgische Tessenderlo en de andere in Polen in Gniezo, met een gecombineerd productievolume van meer dan 1800 miljoen eenheden in 2020. Naast de merknamen Panasonic en Eneloop verkopen we onder meer een aantal private brands.”

Ordina kenmerkt zich door snelheid en daadkracht en dat is wat we nu nodig hebben.

Overstap naar SAP S/4 HANA

Met de overname werd duidelijk dat er op korte termijn iets moest gebeuren ten aanzien van het bestaande ERP- systeem. Leirens: “De grote uitdaging momenteel is ons ERP-pakket. We gebruiken nu nog het oude SAP R3, maar we weten allemaal dat SAP dit systeem in de toekomst niet langer blijft ondersteunen en dat er een nieuwe opvolger is, namelijk SAP S/4 HANA. Toen we nog onder de vlag van Panasonic opereerden, waren er al plannen in die richting, maar met de overname is dat in een stroomversnelling terechtgekomen. Aanvankelijk was het de bedoeling om het oude SAP-systeem tijdelijk nog te gebruiken en los te koppelen van Panasonic, maar uiteindelijk is besloten om alsnog de overstap te maken naar het nieuwe SAP S/4 HANA. In de praktijk betekent dit dat we eerst voor onze administratie op de drie locaties de overstap maken naar SAP 4 /HANA. In de tweede fase is het de bedoeling dat we voor de productie ook SAP S/4 HANA gaan uitrollen en naar één operationeel SAP-systeem gaan. Je kunt namelijk niet zomaar even SAP bij de fabrieken naar binnen duwen. Heel wat zaken worden aangestuurd door andere systemen die je met SAP niet zomaar kunt vervangen.”

Strakke deadline

Dat er uiteindelijk toch voor een SAP S/4 HANA Greenfield-implementatie is gekozen, heeft volgens Leirens een aantal oorzaken. “De SAP-omgeving die we nu nog gebruiken, dateert uit begin 2000. Die omgeving is volledig geboetseerd naar een Panasonic-blueprint. Het gaat om een multi-client-omgeving, waarbij we met meerdere Panasonic-firma’s in die omgeving zitten, terwijl de firma’s geen enkele activiteiten delen. Veel zaken waren al door andere Panasonic-firma’s bepaald die eerder op deze omgeving waren aangesloten, zodat we slechts konden volgen. Daarnaast is er heel veel maatwerk verricht naast het bestaande SAP. Allemaal redenen om voor de nieuwste SAP-versie te kiezen. We kunnen nu zelf alles bepalen. Hier hebben we altijd van gedroomd, maar we hebben wel met een hele strakke deadline te maken, want eind maart 2023 moeten we de overstap afgerond hebben.”

No-nonsense stijl

Om die overstap soepel te laten verlopen is voor Ordina gekozen. Op zich is Ordina voor APS geen onbekende aldus Leirens. “We hebben al jarenlang een SAP APO (Advanced Planner and Optimizer) en een BI (business intelligence) systeem in eigen beheer. Dat draait op onze eigen servers en de basis SAP-activiteiten worden verzorgd door Ordina. Toen we besloten om voor SAP S/4 HANA te gaan, hebben we met een aantal leveranciers contact opgenomen, waaronder Ordina. De gesprekken die we met Dominique Moons van Ordina hebben gevoerd bevielen goed en de service die we vanuit Ordina kregen was uitstekend. We hebben twee partijen gevraagd hun plannen te presenteren en uiteindelijk hebben we voor Ordina gekozen. Het is vooral de directheid, de no-nonsense stijl, die de doorslag heeft gegeven. We zijn een firma die nu veel meer op de markt moet gaan inspelen, op termijn zullen we het niet meer van onze naam moeten hebben. Wij hebben dus een leverancier nodig die snel kan schakelen en die actief met ons meedenkt.”

SAP blueprint

Met de keuze voor SAP S/4 HANA en een strakke deadline van maart 2023 was het zaak om vaart te maken. Begin oktober 2021 werd Ordina gevraagd om een deep dive asset analyse te maken van de huidige situatie van de drie locaties. APS heeft samen met een aantal Ordina- consultants in november de locaties bezocht voor een grondige inspectie. Deze bevindingen werden vervolgens aan de directie van Aurelius gepresenteerd, waarna het groene licht werd gegeven voor een SAP blueprint. Daarnaast heeft Ordina geholpen om de benodigde SAP-licenties te verkrijgen en zijn er ook licenties gekocht voor IBP (Integrated Business Planning, de opvolger van het oude SAP APO-systeem. Leirens: “We zijn nu druk bezig met de SAP blue print. De richting is duidelijk. We gaan voor een standaard SAP-implementatie en daar wordt niet vanaf geweken. Daarnaast gaan we een change board inrichten. Ordina gaat de nieuwe SAP-omgeving bouwen en beheren.”

Samenwerking tussen en APS en Ordina

Over de samenwerking met Ordina is Leirens zeer te spreken. “Ik ben zeer positief. Ordina kenmerkt zich door snelheid en daadkracht en dat is wat we nu nodig hebben. Ik heb nog nooit met Ordina moeten bellen dat ik ergens op zit te wachten. Ordina is in deze fase waarin we ons aan het heruitvinden zijn de geschikte partner om ons te begeleiden en te ondersteunen in die zoektocht. We staan aan het begin van een complete transformatie en met name op het gebeid van IT en ERP-systemen kunnen de hulp van Ordina goed gebruiken.”