fbpx

COA ontwikkelt app voor locatie-medewerkers azc’s

Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Verspreid over het land zijn er momenteel 112 asielzoekercentra, hoewel dat aantal per week kan fluctueren. Om die bewoners van de azc’s goed te kunnen begeleiden, is eind december een eerste versie van de zogeheten Mobiele Applicatie Medewerkers-app (MAM) voor COA-medewerkers opgeleverd. Voor de app werd de hulp ingeroepen van Ordina die de offline native app in drie maanden tijd in Mendix heeft ontwikkeld.

Strakke deadline

Voor Michiel Bennebroek, teamhoofd van het IT-team Ontwikkeling, Uitvoering en Keten bij het COA, was er afgelopen kerst maar een cadeau waar je hem echt blij mee kon maken en dat was het op tijd opleveren van de MAM-app. “We hadden met kerst 2021 een heel strakke deadline neergezet en we zijn erin geslaagd om die datum daadwerkelijk te halen, dus mijn kerst kon niet meer stuk. Helemaal als je weet dat we eind november niet de illusie hadden dat we de deadline zouden halen. Zo zie je maar weer dat je met stug volhouden en flink pushen een heel eind kan komen”, aldus Michiel die als interviewlocatie voor een volkstuintjescomplex aan de rand van Leiden heeft gekozen. Hier komt hij geregeld om te werken, in een ontspannen sfeer te ontmoeten en inspiratie op te doen.

Stroomversnelling

Het idee voor de MAM-app startte volgens Michiel al een aantal jaren geleden, maar door allerlei oorzaken bleef het plan voor de app in een la liggen. Pas toen de medewerkers van het COA in 2020 de beschikking kregen over een laptop en een smartphone kwam de ontwikkeling van de app echt in een stroomversnelling. Helemaal nadat Michiel in het voorjaar van 2020 een demo had gezien van een app die Ordina voor Schiphol had gebouwd. Het concept van die app bleek goed aan te sluiten op wat ze bij het COA voor ogen hadden. In samenwerking met locatiemanager Gerrit de Lang van het azc Balk en woonbegeleider Joline Wonder van het azc Budel werd het project opgepakt, de eerste piketpalen geslagen en werd er budget aangevraagd om de medewerker-app te kunnen ontwikkelen.

Michiel: “Met een app op de smartphone kunnen we de medewerkers in het veld in verbinding brengen met het bewonersregistratiesysteem en informatie ontsluiten die zij nodig hebben. In het bewonersregistratiesysteem registreren COA-medewerkers alle relevante bewonersinformatie van bewoners op de locatie. Daarnaast maken we gebruik van een applicatie waarin je locatie-specifieke gegevens kunt vinden en die informatie geeft over waar welke bewoner is gehuisvest. Voorheen konden we die gegevens niet gebruiken en moesten locatiemedewerkers veelal met pen en papier werken, wat niet alleen privacy-gevoelig, maar ook omslachtig en eigenlijk niet meer van deze tijd is.”

Kick-off

Toen het budget eenmaal rond was kon het inkooptraject van start. Ordina deed de beste aanbieding, maar voordat er echt met de bouw van de app gestart kon worden was het al oktober. “En dan is kerst ineens heel dichtbij”, aldus Michiel. “We hadden iets minder dan drie maanden om de app in productie te krijgen, dus het was alle hens aan dek. Om de materie en werkprocedure echt te snappen en te ervaren is op locatie in Budel een uitgebreide kick-off gepland. Het high performance team van Ordina ging meteen de diepte in met COA-collega’s van onder meer Informatiebeheer, architectuur, netwerkbeheer en infrastructuur. Alle afdelingen die op korte of middellange termijn iets met het project van doen hadden, waren die dag present.”

Ordina-team

Het multidisciplinaire high performance Ordina-team had als opdracht om de voorkant en de backend van de app te ontwikkelen. Dat werd voortvarend opgepakt. Het team ontwikkelde in een drietal sprints een app met een aantal functionaliteiten. Zo kan met de app een QR-code van een woonunit gescand worden, waarna gelijk is te zien wie er in deze specifieke unit wonen. Daarnaast kent de app features voor onder meer maaltijdverstrekking en kan er in de app door medewerkers bijvoorbeeld ook reparatieverzoeken worden toegevoegd. Het team heeft voor de functionaliteiten backlog gebruikgemaakt van de waardevolle input van COA-medewerkers op de AZC-locaties waar de app werd getest.

Fanatisme en betrokkenheid

Over de samenwerking met het Ordina-team is Michiel zeer te spreken. “Een heel professioneel team dat heeft gedaan wat het moest doen en een belangrijke bijdrage aan het project heeft geleverd. Ze kwamen met creatieve oplossingen en dat heeft er mede voor gezorgd dat we met de app live konden. Hoe goed een team is en wat je aan elkaar hebt wordt pas duidelijk als de eerste tegenslagen in een project zich voordoen. Dan gaat het erom of je in staat bent om echt samen te werken en zie je ook of iedereen bereid is om echt voor het eindresultaat te gaan. Lang niet alles ging van het spreekwoordelijke leien dakje. Zo waren de integratie en de security de grootste pijnpunten. Die hebben voor behoorlijk wat issues gezorgd die we allemaal moesten oplossen. De vraag was of we dat voor deadline gingen halen. Maar met een gezamenlijke inspanning zijn we daarin geslaagd. Op een gegeven moment ontstond er ook een stuk fanatisme in het team, waarbij je zag dat iedereen wilde dat we het met zijn allen gingen fixen. Ik heb verschillende keren mensen ’s avonds achter hun bord met eten vandaan gebeld met de vraag of ze die avond toch nog even iets wilden doen omdat we anders niet verder konden en dat gebeurde zonder morren. Dat laat zien dat de mensen enthousiast en gemotiveerd zijn om dit supergave project tot een goed einde te brengen.”

Positieve geluiden

De eerste geluiden over de MAM-app zijn positief, aldus Michiel. “Iedereen die erover hoort, wil hem hebben. En het mooie is, iedereen heeft ook wensen voor extra functionaliteit. Dat is positief. Maar als je mij vraagt wat vooral de toegevoegde waarde van dit project is, is dat we binnen het COA hebben laten zien dat we dit kunnen. We hebben aangetoond dat we een stukje eigen expertise hebben en hebben bewezen dat we met het inkopen van de nodige extra expertise in staat zijn om in korte tijd een redelijk innoverend project weten neer te zetten. Daarnaast hebben we laten zien dat we op een andere manier kunnen samenwerken dan we tot nu toe gewend zijn. Dit is geen standaard watervalproject geweest, maar een project waarin we met zijn allen er hard tegenaan zijn gegaan en dat tot een tastbaar resultaat heeft geleid.”

Volgende fase

Nu de app is ontwikkeld en op een tweetal locaties is getest, is het volgens Michiel tijd voor de volgende fase en dat is de landelijk uitrol. “Dat betekent dat er opnieuw budget moet komen. Maar voordat daarmee kan worden begonnen, moet de app eerst technisch volledig stabiel worden. Om de app landelijk uit te rollen, moeten we het technisch beheer regelen en de supportstructuur in orde brengen, zodat de IT-servicedesk de app kan ondersteunen. Een traject dat langer dan 3 maanden duurt omdat het de organisatie breder raakt.”