fbpx

De Volksbank op weg naar een agile organisatie

Ordina ondersteunt transformatie met inrichting en uitrol van Jira-software

Van belofte naar impact
De Volksbank, moederbedrijf van SNS, ASN Bank, RegioBank en BLG Wonen, staat voor ‘bankieren met de menselijke maat’ en heeft grote ambities. In 2025 wil de Volksbank de bank zijn met de sterkste klantrelatie en grote bewezen maatschappelijk impact, zoals verwoord in de strategie ‘van Belofte naar !mpact’. Of zoals ze bij de Volksbank zelf zeggen: ‘Bij alles wat we doen, vragen we ons af: hoe wordt de Nederlandse samenleving hier beter van? Inderdaad, als geheel. Omdat we juist als bank, met al onze medewerkers, vier bankmerken, onze klanten en iedereen daaromheen een voortrekkersrol kunnen vervullen.’ Recentelijk zijn RegioBank, SNS én ASN Bank verkozen tot de drie meest klantvriendelijke banken van Nederland.

Transformatie naar een agile organisatie
Binnen de strategie ligt de focus op de groeiprioriteiten van de vier bankmerken en vijf parallelle veranderbewegingen. Één van die veranderbewegingen is ‘Klantingericht’. De organisatie wordt wendbaarder en klantgerichter door de transformatie naar een agile organisatie, oftewel het ‘Volksbank samenwerkingsModel (dVM)’. Zelfstandige, integraal verantwoordelijke teams vormen de kern van deze vernieuwde organisatie. Om dit doel te bereiken is het van belang naar één uniforme werkwijze te gaan. Hiervoor zijn kaders opgesteld en is Jira-software (Atlassian) gekozen als dé tool om deze manier van werken te ondersteunen.

Doorontwikkeling en uitrol Jira
Binnen de Volksbank was Jira al in gebruik, voornamelijk binnen het IT-domein. Met één van de functionaliteiten van Jira (advanced roadmaps) is het mogelijk om werk van teams te koppelen aan de strategische thema’s van de Volksbank. Om dit te realiseren heeft een team van Ordina, in samenwerking met de Volksbank, de bestaande – op SAFe-gebaseerde – werkwijze verder doorontwikkeld en vertaald naar een nieuwe inrichting binnen Jira.

De uitrol van deze inrichting (Jira 2.0) heeft in twee fasen plaatsgevonden:

In de eerste fase zijn de IT-teams overgegaan op Jira 2.0. Ordina heeft de tool volledig ingericht en uitgerold binnen de betrokken teams. Het resultaat is dat meer dan 90 teams een Jira-project ter beschikking hebben, waarmee ze hun werk en backlog kunnen managen. Vervolgens kan dit werk ook gekoppeld worden aan bovenliggende epics, initiatieven en uiteindelijk de strategische thema’s van de bank. Hiertoe zijn nog eens 10 Jira-projecten ingericht om de portfoliosturing van de specifieke waardestromen te ondersteunen. Hiermee is een eerste stap gezet in de ambitie om de organisatie te sturen op basis van geleverde waarde. In de praktijk betekent dit dat medewerkers geen uren meer schrijven. Het gaat immers niet om hoeveel uur je maakt, maar welke waarde je als team levert.

Implementatie
Na de uitrol van Jira 2.0 lag de uitdaging in het optimaal gebruiken van de tooling. Dit betekende een verandering van mindset en gedrag. De inrichting was specifiek gemaakt voor de Volksbank en dus niet te mappen op één van de bekende agile scaling frameworks. Het was belangrijk om de medewerkers mee te nemen in het gedachtegoed en de onderliggende systematiek. Daarbij hebben de Volksbank en Ordina nauw samengewerkt om diverse trainingen en kennissessies te geven aan de verschillende stakeholders.

‘Een goed ingerichte tooling is essentieel. Het moet de vraag van teams ondersteunen en gelijktijdig ook de organisatie eenduidige informatie leveren; een soms lastige balans. Een uniforme tool dwingt de organisatie om keuzes te maken. Hoe wil je werken? Welke informatie moet vastgelegd worden? Daarbij is extra aandacht nodig voor datakwaliteit en gebruik van de tool.’

 – Ariane Voorbeijtel Cannenburg, Atlassian consultant, Ordina-

Agile transformatie
De tweede fase vond plaats nadat de Volksbank volledig is overgegaan op één uniforme manier van werken (way of working). Na deze transformatie is er binnen de teams geen onderscheid meer tussen IT en Business. Het zijn multidisciplinaire teams, oftewel ‘Klantreis Teams’. In praktijk betekende dit veel nieuw gevormde teams die in hun werk ondersteund moesten worden door de tooling. Alle teams hadden een goed ingericht Jira 2.0 project nodig. Ordina was onderdeel van het team wat dit gerealiseerd heeft.

“Het portfolio is zodanig goed ingericht in Jira dat het de teams optimaal ondersteunt. Door alle strategische change in Jira te registreren, worden rapportages automatisch gegenereerd. Teams hoeven geen tijd meer te besteden aan het opstellen van rapportages.”

– Ton Hagens, EC Lead DVM, de Volksbank –

In het totaal werken nu meer dan 130 teams met Jira 2.0. Dit zijn Klantreis Teams maar ook Leadership Teams. Deze laatste groep maakt gebruik van Jira om de portfoliosturing te ondersteunen op de grotere initiatieven binnen de bank. Zij zijn verantwoordelijk om het werk op hun niveau te prioriteren. Dit stelt de teams in staat om de werkzaamheden op te pakken die het meeste waarde leveren.

Samenwerking
De invoering van Jira 2.0 werd doorgevoerd in de gehele organisatie. De samenwerking tussen Ordina en de Volksbank was daarbij van groot belang. Angelique van den Heuvel, projectmanager  van het project waar de uitrol van Jira 2.0 onderdeel van uitmaakt, heeft dit traject met veel inzet getrokken en maakte het mogelijk dat wij, als Ordina-team, ons konden focussen op de inrichting en uitrol.

“Met inbreng van goede kennis en ervaring van de tool vanuit Ordina, is in samenwerking met key spelers uit de organisatie een goede basis (ontwerp) neergezet waarmee de backlog- en portfoliomanagementprocessen nu worden ondersteund. Een degelijke basis is cruciaal geweest voor het verkrijgen van draagvlak voor de inrichting, en daarmee het succes van Jira 2.0.”

– Angelique van den Heuvel, Projectmanager bij de Volksbank –

We kijken terug op een succesvol traject waarbij er direct wordt bijgedragen aan de ambities van de Volksbank; een wendbare en klant(in)gerichte organisatie.