Implementatie zelfroosteren bij een grote ouderenzorginstelling

De aanleiding

In het kader van de nieuwe Cao Verpleeg- & Verzorgingshuizen & Thuiszorg had een ouderenzorginstelling met ruim 5.000 medewerkers besloten om zelfroosteren voor al haar medewerkers mogelijk te maken. Zelfroosteren is voor medewerkers een complexe nieuwe werkwijze met een sterke HRM-component. De roosters werden tot dan gemaakt door centrale roosteraars. Het invoeren van zelfroosteren heeft een grote invloed op de taken van de centrale roosteraars en leidt wellicht tot het (deels of geheel) vervallen van deze functie. Ordina is gevraagd om de pakketselectie en implementatie van de zelfroostersoftware te begeleiden.

De oplossing

De implementatiemanager van Ordina heeft met een veranderanalyse de brug geslagen tussen de verschillende stakeholders van deze implementatie, te weten de Raad van Bestuur, management, HRM, IT, OR en uiteraard de zorgteammanagers en medewerkers.

Het advies van de veranderanalyse was om de focus van de aanpak te verleggen van het kiezen en invoeren van nieuwe (zelf)roostersoftware naar het implementeren van een nieuwe (zelfrooster)werkwijze met de volgende kernpunten:

  • Creëren van draagvlak en eigenaarschap voor de nieuwe werkwijze;
  • Gebruikmaken van de (zelfrooster) ervaringen van de eigen instelling en van andere instellingen;
  • Ontwikkelen en invoeren van de nieuwe werkwijze met betrokken zorgmedewerkers;
  • Een ander gebruik van de bestaande ICT-middelen.

Hiervoor is een projectorganisatie opgezet met duidelijke taken en verantwoordelijkheden, sturing door de stakeholders en helder te bereiken doelen.

Het resultaat

Met het projectteam is een invoeringsaanpak en werkwijze voor zelfroosteren opgesteld. De invoeringsaanpak en de ontwikkelde werkwijze voor zelfroosteren is getest bij de startgroep van 220 medewerkers van twaalf verschillende teams. Uit de evaluatie bleek dat de medewerkers meer controle ervoeren bij het vaststellen van de roosters, dat de invoeringsaanpak, invoeringskaders en de nieuwe roosters voldeden en dat de bestaande ICT-middelen voldoende ondersteuning boden.

Na het verlenen van instemming door de OR is goedkeuring verkregen voor de verdere uitrol van de nieuwe werkwijze voor de gehele organisatie. Inmiddels maken de medewerkers het eigen rooster en het teamrooster en is de werkwijze overgedragen aan de beheerorganisatie.