Innovatie met IT: Samen met Ordina werkt FMHaaglanden aan vernieuwende dienstverlening

FMHaaglanden, de facilitaire dienstverlener van de Rijksoverheid in en om Den Haag, doet er dagelijks alles aan om ervoor te zorgen dat de circa 30.000 ambtenaren van elf verschillende departementen in Den Haag een prettige werkomgeving hebben met goede voorzieningen. Om hun klanten een goede dienstverlening te blijven bieden, speelt digitalisering een steeds belangrijkere rol binnen FMHaaglanden. Zo is in het jaarplan het speerpunt vernieuwende dienstverlening opgenomen met onderwerpen als datagedreven werken, smart buildings en internet of things (IOT). Vernieuwing, innovatie en IT gaan vaak hand in hand. Ook binnen het facilitair vakgebied. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van het gebouw in BIM (Building Information Modelling). Binnen FMHaaglanden bestond de wens om de dienstverlening te vernieuwen, waardoor IT een grote rol ging spelen. De facilitair dienstverlener had behoefte aan extra kennis en kunde op deze drie onderwerpen. Niet alleen om ze aan elkaar te koppelen, maar ook om ze te borgen in de organisatie.

Kleine stapjes

Om invulling te geven aan die vernieuwende dienstverlening schakelde FMHaaglanden Ordina in. Een team met drie Ordina-medewerkers ging aan de slag om snel enkele innovatieprojecten te doorlopen en parallel hieraan een werkwijze rondom innovatie te ontwerpen en te borgen. Met hun kennis op het gebied van innovatiemanagement, opkomende technologieën, data en projectmanagement zette het team een uniforme werkwijze neer op basis van agile werken en de lean start-up-methode. Volgens het principe Build, Measure, Learn kon FMHaaglanden op een laagdrempelige manier kennis maken met technologieën als virtual reality en nieuwe ontwikkelingen, zoals datagedreven werken. Door iteratief te werken nam het team onzekerheden en risico’s weg en werd de toegevoegde waarde aangetoond door dit in een pilot te testen.

Mooie stappen gezet

Harm van den Boogaard, Programmamanager Vernieuwende dienstverlening bij FMHaaglanden: “Terugblikkend op dit traject zijn er mooie stappen gezet. Er is een gestructureerde werkwijze neergezet en de afdeling Vernieuwende dienstverlening heeft zichzelf rijksbreed op de kaart gezet door verschillende projecten te doorlopen. Dit resultaat is mede te danken aan de externe blik van Ordina en de aanwezige kennis en ervaring op gebied van innovatie en IT. Dit heeft FMHaaglanden geholpen om intern direct het goede gesprek aan te gaan over vernieuwingen in de werkomgeving. Het Ordina-team heeft een breed palet aan kennis en vaardigheden kunnen bieden aan FMHaaglanden. Zo is er kritisch, pragmatisch en oplossingsgericht te werk gegaan en werd er snel aansluiting gevonden met de rest van de organisatie. Daarnaast was er sprake van een zeer prettige samenwerking.”

“De afgelopen twee jaar hebben we belangrijke stappen gezet en kennis opgebouwd hoe om te gaan met technologie en innovatie. Het team documenteerde de werkwijze en bewaakte de voortgang. Op die manier konden we projecten beter onderbouwen en sneller doorlopen. Mede dankzij de kennis van Ordina. We zijn als FMHaaglanden klaar om de volgende fase in te stappen, de kennis op lange termijn in de eigen organisatie te borgen en weten wat nodig is om de uitdaging in de toekomst aan te gaan!”, aldus Van den Boogaard.