Pega

Meer tijd voor de zorg van cliënten

Over een nieuw bedrijfsvoerings- en plan- en roostersysteem bij een zorginstelling

De aanleiding

Met ingang van 2017 wilde een zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking overgaan op zowel een nieuw bedrijfsvoerings- als plan- en roostersysteem. Deze zorginstelling kende een IT-omgeving die nog was ingericht op een gedifferentieerd landschap van zorgdiensten. Dit bood te weinig mogelijkheden om de doorontwikkeling naar zelforganisatie goed te ondersteunen. Er werd in toenemende mate moeite ondervonden om het bedrijfsvoeringsysteem goed aan te laten sluiten op de veranderende eisen vanuit financiële-, zorg- en cliëntprocessen. Daarnaast werd het roosteren door de teams op zeer verschillende wijze vormgegeven en baseerde de organisatie zich vooral op historische gegevens en niet op prospectieve gegevens.

De oplossing

Ordina heeft het programmateam geleverd dat samen met de betreffende zorginstelling en de leveranciers de technische implementatie van de pakketten Profit (AFAS) en Aysist7 (Ayton) in korte periode heeft gerealiseerd. De korte periode was nodig omdat een transitie rond de jaargrens de voorkeur verdiend door het kalenderjaarritme van veel bedrijfsvoeringprocessen. Tijdens en na de transitie naar AFAS en Aysist7 is de continuïteit van zowel de bedrijfsvoering van de organisatie, als het plannen en roosteren gewaarborgd. Naast de technische implementatie heeft Ordina middels het ‘train the trainer’-principe de training van de medewerkers begeleid en ervoor gezorgd dat alle medewerkers goed geïnformeerd waren.

Het resultaat

Het resultaat van het project was een succesvolle technische implementatie en adoptie van een bedrijfsvoerings- en plan- en roostersysteem met meer gemak en voordelen voor de medewerker, de cliënt en de organisatie. Waarbij er meer tijd resteert voor het verlenen van zorg aan de cliënten. Alle medewerkers beschikten bij de livegang over de juiste kennis en vaardigheden om te kunnen werken met de systemen. Voor AFAS zijn in een vervolgfase interfaces gebouwd met andere applicaties en is de functionaliteit van het integrale systeem gefinetuned op de gebruikers. De implementatie van Aysist7 is uitgemond in een strategisch veranderprogramma rondom plannen en roosteren.