Foto Vertrekhal 1 op Schiphol

Ordina biedt Schiphol hulp bij Jira-optimalisatie

Ordina heeft op het gebied van Jira veel expertise en ondersteunt haar klanten in het optimaliseren van deze tool die vaak wordt ingezet voor flexibele softwareontwikkeling en projectmanagement van softwareprojecten. Hoe dat in de praktijk gebeurt valt te lezen in onderstaande klantcase.

Bij de afdeling Commercial & Group IT Services van de Schiphol Group was eind 2018 grote behoefte aan brede kennis van Atlassian-producten om de toenmalige functioneel beheerder van het team versterking te bieden bij het inrichten, adoptie en training van Jira. Ordina, Atlassian-partner, kon deze gevraagde Atlassian/Jira-expertise op korte termijn leveren.

Grote vlucht

Brede kennis was zeer gewenst, want de inzet van Jira binnen Schiphol had een grote vlucht genomen. Het aantal te volgen projecten steeg van bijna tweehonderd naar 481 projecten met 1517 actieve gebruikers, wat de tooling belangrijk maakte. Aan Ordina de taak om structuur en transparantie aan te brengen, de Agile way of working te ondersteunen en het scalen van  de (agile) organisatie voor te bereiden.

Uniformiteit en eenduidigheid

Maaike van den Dries, Atlassian-consultant bij Ordina: “Het gaat om zeer diverse projecten, denk aan software developmenttrajecten, businessprojecten, DevOps-projecten, en andere ontwikkelteams. Ieder team gebruikte zijn eigen terminologie en had een eigen aanpak. We hebben een basis gelegd waardoor teams ‘dezelfde taal’ spreken. Het voordeel van Jira is dat je er alles in kan en dat is tegelijkertijd ook het grote nadeel. Zodra je de mensen de vrijheid geeft, gaan ze van nature dingen complexer maken. Om het simpel in te richten en voor iedereen bruikbaar te houden, moesten we terug naar de basis. Om draagvlak te creëren voor die basis moest dat samen met de gebruikers gebeuren, vandaar dat we al snel walk-in-sessies zijn gaan organiseren. En met teams met ‘exotische’ projectinstellingen zijn we om tafel gaan zitten om ze beter te begrijpen en zo samen een nieuwe basisset aan projectinstellingen te creëren.  Voor verdere professionalisering gaven  we beginners- en gevorderden trainingen.”

Walk-in-sessies

Een keer per week konden Jira-gebruikers aanschuiven in het bedrijfsrestaurant van Schiphol om allerhande vragen over Jira te stellen aan het Ordina-team dat inmiddels was uitgebreid met Chantal Pijper. Product owners, portfoliomanagers, potentiële gebruikers, iedereen die Jira gebruikte of interesse daarin had, kon langskomen en dat werkte uitstekend. De walk-in-sessies hebben ertoe geleid dat er minder heen en weer werd gemaild en ook dat er minder service requests in Jira kwamen. En vragen van gebruikers konden vaak meteen opgelost worden door het Ordina-team. Collega’s hoorden van elkaar over de walk-in sessies en al snel kwamen er vragen of ook hun team in Jira kon gaan werken. Er werd goed gekeken naar de behoefte die een team had op het gebied van samenwerken en waar nodig verwezen naar een applicatie die beter geschikt was. Maaike: “De inloopspreekuren zijn laagdrempelig, waardoor je veel meer gedaan krijgt en meer begrip kweekt als je systeem- en projectinstellingen gaat wijzigen of een volgende stap wilt maken om deze collaboration tool verder te professionaliseren.”

Jira-migratie

Ook heeft Ordina een succesvolle migratie voltooid samen met haar technische Atlassian-partner Avisi. Er zijn twee Jira’s en twee Confluences samengevoegd. Daarna hebben ze een migratie gedaan naar een andere hosting-partij. Met een  uitgebreide planvorming, voorbereiding en communicatie  is de migratie soepel en geruisloos verlopen.

Geen omkijken

Volgens Wilfried Rutjes, manager van de afdeling Delivery van Commercial Group & IT Services, is met de komst van Ordina de inrichting en implementatie van de Atlassian-producten verbeterd en heeft daarmee voor het bedrijf meerwaarde gekregen. “Onze afdeling houdt zich bezig met servicemanagement van diensten en applicaties die gelieerd zijn aan commerciële afdelingen. Daarnaast leveren we shared services aan alle Schiphol-gebruikers, waaronder kantoorautomatisering, zoals Office365, maar ook de Atlassian-suite met Jira, Confluence en Bitbucket. Als afdeling werken we klantgericht en moeten we constant onze ogen op de bal houden. Daarom was ik blij was met de komst  van Ordina. Het Ordina-team werkte heel zelfstandig en timmerde flink aan de weg. Door zelf bijeenkomsten te organiseren in het bedrijfsrestaurant, begon het balletje te rollen en kregen ze de boel op de rit. Slim gedaan. Niet afwachten en lekker doen. Hou ik van. Zelf dingen inrichten en kijken hoe het loopt. Het leidde er toe dat ik nauwelijks omkijken had naar het functioneren van de Atlassian Stack en dat ik me op andere zaken kon concentreren.”

Meer informatie

Wil je meer weten over functionele implementatie van Atlassian/JIRA of het optimaliseren van uw digitale samenwerking, neem dan contact op met Marlijn Kop via onderstaand formulier.