Privacy & cookies

1. Inleiding

Dit Privacy- en cookiebeleid is van toepassing op Ordina Holding B.V., Ringwade 1, 3439 LM Nieuwegein, bestaande uit: Ordina Nederland B.V. en haar werkmaatschappijen, Ordina Belgium N.V. en Ordina Luxembourg s.a. (hierna: Ordina).

Ordina vindt het beschermen van persoonsgegevens van haar websitebezoekers, sollicitanten, medewerkers, ex-medewerkers, zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Ordina en (potentiële) zakelijke relaties van essentieel belang. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend conform dit Privacy- en cookiebeleid. Uw persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Ordina handelt zowel in de rol van ‘verantwoordelijke’ van persoonsgegevens als in die van ‘verwerker’. De verantwoordelijke van de persoonsgegevens bepaalt het doel en de wijze waarop de gegevens worden verzameld, en de verwerker handelt naar de instructies van de verantwoordelijke.

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen, zoals een telefoonnummer, e-mail- of huisadres. We zijn transparant over de gegevens die we verzamelen, hoe deze worden gebruikt en met welk doel. In dit Privacy- en cookiebeleid komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?
  • Welke persoonsgegevens verzamelen we?
  • Met wie delen we uw persoonsgegevens?
  • Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
  • Verwerken wij uw persoonsgegevens buiten Europa?
  • Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?
  • Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?
  • Welke cookies gebruiken we?
  • Wijziging van dit Privacy- en cookiebeleid
  • Privacy Officer en plaatsvervangers

2. Waarom verzamelen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen opgeslagen als voor de verwerking van uw persoonsgegevens een rechtmatige grondslag bestaat. Ordina verzamelt, verwerkt en beheert persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. In het kader van een sollicitatie: de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant voor een functie binnen Ordina.
  2. In het kader van een arbeidsovereenkomst: het inregelen en beheren van personeels- en salarisadministratie, pensioen, mobiliteit, verzuim en facilitaire zaken.
  3. In het kader van persoonlijke ontwikkeling: training, opleiding, beoordeling en loopbaanbegeleiding.
  4. In het kader van contact met relaties: het inzichtelijk maken en onderhouden van contact met (potentiële) zakelijke relaties.
  5. In het kader van overeenkomsten met opdrachtgevers: de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en beëindiging van overeenkomsten met opdrachtgevers voor de inzet van medewerkers en zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Ordina.
  6. In het kader van overeenkomsten met leveranciers/zakelijke partners: de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en beëindiging van overeenkomsten. Bijvoorbeeld ten behoeve van samenwerking of de terbeschikkingstelling van externe kandidaten (zelfstandigen of medewerkers in loondienst) aan Ordina of via Ordina aan haar opdrachtgevers.
  7. In het kader van communicatie: het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken en uitwisselen van informatie over en ten behoeve van de dienstverlening en overige activiteiten van Ordina.
  8. In het kader van de beveiliging van Ordina: het registreren van aanwezige personen (medewerkers in loondienst, zelfstandigen, medewerkers van leveranciers en bezoekers).
  9. In het kader van de uitvoering van werkzaamheden bij opdrachtgevers verwerkt Ordina ook persoonsgegevens in de rol van ‘verwerker’: in dat geval verwerkt Ordina de persoonsgegevens conform de door opdrachtgever omschreven doeleinden.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Ordina verzamelt, verwerkt en beheert persoonsgegevens van sollicitanten, medewerkers en ex-medewerkers, zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Ordina en (potentiële) zakenrelaties. Zakelijke relaties zijn onder andere: opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers die voor of namens Ordina diensten verlenen of opdrachten uitvoeren (verwerkers) en overheidsinstanties. Welke gegevens we van u verzamelen hangt af van uw relatie met Ordina danwel van welke dienstverlening binnen Ordina u gebruikmaakt.

(Afgewezen) sollicitanten

  • Naam, adres, woonplaats , geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres
  • Curriculum vitae (cv)
  • Uitslag online assessment
  • Referenties en getuigschriften

Medewerkers, ex-medewerkers en zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Ordina

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
  • Curriculum vitae (cv), waaronder ook pasfoto’s
  • Uitslag online assessment
  • Referenties en getuigschriften
  • Gegevens die noodzakelijk zijn voor personeels-, salaris- en verzuimadministratie
  • Gegevens ten aanzien van mobiliteit (leaseauto of alternatief vervoer)
  • Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen of stages
  • Gegevens met betrekking tot functioneren medewerker
  • Gegevens over de functie dan wel de beëindiging daarvan
  • Andere gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de genoemde doelen of wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijk voorschrift

Bezoekers van Ordina

  • Naam
  • Indien van toepassing: bedrijfsnaam

(Potentiële) zakelijke relaties

  • Bedrijfsnaam en adres
  • Naam, e-mailadres en/of telefoonnummer van de contactpersoon
  • Functietitel

Ingeval van Ordina in de rol van verwerker: persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van werkzaamheden (projecten en/of beheer) bij opdrachtgevers zoals in de overeenkomsten met de opdrachtgevers omschreven.

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

In een aantal gevallen verstrekt Ordina (indien nodig) uw persoonsgegevens aan zakelijke relaties. Wij delen uw persoonsgegevens alleen aan deze derden conform de aan u geïnformeerde doeleinden. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens delen met de overheid, wetshandhavingsinstanties en/of toezichthouders indien de wet dit vereist.

5. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij behandelen persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Ordina beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. Ordina maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Uw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet- en regelgeving. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons Informatiebeveiligingsbeleid. [link opnemen op Connect, niet op de website – afgestemd met André van Gentevoort – Security Officer].

6. Verwerken wij uw persoonsgegevens buiten Europa?

In enkele gevallen kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar derde landen of organisaties buiten Europa. In dat geval zorgt Ordina voor adequate maatregelen om een passend beschermingsniveau te garanderen.

7. Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?

De bewaartermijnen die we hanteren voor uw gegevens hangen af van uw relatie met Ordina.

(Afgewezen) sollicitanten

  • Maximaal 4 weken na afwijzing sollicitatie (zonder toestemming).
  • Maximaal 1 jaar na afwijzing sollicitatie (met toestemming).

Huidige medewerkers, ex-medewerkers en zelfstandigen (ingezet via Ordina)

  • Hoofdregel: het personeelsdossier inclusief sollicitatiedossier maximaal 2 jaar na einde van dienstverband.
  • Uitzondering 1: loonbelastingverklaringen, kopie identificatiebewijs van medewerkers en kopie identificatiebewijs ingeleend personeel met tewerkstellingsvergunning worden maximaal 5 jaar bewaard.
  • Uitzondering 2: alle documenten die van belang zijn om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht worden maximaal 7 jaar bewaard.

(Potentiële) zakelijke relaties

  • De persoonsgegevens verwerkt voor relatiedoeleinden zullen worden bewaard zolang de relatie duurt en/of de wet dit vereist.
  • De persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van werkzaamheden (projecten en/of beheer) bij opdrachtgevers zullen worden bewaard conform de afspraken met de opdrachtgever.

Bezoekers van Ordina

  • Maximaal 6 maanden nadat het recht op toegang is vervallen.

8. Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?

Ingeval van vragen over welke gegevens over u en met welk doel deze gegevens worden verzameld, is Ordina altijd bereid u daarover informatie te verstrekken. U heeft het recht om inzage van en rectificatie of verwijdering van de gegevens of beperking van de uw betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Daarnaast heeft u het recht om uw verleende toestemming in te trekken. Indien u één van voorgaande verzoeken heeft, kunt u deze schriftelijk indienen bij privacyofficer@ordina.nl door middel van bijgaand formulier.Tot slot heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder.

9. Welke cookies gebruiken we?

Naast persoonsgegevens gebruikt Ordina ‘cookies’. Een cookie is een klein bestandje dat op uw harde schijf wordt opgeslagen door een server en wordt alleen herkend door de server die de cookie opslaat. Een cookie laat onze server zien dat u bent teruggekeerd naar een bepaalde pagina op onze site. Een cookie registreert geen persoonlijke gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres of andere zaken die naar u als persoon zijn te herleiden. We gebruiken cookies of soortgelijke middelen om tijdens uw bezoek aan onze website informatie te verzamelen, zoals uw IP adres (een nummer dat aan uw computer wordt toegekend wanneer u over het internet surft), de datum en de tijd van uw bezoek aan de site. Indien u dit wenst kunt u uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of dat u een waarschuwing krijgt wanneer er cookies worden verzonden. Gegevens die een cookie verzamelt, kunnen worden gebruikt voor statistieken over de site om het gebruik van de website – anoniem en als totaalcijfer – te evalueren. We vinden het belangrijk te vermelden welke cookies wij gebruiken en voor welke doeleinden. Hieronder volgt een overzicht van de cookies en bijbehorende technieken die via onze website worden geplaatst.

Functionele cookies
Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren. Deze cookies zijn standaard en kunnen niet worden verwijderd. Voorbeelden van functionele cookies zijn: het bijhouden of er toestemming is verkregen voor het gebruik van cookies en het bewaren van voorkeursinstellingen.

Analytische cookies
Ordina gebruikt analytische cookies om bezoekersstatistieken bij te houden. Denk hierbij aan het bijhouden van bezoekersaantallen en de duur van de bezoeken. Zo krijgen wij een beter inzicht in het functioneren van de website. De statistieken die we verzamelen kunnen we niet herleiden naar personen. We maken gebruik van Google Analytics om inzichten te verkrijgen uit de data. De analytische cookies plaatsen we altijd bij een bezoek aan onze website.

Tracking cookies
Dit zijn cookies die uw surfgedrag op onze website kunnen volgen. Op die manier kunnen wij en adverteerders aan de hand van uw surfgedrag gepersonaliseerde online advertenties en op maat gemaakte content tonen. Voor het plaatsen van deze cookies vragen wij uw toestemming.

Social media cookies
Dit zijn cookies die het voor u mogelijk maken om vacatures of webpagina’s via social media te delen. Voor het plaatsen van deze cookies vragen wij uw toestemming.

10. Wijziging van dit Privacy- en cookiebeleid

Ordina behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy- en cookiebeleid. Elke materiële wijziging zal na instemming van de Ondernemingsraad onmiddellijk op deze pagina worden gepubliceerd. Wij raden u aan dit Privacy- en cookiebeleid geregeld te raadplegen, zodat u altijd van de inhoud van het geldende Privacy- en cookiebeleid op de hoogte bent.

11. Privacy Officer en plaatsvervangers

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Ordina, dan kunt u per e-mail contact opnemen met:

Voor Ordina Nederland B.V.: privacyofficer@ordina.nl
Voor Ordina Belgium N.V. en Ordina Luxembourg s.a.: privacy@ordina.be