De smartphone is de nieuwe werkplek van de politieagent

Werken aan een veiliger Nederland. Dat doet de politie elke dag op straat. Achter de schermen werken politiemedewerkers samen met teams van Ordina aan een moderne mobiele werkomgeving.

Iemand op de bon slingeren – die uitspraak is toe aan modernisering. ‘Op de bon swipen’ komt meer in de richting. Het gele bonnenboekje is al bijna uit het straatbeeld verdwenen. De smartphone is de nieuwe werkplek van de politieagent. De politie heeft al ruim 45.000 smartphones uitgereikt aan agenten. Waar zij vroeger tientallen keren per dag de meldkamer moesten oproepen om informatie op te vragen, kunnen ze nu snel een app op hun telefoon raadplegen. Om iemands identiteit te controleren en te checken of die persoon nog openstaande boetes heeft, hoeft de agent alleen maar het rijbewijs te scannen.

De mobiele applicatie van de politie die dit allemaal mogelijk maakt, heet Mobiel Effectiever Op Straat (MEOS). De mobiele werkplek zorgt ervoor dat het werken op straat dynamisch wordt ondersteund en dat agenten steeds minder tijd kwijt zijn aan administratie op het bureau. Ze hebben dus meer tijd om op straat te zijn. Dat komt de veiligheid ten goede. Bij de ontwikkeling van de mobiele functionaliteiten worden continu agenten ingeschakeld om kritisch mee te denken over de manieren waarop de app hen het beste kan ondersteunen. Ook worden zij geregeld gevraagd de applicatie tussentijds te testen. Zo ontstaat er een eindproduct dat ontwikkeld is door blauw, voor blauw.

Wietse de Jong is projectmanager binnen het programma Mobiel Werken bij de politie. Twee jaar geleden werd hij in het programmateam verantwoordelijk voor de procesinrichting. ‘Het programma had scrum-teams toebedeeld gekregen. Maar als je in een omgeving zit die niet gewend is om volgens scrum-methodieken te werken, dan gaat dat niet altijd zoals het bedacht is. Mijn rol is ook om de voortgang af te stemmen met de lijnorganisatie.’

Ruim een jaar geleden, bij het vaststellen van het portfolio voor Mobiel Werken in 2017, bleek dat er behoefte was aan meer capaciteit, legt De Jong toe. ‘We hebben vervolgens binnen ICT een aanbesteding gedaan om teams in te huren. Daaruit volgde een selectie van een paar partijen, onder wie we een minicompetitie hebben gehouden.’

Anderen meenemen in het proces

De kenmerken van de leden van de High performance teams van Ordina sloten goed aan bij de belangrijke vragen die De Jong samenvat als: ‘Zoeken ze de samenwerking, snappen ze dat het niet altijd een-twee-drie lukt om dingen te veranderen, en gaan ze daar gepast mee om? Kunnen ze daarnaast ook anderen meenemen in het proces?’

De politie vroeg Ordina om hooggekwalificeerde, ervaren mensen. ‘We hebben op profielniveau bepaald aan welke kwaliteitseisen teamleden moeten voldoen’, zegt De Jong. ‘Op basis daarvan is Ordina de teams gaan samenstellen. Ik heb het als prettig ervaren dat Ordina ons op de hoogte hield van hoe ze hiermee bezig waren, voordat ze daadwerkelijk bij ons aan de slag gingen. Ook nodigde Ordina ons uit om aan hun teams uit te leggen hoe de politieorganisatie in elkaar zit.’

In september zijn de teams van Ordina bij de politie binnengekomen. De Jong was op dat moment nog op vakantie. ‘Maar toen ik terugkwam, merkte ik al dat er een andere wind was gaan waaien. De Ordina-mensen nemen de rest mee in hun denkwereld.’

Een concreet voorbeeld was de sprintdemo die ze gaven in de eerste sprint, legt De Jong uit. ‘Daarbij deelden ze hun impediments: ze waren open over de zaken die nog minder goed gingen. Ze wierpen de vraag op: waar lopen we tegenaan? Dat waren we niet gewend van andere organisaties. Het mooie is dat er dan een sfeer ontstaat van: “Hé, zij durven zich kwetsbaar op te stellen, en er wordt niemand op afgerekend.” Fouten maken mag, in onze organisatie. Maar ik merk toch dat de open houding van de Ordina-teams ervoor zorgt dat onze mensen dat positieve voorbeeld volgen.’

Continu meten en verbeteren

Evalueren, leren van eerdere stappen in het proces – de High performance teams van Ordina gaan hier ver in, constateert De Jong. ‘De scrum masters zijn allebei agile coaches. Dat betekent dat ze kwaliteiten hebben die een andere scrum master misschien niet heeft. Zo werken ze veel met metrieken, om voortdurend de teamprestaties te meten en zichtbaar te maken waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Ze nemen daarbij hun teamleden ook op sleeptouw, om samen verder te komen.’ Termen als burn down charts en product owner happiness ziet en hoort De Jong geregeld langskomen. Teams moeten zich blijven ontwikkelen; Ordina zet daar sterk op in, merkt hij.

Er werken twee High performance teamsvan Ordina bij de politie: één in Zwolle en één in Odijk. ‘Zij ontwikkelen verschillende functionaliteiten. In Zwolle zit het team op het forensisch opsporingsproces. In Odijk zijn ze bezig met track and trace. In eerste instantie vroegen we ons wel af hoe de interactie met het team in Zwolle zou verlopen. Zij zitten best op een afstand. Hoe zorg je dan voor verbinding? Ordina wist die zorg echt weg te nemen. Ze blijven de ander altijd in het proces betrekken.’

Uiteindelijk moet negentig procent van de administratie van het politiewerk via de infrastructuur van mobiel werken gaan verlopen. Het gaat dan niet alleen om ‘handhavingsprocessen’ zoals het uitschrijven van bekeuringen of het verwerken van een melding van woninginbraak. Ook de opsporingsprocessen moeten in de app terechtkomen. De Jong: ‘We zijn erachter gekomen dat als we alle processen willen opnemen, we achthonderd tegeltjes in de app nodig hebben. Dat is voor agenten natuurlijk te omslachtig. Daarom moeten we een andere methode kiezen, die het mogelijk maakt om processen versneld uit te voeren.’

De gekozen methodiek van werken is overigens niet doorslaggevend, vindt De Jong. ‘De politie is een lijnorganisatie, met projectleiders en met opdrachtgevers die de vraag stellen wanneer iets af is. Binnen agile en scrum zijn er natuurlijk geen projectleiders meer en hebben teams zelf end-to-end verantwoordelijkheid. Die twee culturen komen elkaar hier tegen. Ik merk dat de teams van Ordina daar heel constructief mee omgaan. Ze nemen het voortouw door de discussie te voeren. Ze zijn heel pragmatisch: linksom of rechtsom – het gaat om het resultaat.’

Voorbeeldgedrag

Soms hebben mensen vaardigheden die niet in hun cv staan. De Jong: ‘Bij Ordina zie ik dat ook terug. Waar ik op gespitst ben is: hoe zit je in de samenwerking? Het kan altijd gebeuren dat je iets afspreekt en dat je dat niet kunt nakomen. Maar vervolgens moet je dat wel bespreken, hoe legitiem de reden ook is.’

Er hangt inmiddels ook een Portfolio wall, een planbord, aan de muur in Odijk. ‘Het is een ongoing ontwikkelproject’, zegt De Jong. ‘Teamleden gaan voor het bord staan en zien dan: Hé, dat lijntje staat zo. Waarom is dat zo? Kunnen we je helpen om dat op te pakken?’ Ook in de dagelijkse bezigheden werkt dat zoeken naar verbinding door: ‘Als een ontwikkelaar van Ordina iets niet weet, stapt hij op een ontwikkelaar van ons af. Dat is voorbeeldgedrag dat mensen intern ook gaan volgen.’

De Jong is er trots op dat de betrokkenen rond mobiel werken laten zien dat het kan en dat het echt werkt. ‘Tot nu toe maakt Ordina waar wat we gehoopt hadden. In het begin van het proces stel je met elkaar een contract op met de formele afspraken. Maar – en zo werk ik het liefst – dat contract leg je vervolgens in de kast en dan ga je met z’n allen aan het werk. Dan kom je echt te weten wat je aan elkaar hebt.’