Innovatie in laboratoria: meet the Ordina-expert

Apotheker, laboverantwoordelijke, assistent aan de universiteit en doctor met specialisatie inalternatieve diermodellen voor medicijnontwikkeling: het cv van Moayad Saad, Quality en Compliance Engineer bij ons Q-team, is best indrukwekkend. Sinds 2018 helpt Moayad Ordina-klanten uit de sector life sciences om hun processen te optimaliseren. Zijn recentste realisatie? Paper-less: een digitaliseringsproject voor labo’s dat een flinke portie lef en doorzettingsvermogen vergde …

Het verhaal van Moayad Saad speelt zich tot 2012 in Syrië af. Na zijn studie farmacie runde Moayad er vijf jaar zijn eigen apotheek, tot hij besloot om voor een master in de biochemie te gaan. Dat diploma opende de deuren naar een job als assistent aan de universiteit van Damascus en later aan de International University of Science and Technology, in datzelfde Damascus. Naast lesgever was hij er telkens ook hoofd van de laboratoria. “Tussen die twee jobs in was ik nog anderhalf jaar hoofd biochemie en labo bij een geneesmiddelenproducent,” vult hij aan, “maar toch bleef die drang naar kennis knagen …”

Van academische wereld naar praktijk

In 2012 kwam dé kans om weer bij te leren: Moayad kreeg een beurs van de EU voor een doctoraatstraject aan Universiteit Antwerpen. Vijf jaar lang verdiepte hij zich in het metabolisme van zebravissen. “Embryo’s van zebravissen worden vaak gebruikt om te testen in hoeverre een geneesmiddel schade kan veroorzaken aan een foetus. Maar de kennis van embryonale ontwikkeling was tot voor kort heel beperkt. Dat werd ons onderzoeksdomein. Biologie met een subtiele link naar mijn eerdere studies farmacie, eigenlijk”, vertelt Moayad. “Dat was natuurlijk boeiend maar na al die jaren in de academische wereld stond ik te popelen om mijn knowhow wat praktischer in te zetten en het bedrijfsleven op te zoeken.” Zijn laatste maanden aan de universiteit, combineerde hij al met een job bij Ordina.

De rode draad: life sciences

“Ik heb in mijn studies en loopbaan al vele waters doorzwommen, maar er was altijd een link met life sciences. In Syrië was ik hoofd van de labo’s, zowel aan de universiteit als bij de geneesmiddelenproducent. Kwaliteitscontroles en de kwalificatie van laboratoriuminstrumenten waren me dus niet vreemd”, gaat Moayad verder. “Toen een vriend me wees op een vacature bij Q, het Quality- en Compliance-team van Ordina, leek me dat een prima match.”

Moayad kon in opdracht van Ordina meteen als CSV-engineer aan de slag bij een bekend farmabedrijf. Een dik jaar later kreeg hij, samen met een collega, de verantwoordelijkheid over een gloednieuw aanbod van Ordina: een dienstenpakket voor de kwalificatie van laboratoriummateriaal.

Kwalificatie van laboratoriummateriaal

“De farmareus waar ik voor Ordina altijd al bij gewerkt had, vroeg onze ondersteuning om hun labomateriaal op te volgen”, legt Moayad uit. “Dat is immers een gigantische klus, die niet alleen tijdintensief is maar ook expertise vereist. Wij garanderen dat alle toestellen die de klant gebruikt, worden gemonitord, onderhouden en indien nodig hersteld. Bij elk nieuw toestel zorgen wij ook voor de tests, kalibratie, validatie en koppeling met bestaande IT-systemen en software – altijd in compliance met de wetgeving en regelgeving. Ik hou wel van uitdagingen en dit was voor mij een mooie kans om iets nieuws te doen.”

De kwalificatie van laboratoriummateriaal is een gigantische klus, die niet alleen tijdintensief is maar ook expertise vereist.

Paper-trail voor labkwalificatie

Moayad geeft het zelf al aan: hij legt de lat graag hoog. Op dag één bij de klant spotte hij meteen een kans om nog meer toegevoegde waarde te bieden: “Ik liep door de gangen en viel net niet over de massa’s dozen die er opgestapeld stonden. Dat bleek een deeltje van het archief te zijn: het lab qualification-team werkte nog altijd volledig met papier. Een goedkeuring krijgen, nam al snel een volle dag in beslag omdat handtekeningen moesten worden verzameld over afdelingen heen. Dan moest iemand echt fysiek in drie verschillende gebouwen langsgaan om alle verantwoordelijken te strikken.”

“Bovendien moeten die documenten tien jaar lang worden bijgehouden. Daar zorgde een archiveringspartner voor. Zij kwamen de dozen oppikken en stockeerden ze dan. Was er een audit, dan brachten zij de nodige documenten weer tot bij de klant. Echt heel tijdintensief allemaal. En niet zonder risico: papier kan verloren gaan of beschadigd worden.”

Processen standaardiseren en digitaliseren

Moayad besliste om komaf te maken met het vele papier. “Het CSV-team bij dezelfde klant werkte volledig digitaal. Het moest voor het lab qualification-team perfect mogelijk zijn om dat ook te doen”, vertelt hij.

Zijn voorstel stootte op wat scepsis maar hij zette door. In anderhalf jaar slaagde hij erin om alle processen te standaardiseren en te digitaliseren. Moayad: “Het moeilijkste was om alle procedures te bundelen in één enkele uniforme workflow, met toch de nodige flexibiliteit om verschillende technologieën, labo-instrumenten, enz. te ondersteunen. Bovendien moest alles uiteraard compliant zijn met de vereisten rond Good Documentation Practices (GDP) en data-integriteit. Dat lukte. Eens deze standaard er was, werkten we aan de digitalisatie. Ik kende heel wat tools en documentatiesystemen uit mijn CSV-periode, het was dus een kwestie van die toe te passen.”

De voordelen van paper-less

De klant was in de wolken met het nieuwe systeem. Documenten reviseren en goedkeuren kan nu in één uur in plaats van één dag. De tijd en kost van papieren archivering is weggevallen. En het digitale systeem is veel betrouwbaarder.

“De coronacrisis zette de voordelen nog extra in de verf”, vult Moayad aan. “Onze oplossing was net live toen België in lockdown ging. Plots moest iedereen zoveel mogelijk thuiswerken. Dat was nooit mogelijk geweest met de papieren workflow.”

Documenten reviseren en goedkeuren kan nu in één uur in plaats van één dag. De tijd en kost van papieren archivering is weggevallen. En het digitale systeem is veel betrouwbaarder.

Wacht niet te lang, het loont

Moayad voerde het paper-less project uit naast zijn job als quality engineer. Ondertussen is hij ook innovatie- en projectmanager bij de klant. “Verandering is altijd moeilijk maar eens mensen het resultaat zien, dan willen ze allemaal meewerken. Ondertussen hebben we een groot team dat meedenkt en voorstellen aanbrengt. En de klant ontvangt elke suggestie met open armen”, aldus Moayad. Hij raadt elke onderneming in de farmasector trouwens aan om zijn processen te digitaliseren: “Ik verwacht dat de regelgevende instellingen (FDA, EMA, ..) in de eerste jaren een verdere digitalisering zal verplichten. Wie nu nog met papier werkt, begint zich best voor te bereiden.”

Van inventions naar innovations

“Aan de universiteit was ik vooral bezig met ‘inventions’.  Vandaag is dat ‘innovations’. Een opdracht met heel veel potentieel. Voorlopig blijf ik die rol dus vol overtuiging opnemen. In België, want ik ben sinds twee jaar officieel Belg. Toen ik hier naartoe kwam op uitnodiging van Universiteit Antwerpen, kende ik België enkel van chocolade en ook van spiegels. Vreemd maar daar zijn jullie in Syrië heel bekend voor. Ondertussen voel ik me hier helemaal thuis. België is een fantastisch land, alleen jammer dat jullie Belgen dat niet altijd beseffen”, besluit Moayad.