Metrieken: 5 tips voor managers

Nu agile werken steeds meer de standaard wordt, zoeken managers naar een goede invulling van hun veranderende rol tijdens de agile transitie. Voor de teams is het duidelijk wat er van ze verwacht wordt: de Scrum Guide en allerlei agile trainingen bieden veel houvast. Daarnaast zijn er talloze workshops en meetups om kennis en ervaringen te delen. Teams hebben daarom veel sneller een agile mindset en werkwijze omarmd dan de rest van de organisatie, waar een meer traditionele aanpak nog gebruikelijk is.

Als manager opereer je op het snijvlak van die twee werelden, wat het extra lastig maakt. Wij herkennen dit bij de verschillende organisaties waar we workshops geven. Eén van de heikele onderwerpen is het gebruik van metrieken. In deze blog geven we vijf praktische tips om als manager succesvol te zijn met metrieken.

Tip#1: geef altijd feedback

Vaak vragen managers om rapportages vanuit de teams om inzicht te krijgen in teamprestaties. Scrummasters verstrekken iedere sprint cijfers en grafieken over velocity, gepland versus opgeleverd werk, bugs, etcetera. De eerste paar keer wordt deze informatie nog uitvoerig besproken, maar daarna vaak niet meer. Maar elke sprint wordt er trouw gerapporteerd. Weinig is zo onbevredigend als rapportages opleveren waar niets mee gebeurt.

Wees als manager zo betrokken dat je de gevraagde metrieken blijft bekijken en bespreek je bevindingen met de teams. Het kan zijn dat je informatiebehoefte verandert. Bespreek dat! Als teams de informatiebehoefte begrijpen, kunnen ze meedenken over een oplossing om daarin te voorzien. Bijvoorbeeld door middel van dashboards of tijdens Sprint Reviews. Wees ook zo eerlijk om te erkennen wanneer rapportages gewoon overbodig zijn geworden. Zo verlos je je teams van overbodig administratief werk (waste!). Ze zullen je dankbaar zijn.

En het allerbelangrijkste: zie metrieken als een aanleiding voor een dialoog, om samen te leren en te verbeteren. Gebruik metrieken niet om teams af te rekenen, want daarmee schaadt je het vertrouwen in de samenwerking. Je kunt ervan uitgaan dat je dan alleen nog maar rooskleurige, maar waarschijnlijk kunstmatig opgefleurde rapportages te zien krijgt.

Tip #2: managementmetrieken zijn geen teammetrieken

Scrum is gebaseerd op empirisme. Zodoende wordt er al een en ander gemeten, mede in de hand gewerkt door populaire tooling zoals JIRA. Managers willen vaak inzage in dit soort informatie in de vorm van rapportages per sprint. Dat is makkelijk, want snel beschikbaar. Maar veel van dit soort informatie is juist gericht op het team zelf (bijvoorbeeld velocity) en helemaal niet op management.

De informatiebehoefte van management is iets anders dan de som van de teammetrieken. De vraag moet dan ook zijn: wat zijn de doelen op managementniveau? En hoe kan status en voortgang inzichtelijk gemaakt worden? Dat levert andere metrieken op dan de teammetrieken. Het is slim om je managementdoelen en -metrieken te delen met je teams: als het goed is gaan zij hun bijdragen daaraan herkennen. Mogelijk kunnen teams nog steeds helpen in het verzamelen van de benodigde managementinformatie.

Wanneer je als manager zo met een kritische blik naar managementrapportages durft te kijken, help je de organisatie verder in de agile transitie!

Tip #3: zelf meten

Soms horen we dat managers teleurgesteld zijn dat teams nog niet met metrieken aan de slag zijn. Men heeft dan al wel herhaaldelijk het belang van metrieken duidelijk gemaakt, en wellicht ook al geïnvesteerd in training en tooling, maar vooralsnog zonder resultaat. Bij doorvragen blijkt vaak dat management zelf ook niets doet met metrieken.

Eén van de weinige zaken die top-down goed werken is het goede voorbeeld geven. Als je als manager het belang van metrieken duidelijk wilt maken, pas ze dan zelf toe, en deel de inzichten met je teams. Ten eerste laat je hiermee zien dat metrieken een praktisch hulpmiddel zijn: om acties bij te stellen waar nodig, en te verbeteren waar het kan. Ten tweede kun je deze ervaring goed gebruiken om teams te helpen zelf metrieken toe te passen in hun weg naar zelforganisatie. Kortom, zelf aan de slag gaan met metrieken vergroot de geloofwaardigheid van je pleidooi.

Tip#4: inspireer en daag uit

Als manager kun je soms behoorlijk worstelen met je rol als dienende leider. Enerzijds wil je de autonomie en zelforganisatie van teams respecteren, en dus niets opleggen. Anderzijds zou je graag zien dat bepaalde zaken beter gaan, zoals het gebruik van metrieken. Moet je dan maar rustig afwachten en hopen dat teams er zelf uit komen, op enig moment?

Gelukkig kun je constructieve interacties aangaan met je teams, vanuit betrokkenheid voor hun succes. Bijvoorbeeld door te vragen hoe ze weten dat ze goed functioneren of de juiste kwaliteit leveren. Of wat ze hebben geleerd en toegepast uit de vorige retrospective. Spreek het team gerust aan op hun verantwoordelijkheid voor het creëren van transparantie. Dat geldt zowel voor de product owner, de scrum master als het ontwikkelteam. Door de dialoog aan te gaan, kun je als manager je teams inspireren om te gaan meten.

Wanneer teams de waarde van metrieken inzien, zijn ze gemotiveerd om hiermee aan de slag te gaan. Laat het vooral een middel voor henzelf zijn, niet omdat jij als manager het vraagt. Blijf betrokken om te zien wat je teams hier bij nodig hebben (training, tools, coaching), zodat ze succesvol kunnen zijn. Indien nodig, help ze te acteren op wat ze meten. Goede metrieken zetten aan tot positieve gedragsverandering in het traject van continu verbeteren.

Tip#5: kruisbestuiving

Als manager ben je in een uitgelezen positie om te overzien hoe verschillende teams opereren, waar ze tegenaan lopen, en hoe ze met metrieken omgaan, ieder op hun eigen manier. Met collega-managers kun je ervaringen uitwisselen hoe het in hun teams gaat. Met al deze inzichten en ervaringen kun je als manager je eigen teams coachen en faciliteren. Door kruisbestuiving tussen teams aan te moedigen en te faciliteren, ontstaat er een voedingsbodem voor good practices. Wellicht komt er zelfs een werkgroep of gilde voor metrieken van de grond?

Tot slot

Wanneer je als manager dienend leiderschap omarmt, dan heb je behoefte aan informatie voor het succesvol ondersteunen van je teams. Door de organisatievisie en -doelen te delen met je teams, verstrek je de kaders waarbinnen zij een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan die hogere doelen. Help teams om hun voortgang inzichtelijk te maken. Bespreek het belang van inzicht in waarde, prestatie, kwaliteit en werkwijze. Zo help je teams om hun doelen te halen en continu te blijven verbeteren. En samen ontdek je waar jij als manager hen kan helpen.

Veel succes met het toepassen van deze tips in de praktijk! We zijn benieuwd naar je ervaringen. Voor vragen kun je ons altijd benaderen! En als je zelf ook nog nieuwe tips hebt, horen we dat graag!

Martijn van den Tillaart, Agile analist, martijn.van.den.tillaart@ordina.nl
Herman Meeuwsen, Agile coach, herman.meeuwsen@ordina.nl