ORDINA BLOGT

Documenteer de BI-omgeving

  • Martin Misseyer
  • 18 april 2014

In de dagelijkse praktijk worden we regelmatig geconfronteerd met niet goed functionerende BI-omgevingen. In plaats van direct ´hands-on´ in een BI-omgeving te spitten, loont het de documentatie van de BI-omgeving op orde te brengen. Maar hoe doe je dit dan? Dit is de eerste van een serie blogitems over nut en noodzaak van het documenteren van de BI-omgeving.

Typische verschijnselen van een niet goed functionerende BI-omgeving zijn, dat:

  • belangrijke informatie, zoals begrippen en definities, zichtbaar inconsistent of fout is
  • de kwaliteit van rapportages door gebruikers in twijfel wordt getrokken
  • de mogelijkheid om te bekijken hoe (complexe) rapportages tot stand zijn gekomen, ontbreekt
  • het leeuwendeel van de rapportages geëxporteerd en in spreadsheets (na)bewerkt wordt
  • de doorlooptijd van (eenvoudige) wijzigingen eerder maanden vergt dan dagen of weken
  • het testen een uiterst moeizaam en handmatig proces is en veel bevindingen 'oplevert'
  • de BI-omgeving bijzonder inflexibel is en gebruikers geen ´selfservice´ biedt
  • de BI-omgeving ongelofelijk traag is en/of de prestatie onvoorspelbaar is

Er zijn 1000-en-1 redenen voor het niet goed functioneren van een BI-omgeving. In plaats van gissen, is het zaak gestructureerd en methodisch te werk te gaan en de oorzaak respectievelijk oorzaken te achterhalen. Het bestuderen van de documentatie van de BI-omgeving lijkt een goed startpunt. Echter, hoe lager de kwaliteit van de documentatie, des te verder weg oplossingen lijken te zijn.

Documenteren is niet leuk

Feit is dat veel applicaties onvoldoende worden gedocumenteerd. BI-omgevingen vormen in deze geen uitzondering. Niet alleen ontbreekt documentatie over gehanteerde standaarden, ook ontwerp- en realisatiedocu¬≠mentatie wil nog wel eens mager zijn. Bij de overdracht naar beheer wil beheerdocumentatie nog wel eens achterwege worden gelaten of omwille van een overdracht in elkaar geflanst. Zodra een BI-omgeving in productie is, komt het voor dat ook incidenten en problemen niet op de juiste manier worden vastgelegd en afgehandeld. Onder de motto’s ´kennis is schaars´, `tijd is geld´ en ´documenteren is voor watjes´, stappen professionals, teams of zelfs hele afdelingen hier overheen. Wanneer je documenteren niet vanaf de eerste dag serieus neemt, ontstaat er een ´documentatie backlog´. Er komt een moment dat dit zich tegen je keert en je verwensingen uit waarom de documentatie ontbreekt.

Documenteren is niet synoniem met documenten schrijven

Gemaakt met wordle.netDocumenteren is niet synoniem met het creëren van documenten. Wellicht ten overvloede, maar documenteren behelst processen en activiteiten waarin je context, (onontbeerlijke) keuzes, functionaliteit, techniek en inrichting- en ontwerpbeslissingen, expliciet vastlegt, dat wil zeggen op de juiste plek en in het juiste medium. Deze informatie en kennis kunnen worden aangewend wanneer nodig, zowel in een creërende als in een controlerende modus. Documenteren doe je enerzijds losstaand in specifieke documenten, anderzijds in -en met- specifieke tooling die je, in dit geval, voor de BI-omgeving gebruikt.

Hoe zet je documenteren op de kaart? Enkele tips:

Om het documenteren ingebed te krijgen, geven we de volgende tips:

  1. Beleg de verantwoordelijkheid voor documenteren in de besturing van de BI
  2. Documenteren vereist skills en maakt deel uit van een opleidings- en trainingsprogramma
  3. Documenteren is onderdeel van alle processen en hiermee van/voor iedereen
  4. Documentatie is onderdeel van alle producten en hiermee van/voor iedereen
  5. Documenteren vereist duidelijke standaarden, instructies en instrumenten
  6. In geval van tijdnood of andere tegenvallers, stel de verwachtingen bij, niet het documenteren noch de documentatie
  7. Maak documenteren leuk, stimuleer en beloon!

Natuurlijk begrijpen we dat het onderhavige niet het meest 'sexy' onderwerp is. Maar durf je ronduit te verklaren dat de BI-omgeving in jouw organisatie op-en-top is gedocumenteerd? En wat heeft men (jij?) hier dan voor gedaan? Wij zijn zeer benieuwd.

Over de auteur:

Martin Misseyer

Martin is sinds 1999 werkzaam voor Ordina. Martin houdt zich bezig met uiteenlopende adviesopdrachten vari√ęrend van visie en strategie, assessments, architectuur en ontwikkelstraten. Verder houdt hij zich bezig met productontwikkeling en innovatie en kennismanagement. Martin publiceert in uiteenlopende (vak)bladen, verzorgt trainingen en geeft lezingen en gastcolleges. Keywords: architectuur, business intelligence, (be)sturen, (big)data, informatie, kennis, innovatie, methoden, technieken en tooling, ontwikkelstraten, (IT) strategie en solutions.