ORDINA BLOGT

De rol van PMO in P3 governance

De vraag welke rol PMO heeft in P3 governance begint voor mij met de vraag hoe men tegen PMO aankijkt. Wat is PMO? Welke criteria willen wij hanteren voor P3 en governance? Is het mogelijk om vanuit een standaard te werken?

  • Melissa Geerlings
  • 21 oktober 2014

BPUG Najaarseminar De rol van PMO in P3 governance

Het eerste mini seminar georganiseerd door de Best Practice User Group op 15 september 2014 staat in het teken van de rol van PMO in P3 governance. Ordina is naast Fortes en Promista hoofdsponsor van deze bijeenkomst die druk werd bezocht door 70 programma management officers, project- en programmamanagers en adviseurs op het gebied van P3O en PPM. Ik ben erbij vanuit mijn rol als PMO-er bij Ordina, maar nog meer omdat ik PMO een leuk vak vind, waarmee ik graag bezig ben en waarover ik graag nog meer leer.

De theoretische bril

De vraag welke rol PMO heeft in P3 governance begint voor mij met de vraag hoe men tegen PMO aankijkt. Wat is PMO? Welke criteria willen wij hanteren voor P3 en governance? Is het mogelijk om vanuit een standaard te werken? Het antwoord op die vragen komt van Martin Caron van global project performance. In drie kwartier geeft hij een heldere toelichting op het framework van P3O. P3O doet handreikingen voor de implementatie van project, programma en portfolio offices en wordt gezien als de wereldwijde standaard voor PMO.

Het wordt ingezet bij organisaties die willen professionaliseren, die door willen groeien naar een hoger maturity level en dit is geen sinecure. Want groeien, gaat gepaard met groeipijn, vraagt aanpassingsvermogen aan de nieuwe situatie. Een organisatie leert het anders, beter doen en dit kost tijd. Het vraagt ook maatwerk, een plan van aanpak dat aansluit bij het vertrekpunt van de organisatie. Het gaat allemaal stapsgewijs. Key is: blijf aangehaakt bij de business as usual en ga niet te snel. Tien pagina’s voorlopen in het boek (P3O) is voldoende.
Dat het maatwerk is blijkt wel uit de drie praktijkvoorbeelden van de gemeente Utrecht, VGZ en Vereniging van artsen en automobiel (Vvaa).

Geduld..?!

Organisaties stoeien allemaal met de vraag hoe doen we dingen goed en doen we juiste dingen. De implementatie van PMO is een gevolg van deze stoeipartij en laat vele verschijningsvormen zien. Dat kan top down, zoals P3O beschrijft maar bij de gemeente Utrecht werkt het bottum up. Hayrettin Ilha verteld. Het programma management office van de gemeente Utrecht ontplooit initiatieven en ziet streng toe op naleving van de door hen geïmplementeerde processen. In drie jaar tijd heeft dit geresulteerd in een office waarvan de meerwaarde wordt gezien, dat wordt erkent en belangrijker nog aanleiding is voor andere organisatieonderdelen om het beter te doen. De kernwaarden die hiervoor nodig zijn: geduld, resultaten laten zien en de organisatie het tempo laten bepalen.

Herken ik dit? Beschik ik als PMO-er over competenties als geduld en organisatiesensitiviteit? En hoe is dit met mijn collega’s? Vanavond ontmoet ik enkele professionals en ik waag mij aan een karakterschets. PMO-ers zijn slim, geduldig, faciliterend en soms een tikje eigenwijs. Soms rammelen we aan heilige huisjes op zoek naar een ingang. De ene keer gaat dit via de implementatie van eenduidige templates en andere keer wordt centraal een office ingericht. Welke richting een organisatie ook kiest, PMO is altijd een goed idee. Het maakt dingen inzichtelijk en geeft overzicht aan het management.

PMO als lijnafdeling

VGZ heeft een centraal PMO ingericht die de brug slaat tussen informatievoorziening en de business. Een mooi voorbeeld is het programma de digitale klantrelatie waarover Cora van Doesum vol enthousiasme verteld. Het programma heeft tot doel de digitalisering van de klantcommunicatie en -gegevens, maar voorziet ook dat de klant meer digitaal wordt en maakt dit ook mogelijk. Cora is als hoofd PMO direct betrokken bij verbeterinitiatieven van de project- en programmaorganisatie. Haar medewerkers faciliteert ze door werkgroepen mogelijk te maken, het management houdt ze bij de les door met hen te praten over de toegevoegde waarde van een centraal PMO. De eerste stappen zijn gezet en er is nog een weg te gaan. Cora geeft dan ook aan dat de volwassenheid van een organisatie niet alleen uit te drukken is in wat er is bereikt, maar dat juist de blik naar de toekomst, naar de mogelijkheden de organisatie prikkelt om verder te ontwikkelen.

PMO faciliterend of controlerend?

Of misschien wel allebei? Hoe kijk Michiel Dijkman hier tegenaan? Hij is programma- en lijnmanager bij de Vvaa en wordt ondersteund door Tatiana Constandse. Wanneer doet zij het goed als PMO? Wat maakt dat zij de goede dingen doet? Het antwoord op deze vragen hangt af van de opdrachtgever, van de stakeholders en van de bevlogenheid waarmee de PMO-er zijn/ haar vak wenst uit te oefenen.
Tatiana werkt voor Michiel en bij de Vvaa. De Vvaa heeft een centraal P3O met een centrale informatie behoefte. De informatie komt van het programma, van Tatiana. Wat gebeurt er als de vraag vanuit de centrale organisatie zo groot is dat Tatiana te weinig tijd overhoudt voor haar programma ondersteunende taken? Naar wie luistert zij dan? Wat betekent dit voor haar vertrouwensband met de opdrachtgever?

Een dilemma waar veel PMO-ers in de praktijk tegenaan lopen, ook ik. Negeren heeft geen zin, want het probleem blijft voortbestaan, de confrontatie zoeken ook niet want dan zet je de samenwerkingsrelatie onder druk, misschien heb je ze in de toekomst nog nodig? Wat dan te doen? Het gesprek aangaan over de prioriteiten, inzichtelijk maken wat de consequenties zijn van een bepaalde keuzes en gezamenlijk zoeken naar een oplossing. Dat belangen soms schuren is evident, maar gelukkig is daar de PMO-er. Een PMO-er werkt voor zijn/ haar opdrachtgever en is zich bewust van het belang van de omgeving. Met mandaat kan de PMO-er die omgeving ook daadwerkelijk managen. In dat geval zal de PMO-er haarlemmerolie als belangrijkste wapen in de stoeipartij meebrengen en daadwerkelijk ontzorgen.

Echt veranderen gaat niet zonder mandaat? Als u een mening hebt over deze stelling, dan verneem ik dit graag in reactie op deze blog.

De presentaties van dezez najaarseminar zijn na te lezen op: http://bpug.nl/downloads/viewcategory/117-15-oktober-2014-najaarseminar-de-rol-van-pmo-in-p3-governa
Op 5 november 2014 nodigt BPUG u uit voor een kennissessie over Goed Opdrachtgeverschap. Opgeven kan op: http://bpug.nl/kalender/details/131-goed-opdrachtgeverschap.html



Over de auteur:

Melissa Geerlings

Melissa is een analytische dame, met oog voor het grotere geheel en organisatorische verhoudingen. In haar werk combineert zij een pragmatische aanpak met humor en enthousiasme. Daarmee krijgt zij veel gedaan.