ORDINA BLOGT

Carnaval in projecten

  • Grettie Ruigrok
  • 27 februari 2015

Ja het is weer die tijd van het jaar. Persoonlijk heb ik niets met carnaval. Ik ben dan ook van boven de grote rivieren en opgegroeid in de randstad. Mijn moeder zei vroeger altijd: “Carnaval? Dat is verplicht leuk doen.” Tja ieder z’n ding denk ik dan. Toch kon ik deze week ineens een link leggen tussen carnaval en project management.

Ik heb regelmatig in programma’s gewerkt waar de druk hoog was. Uitdagende tijdslijnen, veranderende scope, nieuwe inzichten en het handhaven van de initieel gestelde tijdslijnen, maakte dat de medewerkers in projecten steeds meer druk gingen voelen, mentale druk.

Als de mentale druk in het programma hoog werd leek het wel of project medewerkers, maar ook de project managers, carnaval gingen vieren. Er werden cowboy en brandweer pakken aangetrokken.

Door de mentale druk werden ze ineens een andere werknemer. Ze gingen branden blussen, namen kortere routes, vertoonden cowboy gedrag, vergaten te rapporteren, te plannen, escaleerden niet en omzeilden de procedures. Ineens lag de focus op helpen  van het blussen van alle branden, zelfs als dit geen directe relatie had met de eigen opdracht of het (sub) project doel.

Daarnaast bleken project managers ineens aan geheugen verlies te lijden, want veel basis project management technieken leken vergeten.
Ineens besef ik wat mentale druk met een mens doet: we verlaten de basis.

Juist die basis die houvast geeft. Want zijn onze project management technieken niet juist bedoeld om onzekerheid te managen?

Mijn project managers coach ik dan ook om tijdens hoge druk vooral terug naar de basis te gaan. Even uit die rijdende trein stappen, terug naar het platform en rust nemen om te beoordelen of de wagons nu eigenlijk wel in de juiste volgorde staan.

Ben je wel met de juiste dingen bezig en vraag je tijdig de juiste ondersteuning voor je issues? Als er weinig tijd is om zaken voor elkaar te krijgen, is het van belang om te weten wat het meest belangrijk is. Ken je het kritieke pad van je project ?Alleen dan kun je bepalen of je de korte tijd besteedt aan de juiste dingen.

Reflectie is belangrijk óók als de mentale druk hoog is.

Naar mijn mening is er in programma’s en projecten veel te weinig structurele aandacht voor gedragscomponenten van de project medewerkers.

Pro actief sturen op het gewenste gedrag zou een vast onderdeel moeten zijn van ieder project en programma.

 

 

Ordina, ICT maar dan voor mensen

Kijk ook eens op Ordina Project Management Workshop Programma. U kunt nu vrijblijvend kennis maken, schrijf u gratis in.

Over de auteur:

Grettie Ruigrok

Grettie Ruigrok is Senior Project Manager bij Ordina Projectmanagement. Zij heeft meer dan 15 jaar ervaring met projecten in de ICT en heeft een passie voor het project- en programma management vak. Ze is vooral geïnteresseerd in communicatie, relaties en gedrag van mensen in projecten. Op Ordina.nl schrijft zij wat haar bezig houdt in haar vak.