ORDINA BLOGT

Datamigratie: big-bang of druppelen?

  • Henk Zwaan
  • 20 maart 2018

Bij een datamigratie hoort een migratieplan en een migratiestrategie. Op welke wijze vindt de overgang naar het nieuwe systeem plaats? De datamigratie is er immers op gericht een nieuw systeem succesvol in gebruik te nemen. Correcte data is daarbij een voorwaarde. Bij de ingebruikname van het nieuwe systeem moet de actuele data beschikbaar zijn, maar tot aan dit moment wordt nog met het oude systeem gewerkt. In de intelligente datagedreven organisatie is een freeze-periode niet mogelijk, de winkel blijft open.

Een migratiestrategie is breder dan een datamigratiestrategie, het gaat erom dat de datamigratie aansluit op de ingebruikname van het nieuwe systeem. Het plan voor ingebruikname is veelal een organisatorisch vraagstuk. De datamigratie kent technische en functionele aspecten. In dit artikel beschrijven we vanuit het perspectief van de datamigratie hoe bij verschillende migratiestrategieën voor continuïteit wordt gezorgd.

Big-bang
Alles gaat in een keer over, in een nacht of in een weekend. De business beschouwt dit als risicovol. Vanuit de techniek wordt dit vaak als meest wenselijke strategie gekozen. Geen oud en nieuw systeem naast elkaar, geen tijdelijke interfaces. Ook vanuit datamigratieperspectief heeft een big-bang vaak de voorkeur. Het is een duidelijke keuze waarbij scoping en integratie-issues eenvoudig blijven.

Ook in een big-bang scenario wordt de datamigratie iteratief gerealiseerd, via een agile proces. Na iedere sprint vindt een test- of proefmigratie plaats. Bij financiële data hanteren we meestal sprints van twee weken en maandelijks een proefmigratie met nieuwe ultimo maanddata. Bij iedere proefmigratie wordt steeds meer data succesvol gemigreerd. Bij de generale proefmigratie wordt 100% correct verwerkt. We weten dus zeker dat het bij de finale productiemigratie goed gaat.

Portefeuille gestuurd
In plaats van één big-bang kan ook gekozen worden voor een aantal little-bangs. Dit is toepasbaar als de totale dataset op te delen is in enkele onafhankelijke delen die los van elkaar kunnen worden gemigreerd. Bijvoorbeeld bij een opdeling naar vestiging, klantgroep of productgroep. We noemen zo’n dataset dan een (deel)portefeuille.

We realiseren eerst de datamigratie voor een relatief eenvoudige portefeuille met voldoende omvang. We kunnen dan snel die eerste portefeuille migreren. Voor de overige portefeuilles bouwen we hierop door. Bij deze migratiestrategie hebben we dus wel enige tijd een oud en nieuw systeem operationeel naast elkaar. Als de portefeuilles onafhankelijk zijn, levert dit weinig problemen op. Het is duidelijk wat in welk systeem zit. Aandachtspunten zijn dan met name de financiële koppelingen en overall managementrapportages.

On-demand
Als we de dataset die we in een keer willen migreren minimaliseren tot één case of één dossier, dan zijn we in staat om in veel kleine tranches te migreren: on-demand, ook wel druppelsgewijs genoemd. Dit is toepasbaar als het om een doelsysteem voor zaakgericht werken gaat, bijvoorbeeld met persoonsgebonden dossiers. Samen met de business wordt bepaald hoeveel en welke dossiers er iedere nacht of elk weekend overgaan.

Voordat het eerste dossier wordt gemigreerd, moet de migratieoplossing klaar en getest zijn. Vanaf dat moment kan er gedruppeld worden. Voor gebruikers moet het duidelijk zijn welk dossier in welk systeem zit. In de praktijk hebben we met een extra front-end gewerkt, waarin de eindgebruiker een case selecteert en automatisch in het juiste systeem terecht komt. Deze front-end is gekoppeld aan een migratie administratie repository, waarin per case of dossier de status wordt bijgehouden. Deze repository bevat planningsgegevens als gereed voor migratie, ingepland voor migratie en gemigreerd. De repository triggert wanneer een case in het oude systeem moet worden afgesloten. De repository bevat ook informatie voor toezichthouders als audittrail en controletellingen.

Synchronisatie
Een specifieke vorm van datamigratie is synchronisatie. Hierbij wordt gedurende een langere periode de data in zowel het oude als nieuwe systeem actueel gehouden. De data blijft dus in beide systemen beschikbaar. Dit kan een oplossing zijn als het oude systeem specifieke functionaliteit bevat die nog gedurende een bepaalde periode nodig is, bijvoorbeeld omdat dit pas later in het nieuwe systeem wordt gerealiseerd of misschien straks niet meer nodig is.

Synchronisatie kan gezien worden als een periodieke datamigratie. Technisch zijn er meerdere mogelijkheden om systemen te synchroniseren. Belangrijk is dat voor een stateless oplossing wordt gekozen, een oplossing waarbij synchronisatie onafhankelijk is van het eerder synchroon geweest zijn. Op deze wijze ontstaat een robuuste oplossing die ook werkt als een eerdere run fout is gegaan.

De beste keuze
Migratiestrategie omvat meer dan de keuze tussen big-bang of druppelen. Het gaat om keuzes die bepalen  welke data naar het nieuwe systeem gaat en wat er gebeurt met historische data: meenemen of migreren naar een oplossing voor historisch databeheer. Wat gebeurt er met data die simpelweg niet in het nieuwe systeem past: worden producten gerationaliseerd of wordt het systeem aangepast. Er zijn ook technische keuzes nodig, zoals de wijze waarop data in het nieuwe systeem wordt geladen: bijvoorbeeld via een importfunctie of rechtstreeks in de database.

De migratiestrategie beschrijft de basiskeuzes. De beste keuze is de strategie waarbij business continuïteit wordt geborgd en waarbij de overgang gecontroleerd verloopt. Soms is dat in een keer overgaan: duidelijk voor iedereen. Soms is dat druppelen: geleidelijk naar een nieuwe situatie.

Dit artikel is de tweede in een serie artikelen over datamigraties. Eerder verscheen: Datamigratie: naar een correct werkend nieuw systeem. In ons volgende artikel gaan we in op de kern van iedere datamigratie: datamapping. Voor meer informatie over de Ordina-aanpak van datamigraties neem vrijblijvend contact op met Henk Zwaan, management consultant bij Ordina Data & Finance Solutions.

Ordina Data & Finance Solutions biedt oplossingen voor onder meer datamigraties en datakwaliteit, voor het GDPR-compliant maken van datasets en voor historisch databeheer. Henk Zwaan is bereikbaar via henk.zwaan@ordina.nl.