Rijksvastgoedbedrijf

Ordina ontwikkelt opleidingsplan

Bij het Rijksvastgoedbedrijf is het programma Een Nieuw Fundament ontwikkeld om invulling te geven aan de gestandaardiseerde bedrijfsprocessen op basis van het Rijksgebouwendienst Hoofd Werk Proces (HWP). Dit gebeurde door de invoering van een gestandaardiseerde Oracle eBS-omgeving. Zonder goed opgeleide eindgebruikers was het niet mogelijke om over te stappen naar de nieuwe processen en systemen.

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft Ordina gevraagd voor het bepalen en beschrijven van de opleidingsstrategie en de daarvoor benodigde middelen en activiteiten in een opleidingsplan. Daarna was Ordina ook verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen, organiseren, coördineren, begeleiden, faciliteren en uitvoeren van alle opleidingen binnen de ENF Oracle-implementatie.

Rijksvastgoedbedrijf

Klant

Het Rijksvastgoedbedrijf maakt deel uit van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Haar taak is het beheren en ontwikkelen van de grootste vastgoedportefeuille van Nederland. Bij elkaar gaat het om 7 miljoen vierkante meter vloeroppervlak, waarvan 70% in eigendom. Van de 2.000 objecten in onze voorraad hebben er zo'n 350 objecten (1 miljoen vierkante meter vloeroppervlak) een monumentstatus. 
 
Centraal in het werk staat de begeleiding en aanbesteding van beheer en dagelijks onderhoud van de gebouwen in onze voorraad. Het streven van het Rijksvastgoedbedrijf is daarbij de markt te stimuleren tot hoogwaardige en innovatieve oplossingen, zodat het de service aan haar klanten continu kan blijven verbeteren. Dat doet het Rijksvastgoedbedrijf onder meer door publiek-private samenwerkingsverbanden te (onder)zoeken. Het merendeel van de mensen werkt vanuit de centrale vestiging in Den Haag. Daarnaast heeft het Rijksvastgoedbedrijf vestigingen in Arnhem, Eindhoven en Groningen.

Klantvraag

Bij het Rijksvastgoedbedrijf is het Programma ENF (Een Nieuw Fundament) ontwikkeld om invulling te geven aan de gestandaardiseerde bedrijfsprocessen op basis van het Rijksgebouwendienst Hoofd Werk Proces (HWP). Dit gebeurde door de invoering van een gestandaardiseerde Oracle eBS-omgeving. Zonder goed opgeleide eindgebruikers was het niet mogelijke om over te stappen naar de nieuwe processen en systemen.

Het Rijksvastgoedbedrijf zocht een team voor het bepalen en beschrijven van de opleidingsstrategie en de daarvoor benodigde middelen en activiteiten in een Opleidingsplan. Daarna zou het team ook verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen, organiseren, coördineren, begeleiden, faciliteren en uitvoeren van alle opleidingen binnen de ENF Oracle-implementatie.

Oplossing

Het Rijksvastgoedbedrijf is, mede gebaseerd op de opleidingsresultaten, op de geplande datum live gegaan met de resultaten van het ENF-programma (hoofdwerkproces en Oracle).

De medewerkers hebben in digitale en klassikale leertrajecten de benodigde kennis en vaardigheden opgedaan om in de dagelijkse praktijk met de oplossing te kunnen werken. Daarbij hebben ze in de werksituatie de beschikking over digitale hulpmiddelen en hebben ze geleerd hoe hiermee moeten omgaan. In het kort:

  • Workshops en presentaties voor directie, het management en de OR.
  • 68 digitale zelfstudietrajecten met e-learning.
  • Voor 30% van de medewerkers werden de digitale trajecten aangevuld met klassikale trainingen.

Resultaat

Ordina zorgde voor:

  • Goed opgeleide eindgebruikers en managers
  • en daarmee voor de invulling van een van de criteria voor de Go Live-beslissing.

De initieel geschatte opleidingskosten zijn significant lager uitgevallen door de aanpak van Ordina met een slimme combinatie van e-learning-modules en klassikale trainingen.

Aanpak

Het Rijksvastgoedbedrijf stond volledig open voor een vernieuwende en performance-gerichte opleidingsaanpak. Men wilde geen risico nemen met traditionele klassikale trainingen, waarmee men slechte ervaringen had. Daarom konden de projectmanager en de opleidingsconsultant een plan (PID) ontwikkelen op basis van de volgende uitgangspunten:

  • Een opleidingsaanpak met een mix van online zelfstudie, klassikale trainingen en digitale ondersteuning op de werkplek.
  • Uitgangspunt was om performance-gerichte opleidingstrajecten te ontwikkelen. Dus niet proberen om alle beschikbare kennis over te dragen, maar zorgen dat de organisatie soepel live kon gaan en de medewerkers leren hoe zij zichzelf daarna op hun werkplek ondersteunen met de supportsystemen.
  • Daarnaast minimalisering van klassikale trainingen door de inzet van e-learning.
  • Opleidingsactiviteiten werden ondersteund met een digitaal Leerplein met alle logistieke voordelen, maar ook om de resultaten meetbaar te maken voor het management van de RGD.

Na goedkeuring van het plan startte een team van zes personen onder leiding van een lead ontwikkelaar met het ontwikkelen van de leertrajecten met opleidingsmodulen en de vragenbank in het digitale Leerplein. Systeemsimulaties zijn ontwikkeld in samenwerking met de systeembouwers van Logica. De e-learning content voor de werkprocessen is ontwikkeld in samenwerking met de procesanalisten van het Rijksvastgoedbedrijf. Daarnaast is een medewerker ingezet voor de logistiek, het beheer van het Leerplein, de leertrajecten, het meten van de voortgang en daarover rapporteren aan de stuurgroep.