Shared Services voor de Drechtsteden

Gemeenschappelijke infrastructuur voor servicecentrum zes gemeenten

Overheidsorganisaties die effectief en efficiënt zijn, zien de waardering voor hun prestaties en dienstverlening toenemen. Zowel bij de eigen medewerker als bij de burger en bedrijfsleven. Een belangrijk fundament voor een slagvaardige en klantvriendelijke overheid. Een aantrekkelijke gemeente kan immers rekenen op honkvastere medewerkers, betrokken burgers en goedgezinde bedrijven. Vandaar dat zes gemeenten aan de Drecht en de regio Zuid-Holland Zuid voor hun gezamenlijke servicecentrum uitkwamen op het Ordina-concept ‘Samen Slimmer Werken’. Met dat concept voor ogen heeft Ordina voor de Drechtsteden een effectieve en efficiënte ICT-voorziening bedacht en gerealiseerd.

Download meer informatie

Shared Services voor de Drechtsteden

Klant

De zes gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht vormen samen de regio Drechtsteden en werken op een groot aantal beleidsterreinen intensief met elkaar samen. De regio is bijna 17.000 ha groot en telt ca. 262.000 inwoners. Een regio met een compleet voorzieningenaanbod, een grote variatie aan bedrijven en volop mogelijkheden om te recreëren.

De Drechsteden kennen een scala aan beleidsterreinen en projecten, waarbij de zes gemeenten samen optrekken en met elkaar afstemmen. Daar waar onderwerpen de gemeentegrenzen overschrijden, wordt er gezamenlijk beleid ontwikkeld. Dat geldt bijvoorbeeld voor bedrijventerreinen, kantoorlocaties, (zorg)voorzieningen, woningbouw, infrastructuur en het beschermen van het milieu. Dankzij de samenwerking kunnen de Drechtsteden makkelijker aanschuiven in Den Haag of Brussel, om steun te krijgen bij grote, ingewikkelde en vaak dure projecten.

De gemeenten in de Drechtsteden maken niet alleen gezamenlijk beleid. Zij gaan een stapje verder. Sinds 8 maart 2006 is de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) van kracht. Deze regeling heeft vorm gekregen in een gelijknamige organisatie. De GRD voert een aantal taken uit voor de gemeenten, die op hun beurt eigenaar zijn van de GRD. Onder de koepel van de GRD werkt een aantal grote en kleine regionale diensten.

Klantvraag

Zes gemeenten aan de Drecht en de regio Zuid-Holland Zuid uitten in 2005 de wens om een gezamenlijk en gecentraliseerd kenniscentrum in te richten in de vorm van een Service Centrum Drechtsteden (SCD). Er was de ambitie om een facilitaire organisatie op te zetten die kwalitatief hoogwaardige en efficiënte diensten verleend aan de deelnemende gemeenten.

De nieuwe gemeenschappelijke ICT-infrastructuur die hiervoor nodig was, moest dermate flexibel zijn dat verschillende organisatieonderdelen van alle gemeenten naadloos konden aansluiten op de dienstverlening. De te realiseren werkplek moest bovendien in staat zijn om tijd- en locatieonafhankelijk te werken.

Oplossing

Voor de Drechtsteden heeft Ordina een nieuw flexibel werkplekconcept ontworpen, geïmplementeerd en gerealiseerd. Een efficiënt, locatie- en tijdonafhankelijk communicatieplatform dat de gebruikers ondersteunt in intergemeentelijke samenwerking. Dit platform plaveit de weg naar (verdere) operationele samenwerking op dienstniveau door alle kansen die het concept ‘Samen Slimmer Werken’ biedt, maximaal te benutten.

Resultaat

  • Een breed draagvlak voor een productief, flexibel en efficiënt infrastructureel platform.
  • Een integrale zeer stabiele oplossing waarmee alle deelnemers en werknemers de voordelen van samenwerking elke dag weer optimaal benutten, maar ook de eigen identiteit behouden.
  • 90% van de 4500 medewerkers werkt via een plaats- en tijdonafhankelijke oplossing.
  • Het SCD is in 2009 genomineerd voor de 'Computable Award ICT-project van het jaar' in de publieke sector’.

"Dit resultaat is mede bereikt doordat beide partijen haar rol en verantwoordelijkheid hebben genomen. Een project als dit kan alleen succesvol zijn als dit op basis van wederzijds vertrouwen en respect wordt uitgevoerd met de juiste mensen op de juiste posities. Ordina heeft bewezen de juiste mensen aan boord te hebben met de juiste kennis van zaken om de Drechtsteden te helpen bij een verandering op deze schaal en met deze complexiteit.”

Ben Akkerboom, programmamanager GRID/UW

Aanpak

Ordina heeft het hele project op basis van haar 4-pijlermodel van ‘Samen Slimmer Werken’ aangepakt. De eerste pijler kijkt naar de externe factoren die een rol spelen voor de Drechtsteden, de tweede richt zich op visie ten aanzien van die factoren, de derde richt zich op cultuur en gedrag en de laatste herbergt voorzieningen zoals IT, huisvesting en processen.

Hierbij hebben de Ordina-consultants samen met de opdrachtgever veel tijd gestoken in workshops om het essentiële draagvlak te creëren en gezamenlijk tot de juiste keuzes te komen, met nadruk op visie en strategie. Deze zorgvuldige keuzes resulteerden in een breed gedragen, flexibel werkplekconcept dat foutloos opereert in de dienstverlening naar 265.000 burgers.