ORDINA BLOGT

PMO'ers kunnen meer dan najagen

  • Redactie
  • 1 december 2011
Commando en controle centrum

Bij PMO ligt de nadruk vaak op het inregelen, maar ook opvolgen van registratie en standaardisatie. Denk hierbij aan het najagen van rapportages, urenregistraties en het verzekeren dat de juiste templates gebruikt worden. Maar PMO’ers kunnen meer. En doen ook meer. Afgelopen weekend bemande ik als PMO’er de Command & Control positie van een implementatie weekend van een groot project. Voor het project moeten AS400 systemen bij de klant geüpgraded worden. De upgrade moet worden uitgevoerd voor productie systemen van verschillende landen. Om de twee weken worden een of twee systemen gemigreerd naar de nieuwe systemen.

Als PMO met een bedrijfskundige achtergrond klinkt een upgrade vrij simpel. Maar tijdens de voorbereidingen bleek al snel dat dit zeker niet het geval is. Niet alleen kost het migreren zelf veel tijd en vergt het veel acties. Maar het feit dat de verantwoordelijke mensen die betrokken zijn bij het project op verschillende locaties en verschillende landen bezig zijn maakt het nog moeilijker. Om toch te zorgen dat alles in goede banen wordt geleid, hebben we als project een Runbook opgesteld, tellende meer dan 1000 activiteiten. In dit Runbook worden de acties beschreven met de partij die daar verantwoordelijk voor is maar ook wanneer die moet plaatsvinden en wanneer de actie afgerond moet zijn dit alles in sequentiële volgorde.

Om het proces te stroomlijnen zijn er 2 Command & Control centers in het leven geroepen. Als CC zit ik bij de technische mensen die daadwerkelijk de migratie moeten doen. Ik zorg ervoor dat bevestigd is dat de acties die nodig zijn voordat de mannen aan de slag kunnen gedaan zijn en meld de acties af zodat de partijen op andere locaties hun activiteiten kunnen gaan doen. Als CC ben je echt de spil van het project! Om de andere partijen te updaten bevat het runbook WAITS en TELLS. WAIT betekent dat je moet wachten tot een vereiste actie is afgerond en een TELL betekent dat de activiteiten dat we moeten uitvoeren een vereiste is voor iemand anders. Dus dan moet je kenbaar maken dat je die actie hebt afgerond. Soms voel je jezelf echt een verkeersleider. ‘Command & Control TechTeam hereby I have the TELL 555 for you’. ‘Ok Thank you Central Command & Control, here Command & Control TechTeam I have the TELL 577.’ En zo ging het de hele tijd door.

Zoals eerder gezegd het gaat allemaal niet zomaar. Vrijdagmiddag om 17.00 starten de activiteiten. De eerste dag staat gepland om door te werken tot ongeveer 3 uur ’s nachts. Snoepjes zijn ingeslagen en Red Bull is aangeschaft om de eerste nacht goed door te komen. Dit bleek ook wel nodig te zijn. Om 3 uur hebben we de activiteiten tot zover kunnen afronden en konden we de geplande en zeker welverdiende pauze nemen om even onze rust te pakken. Zaterdagochtend 10 uur pakten we de draad weer op om verder te gaan met de migratie. We dachten ongeveer 17 uur klaar te zijn en aan het begin leek alles voorspoedig te gaan. Echter moet je met dit soort weekenden nooit te vroeg juichen en kwam er een fout naar boven. Gelukkig konden de mannen na een paar uur zoeken en proberen dit probleem toch oplossen en konden we terugkijken op een succesvol weekend. Voor mij als PMO’er was dit alles een goede en vooral interessante leerervaring. Maar voor de projectmanager een kans om een implementatieweekend even rustig aan te doen en niet elk weekend zelf de Command & Control te bemannen. PMO’ers zijn nu eenmaal alleskunners en kunnen meer dan najagen, dan kan je ons maar beter ook gebruiken!