ORDINA BLOGT

Een Business Case voor PMO (deel 2)

  • Nanne Wams
  • 9 november 2011

In mijn vorige bijdrage ben ik ingegaan op de vraag: wat levert PMO op in financiële zin? Daarin viel ondermeer te lezen dat je tot 5% van het projectbudget kunt besparen doordat PMO projectmanagementprocessen efficiënter en tegen een lager tarief, en daarmee dus goedkoper, kan uitvoeren. Dat is mooi, maar zou niet dé reden moeten zijn om een PMO in te richten. De twee andere genoemde baten hebben namelijk een veel groter potentieel om de toegevoegde waarde van PMO waar te maken.

Bate 2: Inzicht in kosten en voortgang

Deze bate gaat ervan uit dat een organisatie mét een PMO in staat is veel betere managementinformatie te produceren, dan wanneer men zich zónder PMO moet redden. Maar wat heb je dan precies ‘in financiële zin’ aan die goede managementinformatie? Gelukkig hebben gerenommeerde instituten als PMsolutions en Gartner zich deze vraag ook al eens gesteld, zij melden daarover de volgende zaken (tabel 1).


Tabel 1: PMO draagt bij aan verbeteringen van prestaties, bron PMSolutions, "The State of the PMO 2010"

Bate 3: Het beter kunnen voldoen aan wettelijke of bedrijfsregels

Een voorbeeld hiervan zijn financiële standaarden als IFRS, welke relevant zijn voor beursgenoteerde ondernemingen. Maar je kunt ook denken aan interne regels ten aanzien van overwerk, risicobeheersing of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ook hierbij heeft PMO een ondersteunende rol door bijvoorbeeld door projectmanagers te informeren of administratieve taken volgens de vastgestelde procedures uit te voeren. Echter, PMO heeft ook een controlerende en signalerende taak. Hierbij natuurlijk weer de vraag wat dit een organisatie dan precies oplevert. Veelal gaat hierbij om het voorkomen van (financiele) schade door het niet naleven van de regels. Enkele voorbeelden:

  • boetes door het niet naleven van wettelijke regels;
  • missen van opdrachten, omdat organisatie niet aan gestelde eisen kan voldoen (bekende zijn MVO- en duurzaamheidscriteria vanuit de overheid);
  • reputatieschade door bijvoorbeeld ongecoördineerde communicatie naar klanten of media.

Samenvattend kan gesteld worden dat met PMO grote besparingen kunnen worden gerealiseerd, die veel verder gaan dan het terugbrengen van de kosten van projectmanagement.


Vorig artikel

Een Business Case voor PMO (deel 1)

Over de auteur:

Nanne Wams

Nanne heeft ruime ervaring met het runnen en leiden van PMO's en met het adviseren over inrichting en implementatie daarvan.