ORDINA BLOGT

Een Business Case voor PMO (deel 1)

  • Nanne Wams
  • 12 oktober 2011
Kosten en baten op de weegschaal

Deze bijdrage gaat over de vraag: wat levert PMO op in financiële zin? Ofwel wat is de business case? Een business case is een document waarin kosten en baten van een beoogde verandering worden afgewogen. Over het algemeen komen daarin de volgende zaken aan de orde:

  • Een onderbouwing van de beoogde verandering en wat deze bijdraagt aan het bereiken van de organisatiedoelen;
  • Scenario’s, met in ieder geval de opties “niets doen” en het minimale doen;
  • De verwachte positieve baten (benefits) van de verandering; deze kunnen van financiële of niet-financiële aard zijn maar moeten zo meetbaar mogelijk worden gemaakt;
  • Business model: op welke wijze wordt de verandering gefinancierd en/of hoe verdient ze zichzelf terug;
  • De kosten en verwachte negatieve baten (disbenefits) als gevolg van de verandering;
  • Een tijdschaal die aangeeft wanneer de investeringen voor de verandering nodig zijn en wanneer welke baten bereikt gaan worden;
  • De belangrijkste risico’s die door de verandering worden geïntroduceerd.
  • Waarom een business case voor PMO?

Wat levert PMO op in financiële zin? Deze vraag is relevant om verschillende redenen...

Ten eerste, om de beslissing te nemen een PMO in te richten of uit te breiden is een zakelijke rechtvaardiging nodig. In veel organisaties zal zo’n rechtvaardiging het meest overtuigend overkomen als er een aantal euro’s onderaan de streep staat. Ten tweede, als er in de organisatie duidelijkheid bestaat over de bijdrage van PMO aan het financiële resultaat, zal ze minder snel geslachtofferd worden bij de eerstvolgende bezuinigingsronde. Als derde reden voor een business case kan genoemd worden dat een dergelijk document het PMO kan helpen de aandacht van het hogere management te krijgen en te behouden, hierdoor kan PMO een stem krijgen in de besluitvorming over bijvoorbeeld de inrichting van (projectmanagement)processen.

Welke baten heeft PMO en hoe vertalen we die naar euro’s?

In een eerder artikel op dit blog zijn al drie redenen voor PMO genoemd.

  1. Kostenbesparing op projectmanagement
  2. Inzicht in kosten en voortgang
  3. Compliance met wetgeving en interne regels

De eerste bate is waarschijnlijk het gemakkelijkst in geld uit te drukken. Aangezien de beste business cases zijn gestoeld op ervaringscijfers geef ik hier enkele zulke cijfers gebaseerd op wat PMO-ers en projectmanagers van Ordina in de markt tegenkomen.


    Budget Besparing
Projectbesparing   € 1.000.000  
Inrichtingskosten 10% v. projectbudget € 100.000  
Besparing door efficiency  25% v. Inrichtingskosten
€ 25.000
PM-kosten 20% v. projectbudget  € 200.000  
Administratie/rapportage 25% v. PM kosten € 50.000  
Besparing door lager tarief 30% v. administratie/ rapportage
€ 15.000
PMO kosten 3,5% v. projectbudget € 35.000  
Besparing door efficiency 25% v. PMO kosten
€ 9.000
Besparing door inzet PMO (ROI) 5%
€ 49.000

Tabel1: Ervaringscijfers van Ordina over besparing op projectmanagementcapaciteit door PMO.

De bovengenoemde besparing wordt bereikt op twee manieren.

  1. Een PMO-er kan gedeeltelijk werk van de projectmanager overnemen, maar doet dit tegen een lager uurtarief.
  2. Door het hebben van PMO zijn bepaalde processen gestandaardiseerd en zijn PMO-ers hier, doordat ze meerdere projecten tegelijkertijd bedienen, meer ervaren in dan een projectmanager. Beide levert een tijdswinst op.

Tot zover deel 1 van deze reeks over de business case voor PMO. In het vervolgdeel van dit blog zal ik ingaan op de twee andere baten van PMO en wat die financieel betekenen. En last but not least: PMO is niet gratis, dus de kosten zullen ook duidelijk gemaakt moeten worden.

Volgende artikel

Een Business Case voor PMO (deel 2)

Over de auteur:

Nanne Wams

Nanne heeft ruime ervaring met het runnen en leiden van PMO's en met het adviseren over inrichting en implementatie daarvan.