ORDINA BLOGT

Standaard werkwijzen: keurslijf of flexibiliteit?

'Wat wij nodig hebben is een standaard way of working voor onze projecten.'

  • Nanne Wams
  • 3 april 2012
Keurslijf

Deze kreet is niet zelden te horen in de vergaderkamers van projectorganisaties. Soms als verzuchting, soms met een vuist op tafel. PMO consultants zoals ondergetekende helpen klanten die dit willen graag en zijn dus altijd bereid om deze stelling te onderschrijven. Processen, documentsjablonen en governancestructuren zijn krachtige instrumenten om de grip op projecten te versterken. Althans, dat is wat de PMO consultants en hun opdrachtgevers beweren. Echter, wanneer ik en mijn collega's de organisatie induiken en ons oor te luister leggen bij project- en programmamanagers (de 'goeden' niet te na gesproken) wordt ons paradepaardje nogal eens geringschattend, of zelfs vijandig aangekeken. Zo zouden deze standaarden 'bureaucratisch, vertragend en vooral bureauladevullend' zijn, kortom een ongewenst keurslijf. Ogenschijnlijk positiever zijn de project- en met name ook programmamanagers van het slag 'dat heeft deze organisatie echt nodig, maar ik niet', met als variant 'de standaard, dat ben ik'. Daarnaast worden projectorganisaties bevolkt door welopgeleide figuren die ons weten te vertellen dat projectsucces maar zeer beperkt afhankelijk is van 'blauwe' zaken als sjablonen en processen. Wat dan wel succesbepalend is en wat zij daar mee doen wordt meestal keurig in het midden gelaten, ongeveer naast de vraag of ze bereid zouden zijn hun medewerking te verlenen aan een standaard werkwijze. Terug van de klant, eindrapport met mooie processen ingeleverd hebbende, stellen we ons de vraag: 'hebben onze tegenstrevers eigenlijk niet gewoon gelijk, of tenminste een punt?'.

Zakenman achterover gebogen

Als je het goed doet is een standaard werkwijze niet bureaucratisch, en waar wel administratief werk nodig is, kan dit worden uitgevoerd door PMO. Het besturen van een portfolio is bijvoorbeeld ook heel goed mogelijk op basis van single sheet business cases en PIDs. Een helder proces versnelt de totstandkoming van besluiten, waardoor een project minder oponthoud kent. Dodelijk is het als de geproduceerde stuurinformatie niet gebruikt wordt, dan krijgen PMO-ers en PM-ers de indruk dat ze voor niets rapporteren, bovendien is er dan geen werkelijk grip en bereik je dus niets met je standaard werkwijze. Een goed beschreven en geïmplementeerde governancestructuur moet dat voorkomen.
 
Dat er voor een succesvolle projectuitvoer meer nodig is dan processen en sjablonen staat buiten kijf. Echter, met heldere requirements, afstemming met de business en gemotiveerde projectteams alleen redt je het niet; besluiten, prioriteiten en andere vormen van sturing zijn nodig om te zorgen dat je project succesvol de (juiste!) eindstreep haalt. De kwaliteit van die sturing is gebaat bij standaardisatie. De flexibiliteit van de organisatie als geheel wordt hiermee vergroot, doordat de veranderorganisatie in de vorm van projecten snel op nieuwe ontwikkelingen kan reageren.

Over de auteur:

Nanne Wams

Nanne heeft ruime ervaring met het runnen en leiden van PMO's en met het adviseren over inrichting en implementatie daarvan.