ORDINA BLOGT

Laat techneuten zich niet met de prijs bemoeien

In mijn blogpost van 24 augustus heb ik al aangegeven dat de beste manier om IT diensten te begroten betekent dat er een scheiding is tussen het begroten van kosten en het bepalen van de prijs.

  • Frank Vogelezang
  • 31 augustus 2012

Omdat dat de nodige vragen opriep licht ik dat hier verder toe door de volgende vragen te beantwoorden:

  • Welke kwaliteiten zijn nodig om een goede begroting te maken
  • Welke kwaliteiten zijn nodig om een winnende prijs af te geven
  • Waarom moeten techneuten zich niet met de prijs bemoeien

Welke kwaliteiten zijn nodig om een goede begroting te maken

Om een goede begroting te kunnen maken van een IT dienst zijn een aantal zaken van belang. Het belangrijkste aspect is inhoudelijke kennis van de gevraagde dienstverlening. Welke diensten worden er precies gevraagd en wat (in termen van kennis en middelen) is er nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren. Dat vraagt een gedegen technische kennis van mogelijke oplossingen en ook kennis van de factoren en wetmatigheden die de benodigde hoeveelheid kennis en middelen bepalen. Ik heb daar in januari al in detail over geschreven in mijn Engelstalige blog The Price of IT. Goede begrotingen kunnen alleen maar door mensen met een goede vakinhoudelijke achtergrond worden gemaakt. Techneuten dus. En de meeste techneuten hebben een drive die heel belangrijk is voor het maken van een goede begroting: Het moet kloppen. Een begroting is de beste inschatting vanuit een vakinhoudelijk perspectief van de eenheden die nodig zijn om de IT dienstverlening te kunnen leveren en de bijbehorende kosten van de keuze voor een oplossing en bemensing. Die inschatting moet zich dus niet laten leiden door commerciële motieven. De oplossing en bemensing (al dan niet offshore, bijvoorbeeld) kunnen wel beïnvloed worden door commerciële afwegingen, maar de resulterende kostenbegroting moet een kloppend vakinhoudelijk verhaal zijn. En dat kun je techneuten prima toevertouwen.

Welke kwaliteiten zijn nodig om een winnende prijs af te geven

Om een winnende prijs af te kunnen geven zijn een aantal heel andere zaken van belang. Als prijs het enige criterium is, moet die laag genoeg zijn om de opdracht binnen te halen. Als het gaat om EMVI* criteria is het van belang om in te schatten hoe er op alle criteria gescoord wordt om te bepalen hoe belangrijk de prijs is om een contract te krijgen voor het leveren van IT dienstverlening.
Het winnen van contracten is belangrijk om voldoende werk te houden voor de organisatie. Daarbij kunnen andere overwegingen een rol spelen dan een kostendekkende verhouding tussen de kostenbegroting en de aanbiedingsprijs. Hierbij is het zelfs denkbaar dat er overwegingen zijn waarbij de winnende prijs lager ligt dan de kostenbegroting. Om daar een onderbouwde beslissing over te nemen is kennis nodig van wat de concurrentie zal doen, het effect dat een dergelijke prijs heeft op mogelijke vervolgopdrachten en de werkvoorraad binnen de organisatie. Voor dienstverlening die schaars is zullen deze overwegingen heel anders zijn dan voor dienstverlening waarvoor de dienstverlener overcapaciteit heeft.
De kwaliteiten die nodig zijn voor het afgeven van een winnende prijs hebben dus veel meer te maken met kennis van de markt (prijsbenchmarks, bezettingsgraad bij concurrenten) en kennis van de klant dan met vakinhoudelijke kennis van de gewenste dienstverlening.

Waarom moeten techneuten zich niet met de prijs bemoeien

Laat ik beginnen met het uitspreken van mijn diepe respect voor techneuten. Volgens sommigen is techneut een scheldwoord. Voor mij absoluut niet. Zij kunnen namelijk dingen die ik niet kan. Techneuten kunnen eisen en wensen vertalen naar werkende software. Techneuten kunnen bestaande software draaiend houden en aanpassen aan veranderende omstandigheden in de gebruikersorganisatie, de onderliggende hardware of het omliggende IT landschap.
Techneuten willen in de regel graag gewaardeerd worden voor hun kennis en vaardigheden. Vanuit die optiek is het heel tegennatuurlijk als (een deel van) de oplossing naar de klant een prijskaartje mee krijgt dat lager ligt dan de begrote kostprijs. Voor een techneut klopt dat niet. Dan worden voor het gevoel zijn kennis en vaardigheden niet gewaardeerd. Zeker bij complexe prijsmodellen kan het slim kiezen van de prijs van verschillende prijselementen het rendement van een contract sterk (positief) beïnvloeden. Daarom is het zaak dit los te trekken van de vakinhoudelijke begroting. In de praktijk komt het er dan op neer dat techneuten zich maar beter niet met de prijs kunnen bemoeien.
De beste manier om IT diensten te begroten heb ik in een vorige blogpost al besproken.

Werkt dit alleen voor IT diensten

Dit principe is uiteraard breder toepasbaar dan alleen de IT. Ik heb er alleen ervaring mee binnen de IT, maar IT is in deze niet anders dan iedere vorm van hoogwaardige dienstverlening die drijft op de kennis en vaardigheden van de mannen en vrouwen die de dienstverlening uitvoeren.

* EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving, de set van beoordelingscriteria bij een aanbesteding.

Over de auteur:

Frank Vogelezang

Het Pricing Office van Ordina is het centrale punt over wat IT-dienstverlening moet kosten (in termen van volledige integrale kostprijs calculatie) en mag opleveren (in termen van marktconforme prijzen).

Lees de blogs van Frank op

Wat kost IT