ORDINA BLOGT

Over een stichting en correlatie

Van de week hadden we het over de correlatie tussen structuur en projectresultaat.

  • Frank Oeben
  • 24 januari 2012
Correlatie

We hoorden iemand zeggen dat die correlatie negatief zou zijn. Hoe meer structuur, hoe minder reultaat. Komen wij aan met ons verhaal over PMO...  Dat vroeg om onderzoek.
In het voorwoord van het boek Projectmanagement op basis van Prince2 haalt de heer Koch een onderzoeksresultaat van Teun van Aken aan dat zegt dat de correlatie tussen projectsucces en het gebruik van methoden en technieken niet hoger is dan rond de dertig procent. De rest wordt bepaald door de juiste ervaring en leiderschapcompetentie. Een andere studie zegt dat minstens de helft van het projectresultaat wordt bepaald door de omgeving van het project en de andere helft door de manier waarop het project wordt aangestuurd, ondersteund en ingericht. Tot zover 0-2 voor de tegenstanders van PMO.

Echter, in diezelfde studie wordt geconcludeerd dat het juist uitvoeren van risicomanagement tijdens de start, maar vooral ook cyclisch tijdens de uitvoering de succeskans vergroot. En daar kunnen we de rebound pakken.

Op dinsdag 17 januari nam ondergetekende deel aan een Ronde Tafel over de rol van PMO bij risicomanagement. Deze Ronde Tafel werd georganiseerd door Stichting PMO 2.0. Met 12 deelnemers uit het PMO-werkveld (uitvoering, opleidingen, tooling, ZZP, dienstverlening) werd ingegaan op wat risicomanagement eigenlijk is, of en waarom het zo belangrijk is en dus welke rol PMO kan vervullen in dit proces. Of is het helemaal geen proces?

Ik heb een aantal conclusies mee naar huis genomen, waarvan enkele open deuren (die je ook altijd moet intrappen wil je volledig zijn):

  • Alleen als je aan risicomanagement gaat doen, loop je al minder risico. De awareness die het creëert schept een self fulfilling prophecy.
  • Risico´s moeten gekoppeld worden aan doelstellingen uit de business case.
  • Zij moeten impact hebben op tijd, geld of benefits.
  • Een risico heeft een oorzaak, gevolg en impact op het project en de onderliggende business case. Zonder dat laatste is het geen risico dat beheersing behoeft.
  • Risico´s moeten beheersbaar zijn.
  • Pel een risico en ook de maatregel en de impact zo ver mogelijk af zodat het daadwerkelijke risico boven komt. Daarmee wordt het ook beheersbaar.
  • Een risicolog mag niet meer dan 3 à 5 kritieke risico's bevatten.
  • Een risico moet altijd een (1) eigenaar hebben. Misschien nog belangrijker: de maatregel moet een eigenaar hebben (die budget en beslissingsbevoegdheid heeft).
  • Risicomanagement kan een belangrijke basis zijn voor leren en kennismanagement. Immers, een gemist risico in het ene project kan een beheersd risico in het volgende zijn.
  • Houd bij welke maatregelen aantoonbaar effectief geweest zijn (zonder daarmee te zeggen dat ze dat bij een volgend project ook zullen zijn).

In deze conclusies zitten veel taken op het gebied van ondersteuning (bijhouden, loggen, najagen) en borging (juiste definities, kennisdeling vanuit centraal permanent organisatieonderdeel, hergebruiken, challengen). Ondersteuning en borging zijn de twee pijlers van PMO. Dat zet ons (en dat zijn dan alle mensen die zich professioneel bezig houden met PMO) op z'n minst gelijk.

Natuurlijk is PMO niet de oplossing voor alle problemen. Uit onderzoeken van Gartner, The Standish Group en PM Solutions blijkt heus dat PMO wel degelijk kan bijdragen aan het resultaat van ondernemingen, maar alleen maar het hebben van een PMO brengt geen gouden bergen. Het op slimme wijze inzetten van PMO op aandachtsgebieden als risicomanagement draagt bij aan meer succes. Hoeveel succes is helemaal afhankelijk van de situatie, de omgeving, de volwassenheid, de bereidwilligheid mee te werken en ga zo maar door.Te veel regels zijn nooit goed. Te veel structuur werkt verlammend. Er moet altijd ruimte zijn voor persoonlijke inbreng. Ik ben er van overtuigd dat de correlatie eerst positief is en daarna pas de negatieve lijn pakt. Onze taak het optimum te zoeken. En duidelijk te maken.

Wij zijn er klaar voor.

Groeten,

Frank

Over de auteur:

Frank Oeben

Frank is ontwikkelaar. Van mensen, van projecten en van organisaties. Door verbindingen te maken, kennis te delen en mensen hun eigen kracht te laten ontdekken en die toe te laten passen. Bij Ordina doet hij dit vanuit wisselende rollen. Meestal meerdere tegelijk, onder andere als trainer. Telkens op zoek naar vernieuwing. Vernieuwing die zin heeft. Zodat het meer gaat over waar het over moet gaan. Op Ordina.nl schrijft hij over wat hij tegenkomt, waarover hij zich verwondert of over iets dat hij wil delen.