ORDINA BLOGT

PMO geen brandmerk maar tattoo!

In diverse blogs deden wij reeds melding van de sessie waarin wij als PMO Vakgenoten kennis en ervaring met elkaar deelden.

  • Frank Oeben
  • 29 juni 2012

In diverse blogs (aankondiging, de eerste conclusieseen fotoimpressie en een terugblik van een PM) deden wij reeds melding van de sessie waarin wij als PMO Vakgenoten kennis en ervaring met elkaar deelden, die plaatsvond op 18 juni. Hierbij ook een inhoudelijk verslag van de Ordina PMO Kennissessie 'PMO is een vak'. Een avond die bol stond van interactie en discussie, maar vooral van herkenning en verbroedering.

Na het buffet werd de avond geopend met een korte inleiding van ondergetekende aan de hand van de visie van Ordina op PMO. De presentatie vind je hier.
 
Paul Hesselman (Ordina, IPMA) nam het stokje over met de visie op het vakgebied vanuit IPMA en een toelichting op het competentiemodel. Zijn presentatie is hier te vinden.
 
Aan de hand van vier stellingen zijn we de diepte in gedoken, voorzien van een inleiding van Henny Portman (ING, auteur). De bijbehorende slides staan hier. Het debat werd geleid door Nanne Wams (Ordina PMO).
 
Bij deze delen we graag de highlights van de discussie, waarin de groep in tweeën was gedeeld waarbij de ene helft het eens en de andere helft het oneens moest zijn met de stelling. Dit leverde levendige discussies op.
 
Stelling 1. In tijden van crisis is veel winst te behalen door uitbreiding van PMO.
 
De discussie ging uiteraard met name over de toegevoegde waarde van PMO. Te beginnen met de taken die een PMO op kan pakken.
 
- Zonder PMO moet een PM harder werken.
- Een PMO staat opgesteld om zijn taken uit te voeren en het lijnmanagement van de benodigde informatie te voorzien.
- Het uitbreiden van PMO is overcompensatie op business control, finance en andere stafafdelingen.
- PMO is een objectief gremium om andere afedlingen te controleren.
- Het kanaliseren van resourceaanvragen kan heel veel verlies beperken.
- Focus op de projecten die daadwerkelijk veel baten toevoegen is essentieel, juist in tijden van crisis. Een PMO helpt om inzichtelijk te maken welke projecten wel en welke geen waarde toevoegen. Hierbij kan gezaagd worden aan prestige- en imagoprojecten, hobbyprojecten van bepaalde lijnmanagers.
- Het is maar de vraag in hoeverre organisaties inzicht en transparantie willen hebben. Managers willen kunnen spelen. Ze willen wel inzicht hebben, maar geen inzicht geven.
 
Meer terug naar de stelling ging het over implementatie en de business case van PMO.
 
- Het inrichten van PMO lijkt simpel, maar stuit altijd op veel weerstand. Zonder commitment van het topmanagement komt het er niet.
- De winst van PMO is niet bewezen.
- PMO zorgt er juist voor dat je die winst inzichtelijk maakt.
- Er zijn studies die duidelijk maken dat er winst is, maar hoe dat toewijsbaar gemaakt worden blijft een heikel punt.
- Bij crisis je PMO uitbreiden is een verkeerd signaal.
- PMO is een uitstekend vehikel om batenmanagement mee te faciliteren, maar ook op het PMO zelf moet batenmanagement toegepast worden.
 
Stelling 2. Dankzij de gebruikte PM-methodieken willen PMO’s vooral dat de templates op de voorgeschreven wijze gevuld worden.
 
De stelling omvat meerdere onderdelen. Ook hier werd initieel de rol van PMO bediscussieerd.
 
- PMO is aandacht en toewijding.
- PM heeft een ander doel.
- Werken volgens methoden betekent dat je met templates werkt. Het PMO stuurt daarop. Een PMO-er heeft hulp en standaarden in zijn genen.
 
Ten aanzien van het al dan niet stringent toepassen van methodieken werden ook argumenten geponeerd.
 
- Methoden en templates zijn er om de afhankelijkheid van individuen te reduceren.
- Hoe meer templates, hoe lastiger het wordt. "Process is hindering" (Van Aken, 1985). Het gaat om vakmaschap.
- Hoe wil je optellen als je geen standaarden hebt? Portfoliomanagement vereist standaarden. Je moet gezond verstand goed kunnen onderbouwen.
 
De conclusie lag in maatwerk op basis van de methodieken.
 
- De in de stelling genoemde 'voorgeschreven wijze' moet goed afgestemd worden. Dit betekent niet dat je het hele Prince2-boek leegschudt. PMO heeft een essentiële rol in het vaststellen en borgen van deze 'voorgeschreven wijze'.
- Tailoring is belangrijker dan standaarden. Ook Prince2 zegt dat je niet de hele toolkit moet gebruiken, maar er uit moet halen wat relevant is.
- Bureacratie wil je voorkomen.
- Zint eer gij begint.
 
Stelling 3. Een PMO-er die overstapt naar projectmanagement faalt hopeloos.
 
Een prikkelende stelling die een pittige discussie startte.
 
- Heb je ooit wel eens een succesvolle projectmanager gezien?
- Wanneer je nauw samenwerkt met PM´s kan je het kunstje goed afkijken en kun je dus veel leren om die kennis later als PM toe te pasen.
- Als je veel in aanraking bent geweest met de politie ben je nog geen goeie politieagent.
- Een PMO-er zorgt voor hygiëne. Van Hygiëne is nog nooit iemand ziek geworden.
- Een PM is een sjaggeraar, een regelaar die de mazen van de wet bewandelt.
- Als PMO-er ken je de processen alos geen ander en kan je ze als PM dus feilloos omzeilen.
 
Na de steken over en weer kwam de discussie neer op het thema van de avond: PMO is een vak. Je hoeft helemaal geen PM te worden. Het kan wel, want er zit in competenties wel degelijk overlap in de verschillende rollen van het IPMA Competentiemodel. Zij werken samen met hetzelfde doel. Ondersteunen betekent niet ondergeschikt zijn. Er kan getwijfeld worden of PMO overcompensatie of specialisatie is. Feit blijft dat PMO een afgebakende rol heeft in het bieden van inzicht, zodat de meer sturende rollen in het model hun taak kunnen uitvoeren. Hierbij zal op managementniveau een strijd kunnen ontstaan over het 'afpakken' van verantwoordelijkheden, terwijl er op operationeel niveau allang wordt samengewerkt.
 
Stelling 4. PMO is een jong en dynamisch vakgebied en daarom de beste plek om je carrière een boost te geven.
 
In deze laatste stelling kwam het grootste deel van de vorige bediscussieerde stellingen terug. Toegevoegde waarde, taken, templates en methodieken. Het imago van PMO is waar het uiteindelijk om draait.
 
- PMO is een goeie leerschool.
- "Ik heb nog nooit een CEO gezien die PMO is geweest".
- PMO is een uitstekende plek om je netwerk te vergroten.
- Zolang PMO niet alom erkend wordt is het vechten tegen een waanbeeld.
- Maar een PMO-er is juist goed in vechten.
- Zolang PMO ook PMO genoemd wordt, kan je vechten wat je wil, maar kom je niet verder.
- Het gaat niet om het label, het gaat om de persoon. Je bepaalt je eigen succes.
- De drie letters zijn een brandmerk.
- Het gaat om functies, niet om de rol.
- De branding is al gedaan. PMO is een brandmerk, een opgespeld label. Wil je hier wat mee, zul je het eerst moeten rebranden.
- Als je aan de ene kant werk uit handen kunt nemen, kan je aan de andere kant wat vragen.
- Bied meerwaarde, creëer daarmee goodwill om meer van de organisatie te vragen.
- Juist in dit jonge vakgebied hebben we de mogelijkheid ons eigen werk vorm te geven.
- Het bieden van meerwaarde en leveren van meer danb verwacht wordt, zul je wel in je eigen tijd moeten doen.
- Het is aan ons zelf om hier iets van te maken. IPMA heeft een model gemaakt gebaseerd op gesignaleerde trends. Als dit model geen werkelijkheid wordt, zal IPMA het niet implementeren.
 
Er heerst vooral onwetendheid om ons heen, waardoor er stigma's zijn ontstaan. Maar in hoeverre willen PMO-ers zelf doorgroeien? En waar willen zij dan naartoe? Ook hier is veel onwetendheid over de mogelijkheden en carrièrepaden. Doordat de organisatie geen kennis heeft van wat PMO kan betekenen, wordt individuele capaciteit ingehuurd zonder zelf kennis op te bouwen en zonder een groeimodel neer te zetten. Het ontbreken van een juist aannamebeleid hierop is hier zowel gevolg als oorzaak van. Als het P3O-kader bekend is, en straks ook het IPMA-model helpt dit enorm. Het is zaak PMO bottom-up te verkopen en top-down te implementeren.

Conclusie

Ondanks de tegenslag van de avond er voor en de alom aanwezig oranje kleur die de aanwezigen hier nog aan deed herinneren (met name het spandoek aan de gevel) konden we toch samen trots zijn. PMO is een vak. Het thema stond vooraf al vast, maar gezamenlijk konden we concluderen dat we goed op weg zijn een eigen vakgebied te creëren. Toch zijn we er nog lang niet. Instituten als The Cabinet Office en IPMA erkennen ons bestaan inmiddels, maar dat betekent niet dat de strijd gestreden is. PMO is geen brandmerk. Ik heb gepleit voor tattoos. Plakplaatjes desnoods. PMO op je schouder. En dan schouder aan schouder aan het werk. Zorgen dat de IPMA niet om ons heen kan en niet anders kan dan straks in 2014 in het competentiemodel ruimte te maken voor PMO. We hebben het zelf in de hand. En het gaat een lange weg worden. Maar het gaat ons lukken.
 
Met die boodschap luidden we de borrel in. Er werd nog bevlogen nagediscussieerd. Ook op LinkedIn is de discussie inmiddels losgebarsten. De aanwezigen werden naar huis gestuurd met een goodiebag, met daarin onder meer het boek waarin hetIPMA Competentiemodel wordt toegelicht. 
Enkele reacties na afloop
 
- Mijn complimenten voor de organisatie, presentatie en de nazorg!
- Luchtig, open en benaderbaar was het karakter van de avond, goede sfeer. Thema, stellingen prima (jammer dat ik aan de verkeerde kant zat ;-)) en discussie goed geleid!
- Goed georganiseerd, goede sprekers, mooi gebouw ;)
- Leuk om met andere vakgenoten samen te komen en om ervaringen uit te wisselen.
- Mijn complimenten voor het geheel: zowel programma, de Lagerhuis opstelling, de sprekers als de verzorging vond ik super.
 
Graag tot een volgende keer!

Groeten,

Frank

Over de auteur:

Frank Oeben

Frank is ontwikkelaar. Van mensen, van projecten en van organisaties. Door verbindingen te maken, kennis te delen en mensen hun eigen kracht te laten ontdekken en die toe te laten passen. Bij Ordina doet hij dit vanuit wisselende rollen. Meestal meerdere tegelijk, onder andere als trainer. Telkens op zoek naar vernieuwing. Vernieuwing die zin heeft. Zodat het meer gaat over waar het over moet gaan. Op Ordina.nl schrijft hij over wat hij tegenkomt, waarover hij zich verwondert of over iets dat hij wil delen.