ORDINA BLOGT

Investeren in nieuwe aanbestedingsregels niet nodig

In de AutomatiseringGids van 13 september is veel aandacht voor het gebrek aan grip op IT projecten van de overheid in twee artikelen:

  • Frank Vogelezang
  • 18 september 2012

 

Het is goed dat dit soort zaken tijdens de fomatie van een nieuw kabinet aan de orde worden gesteld. Wat ik heel jammer vindt is dat de aanbestedingsregels weer bij het grof vuil worden gezet als oorzaak van de problemen met veel IT-projecten. Het probleem is namelijk niet de regels, maar de toepassing er van.

Wat is het echte probleem

Doordat de specificaties al bij de uitvraag gedetailleerd in beton worden gegoten beperkt de opdrachtgever de leverancier al bij voorbaat in mogelijke oplossingen en innovaties. Een opdrachtgever moet weliswaar iedere leverancier gelijke kansen bieden en moet dus specificaties opstellen die niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn. De aanbestedingsregels schrijven niet voor op welk niveau dat moet. Daar zit vaak het echte probleem. In de uitvraag wordt een diepgaand gespecificeerd programma van eisen neergelegd dat een leverancier geacht wordt uit te voeren.

 

Een oplossing is al beschikbaar

Dit probleem is niet uniek voor de IT. Vanuit andere sectoren is al een oplossing bedacht die ook voor de IT goed bruikbaar is. Door de uitvraag te beperken tot "wat" de opdrachtgever wenst te bereiken en de leverancier te betrekken bij het “hoe” wordt de kans op een succesvol project veel groter. Dit is binnen de huidige regels rondom aanbestedingen prima mogelijk door gebruik te maken van de Best Value Procurement principes. Rijkswaterstaat maakt hier al geregeld gebruik van. Het resultaat hiervan is dat geselecteerd kan worden op de zaken die er echt toe doen. Zo waren de wegverbredingen die door middel van BVP waren aanbesteed nog sneller klaar dan Rijkswaterstaat had ingeschat.
In mijn post van 2 december 2011 geef ik aan hoe dit principe kan worden toegepast in de IT: Aanbestedingen: waarde niet gewaardeerd.

Opdrachtgevers vragen ondoordacht gewoon de laagste prijs

Opdrachtgevers realiseren zich vaak te weinig dat ze eigenlijk nog steeds alleen een laagste prijs vragen, ook bij aanbestedingen waar kwaliteitscriteria meer dan de helft van de weging bepalen. De kwaliteitscriteria bieden vaak te weinig mogelijkheid voor leveranciers om zich echt te onderscheiden. Het komt voor dat 70% van de score aan kwaliteitscriteria wordt toegekend, maar er tussen de verschillende leveranciers maar 5% verschil zit, terwijl op de 30% prijsscore een verschil zit van 15%. Kwaliteit lijkt dan belangrijk, maar in de praktijk leggen deze criteria dan maar weinig gewicht in de schaal. Door niet alleen goed na te denken over de criteria, maar ook over de te verwachten scores van de verschillende leveranciers, kunnen opdrachtgevers al voor een groot deel voorkomen dat ze gedwongen worden de verkeerde leverancier te selecteren.
Daarnaast hebben opdrachtgevers vaak verkeerde verwachtingen over de te verwachten kosten voor nieuwe informatiesystemen. De dertien (!) genoemde projecten moeten oorspronkelijk op ruim 600 miljoen euro begroot zijn, terwijl de laatste inschattingen boven een miljard liggen. Dat is in veel gevallen niet (alleen) een kwestie van slechte projectvoering, maar van verkeerd begroten. Meer daarover kun je lezen in mijn post van 20 maart: Budgetoverschrijding of begrotingstekort.

Focus op de laagste prijs blijkt helemaal niet zinvol

Veel aanbesteders, niet alleen de overheidsinstellingen, denken door gedetailleerd te specificeren en daar een aanbieding voor te vragen de beste aanbieding te krijgen. Het artikel van Eltjo Poort beschrijft inhoudelijk uitstekend waarom dat niet werkt. Wie nog meer details wil, leze zijn proefschrift. Het overzicht in het andere artikel laat van een aantal grote overheidsprojecten het resultaat zien van klassiek aanbesteden op basis van een gedetailleerd programma van eisen:
Door de bank genomen kosten deze projecten meer dan anderhalf keer de oorspronkelijke begroting. Ongetwijfeld wordt dit veroorzaakt door een combinatie van factoren. Eén van die oorzaken is teveel focus op prijs. Met het staatje hiernaast kun je je afvragen hoe zinvol dat is. De meeste adviezen die de experts het nieuwe kabinet meegeven liggen dan ook vooral op het vlak van kwaliteit, doelmatigheid, effectiviteit en complexiteit. Wat mij betreft kan daar nog bij. Niet investeren in nieuwe wetgeving, maar in het zinvol toepassen van de huidige.

Over de auteur:

Frank Vogelezang

Het Pricing Office van Ordina is het centrale punt over wat IT-dienstverlening moet kosten (in termen van volledige integrale kostprijs calculatie) en mag opleveren (in termen van marktconforme prijzen).

Lees de blogs van Frank op

Wat kost IT