ORDINA BLOGT

ICT-afdeling ontlasten met self-service BI

Als self-service BI goed gebruikt wordt door de organisatie kan dit voor een enorme ontlasting voor de ICT-afdeling zorgen. Dit betekent wel een andere mindset bij alle medewerkers in de organisatie.

  • Frank Velthuis
  • 16 juli 2013

Het probleem met de fietslift
Dit weekend zat ik met mijn vriendin bij het ontbijt met het befaamde to-do-lijstje met klussen voor in en om het huis. De geselecteerde klus was het monteren van een kant-en-klare-fietslift in de schuur. Op dit moment hing de fiets provisorisch met een paar touwen aan de wand, maar omdat dit moeilijk te hanteren is, lijkt een fietslift een prima oplossing voor dit probleem. In de schuur bleek het echter zelfs met het juiste gereedschap lang niet zo eenvoudig te zijn als het in eerste instantie leek. De balken van de schuur waren te smal om de katrollen aan te bevestigen. Het lijstje workarounds was beperkt, maar het beste zou zijn het dak te liften en de balken te vervangen door bredere balken. Wellicht wat drastisch, dus besloot ik een stukje balk tegen de steunbalk te schroeven. Hierdoor werd de balk op de gewenste plekken breder en konden de katrollen bevestigd worden. Ook het touw leverde de nodigde frustraties op, maar uiteindelijk was het moment daar. De fiets kon worden vastgemaakt aan de haken en met ‘de lift’ aan het plafond worden opgehesen. Ook dit bleek niet eenvoudig en vroeg uiteindelijk nog heel veel trekkracht in de juiste richting om de fiets stukje bij beetje omhoog te krijgen. Maar goed, de fiets hing waar hij moest hangen. Strik eromheen en afgevinkt.

Vastgelopen informatievoorziening door de berg wijzigingsverzoeken die verwerkt moeten worden
De vergelijking met de in werking zijnde BI-systemen bij organisaties is gemakkelijk gemaakt. De ICT-organisatie wordt overspoeld met wijzigingen die spoed hebben, omdat een onderwerp plotseling actueel is geworden en er direct informatie nodig is om de situatie bij de desbetreffende afdeling of organisatie tegen het licht te houden. Zelfs in de best georganiseerde BI-omgevingen blijft het lastig dit soort wijzigingen snel door de gehele OTAP-straat te trekken, waar ook al nieuwe releases staan te wachten die aan het eind van de maand opgeleverd gaan worden. Als dit al lukt, dan hebben dit soort informatieproducten vaak een korte lifecycle, omdat de storm na een aantal weken gaat liggen en de informatiebehoefte snel wijzigt. Meestal wordt zo’n informatieproduct niet meer uitgefaseerd, omdat je nooit weet of je het in de toekomst weer nodig hebt. Ondertussen groeit het aantal producten dat onderhouden moet worden gestaag.

 

Ook de gedegen oplossingen die op het eerste gezicht veel toegevoegde waarde gaan bieden, maar in de praktijk nauwelijks gebruikt worden, komen voor. Helaas staan de product backlogs vaak vol met dit soort voorbeelden, maar kunnen moeilijk gefilterd worden. Als dan ook nog eens de architectuur de functionaliteit niet ondersteund en er een workaround aan te pas moet komen, zijn de rapen gaar.

Self-service BI als oplossing voor de overvolle product backlogs
Door het implementeren van self-service BI wordt het mogelijk dat medewerkers in de organisatie zelf informatieproducten gaan maken waaraan ze behoefte (denken te) hebben. Ze kunnen snel tot resultaten komen die ze proberen, wegen en goed- of afkeuren. Daarnaast kunnen ze anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en hierop snel acteren. Als self-service BI goed gebruikt wordt door de organisatie betekend dit een enorme ontlasting voor ICT. De stroom wijzigingsverzoeken neemt aanzienlijk af en de verzoeken die toch worden ingediend, hebben hun waarde in de praktijk al bewezen en zijn in het stadium gekomen om een 'managed report' te worden.

 

Self-service BI zou omarmd moeten worden door ICT-afdelingen als welkome aanvulling op de huidige BI-omgeving. Als bij de implementatie van self-service BI op de vier kerngebieden wordt gelet en deze vakkundig in worden gevuld, kan een win-win situatie ontstaat; zowel voor ICT als voor de businessafdelingen.

Dit betekent wel dat de ‘mindset’ van de ICT-medewerker moet veranderen en veel meer faciliterend moet opereren naar de rest van de organisatie (zie ook blog  van informatieleverancier naar datasetleverancier). Door mogelijkheden te creëren en waar mogelijk te ondersteunen, zal de perceptie van ICT als bottleneck omslaan. Maar ook de ‘mindset’ van de businessmedewerker moet veranderen. Door actiever te zoeken naar nieuwe informatieproducten en het ontdekken van de toegevoegde waarde van deze producten, kan de kwaliteit van de informatie stijgen, met als gevolg succesvollere beslissingen en acties.

 

 

 Selfservice BI

 

 

Figuur 1. De vier kerngebieden van self-service BI

 

Over de auteur:

Frank Velthuis

Frank is consultant Business Intelligence (BI) bij Ordina. Hij houdt zich bezig als Project- en Service Manager met traditionele BI en Self-Service BI trajecten. Kernwoorden: Self-Service BI, BI Beheer, Proces optimalisatie