ORDINA BLOGT

Basisgegevens kopiëren, mag dat?

Gegevens die in basisregistraties zijn opgenomen, kunnen steeds meer online worden opgevraagd.

  • 18 juli 2013

Het aanleggen van kopiebestanden is bij de afnemers echter nog aan de orde van de dag. Dat roept vanuit het streven naar een digitale overheid vraagtekens op, maar is dat wel nodig?

 ‘Eenmalig opslaan, meervoudig gebruik’: nog een weg te gaan

De realisering van het stelsel van basisregistraties vordert langzaam maar gestaag: de Gemeentelijke Basis Administratie, het Handelsregister, het Kadaster en een aantal andere in een min of meer gevorderd stadium. Voor een deel is het al mogelijk basisgegevens online op te vragen en dat gebeurt ook al. Het adagium ‘Eenmalig opslaan, meervoudig gebruik’ wordt daarmee meer en meer bewaarheid, met alle voordelen van dien. Maar even zo vaak worden de gegevens nog afgenomen en in de eigen omgeving als kopiebestand opgeslagen, af en toe, maar soms ook elke 24 uur.

Waarom kopiebestanden?

Er zijn verschillende redenen om kopiebestanden aan te leggen: zo is de leverbetrouwbaarheid in de perceptie van veel afnemers nog onvoldoende gegarandeerd. Ook zijn er functionele argumenten: vaak moeten gegevens uit verschillende basisregistraties nog eigenhandig worden gecombineerd. Of moeten ze worden verrijkt om in de eigen processen te kunnen gebruiken. Daardoor zijn er van dezelfde basisgegevens verschillende kopiebestanden in omloop met een verschillende mate van actualiteit. Dat geeft aanleiding tot principiële vraagstukken, bijvoorbeeld vanuit het streven naar een efficiënt en effectief opererende overheid: zijn de gegevens per definitie juist? Of vanuit de juridische invalshoek: wat is nu het authentieke gegeven waarop men zich kan beroepen? Maar vanuit de bedrijfsmatige invalshoek is de praktische vraag: wat is (kosten-)efficiënter, online bevragen of zelf opslaan als kopiebestand?

Naar een set van grondregels

Met de leverbetrouwbaarheid zal het op de duur wel goed komen. Met de mogelijkheden om gecombineerde gegevens af te nemen ook. Maar de noodzaak om gegevens in de eigen omgeving te verrijken, zal er blijven. Dat vraagt om een set van grondregels, waarvan ik de volgende contouren zie:

  • Helderheid in de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Een zinvolle afbakening lijkt dat de eigenaren van de basisregistraties verantwoordelijk zijn voor de basisgegevens en de afnemers voor de combinaties en verrijkingen op hun eigen beleidsterrein.
  • Nuchterheid in de afweging van kosten en baten van online bevraging en opslag in een kopiebestand. Per proces zal bepalend zijn hoe vaak het nodig of wenselijk is gegevens te verversen.
  • Durf in de beantwoording welk risico op welk beleidsterrein aanvaardbaar is. Wat gaat er mis als er een gegeven wordt gebruikt dat verouderd blijkt? En hoe erg is dat?
  • En een gewetensvolle invulling van de terugmeldplicht, die zal helpen de risico’s terug te brengen tot een acceptabel niveau.

Basisregistraties en kopiebestanden, twee middelen met hetzelfde doel

De digitale overheid is niet bedoeld voor zichzelf, maar voor het realiseren van betere service en meer gemak aan burgers, bedrijven en mede-overheden, met een vermindering van administratieve lasten. Een set van grondregels zoals hierboven in aanzet geschetst, zal ertoe leiden dat aanbieders en afnemers weloverwogen zullen beslissen om basisgegevens te benaderen dan wel tijdelijk op te slaan in een kopiebestand. Zo worden de doelen van de digitale overheid op twee manieren gerealiseerd!