ORDINA BLOGT

Nieuwe Informatiearchitectuur

We krijgen steeds meer data, maar krijgen we ook steeds meer informatie? Het is tijd voor een nieuwe manier om je gegevens en content te organiseren. Tijd voor een nieuwe informatiearchitectuur.

  • Jan Campschroer
  • 5 juli 2013

Samenwerking en Betekenis

In de LinkedIn-groep van het NAF startte een maand geleden een discussie over nut en noodzaak van data-architectuur. Hans Kerker was degene die deze begon met de stelling: "We moeten weer meer aandacht aan data-architectuur besteden, in samenhang met businessprocessen en organisatieaspecten." Vervolgens begon er een dialoog waarbij woorden gebruikt werden als architectuur, data, gegevens, informatie, context, IT en 'de business'. Van te voren hadden de deelnemers niet afgesproken wat die woorden precies betekenen. Een vraag is of dat moet en of dat überhaupt kan (meaning is use). Wat volgens mij belangrijk is, is dat je je ervan bewust bent dat de ander er iets anders mee kan bedoelen, dan wat jij er gewoonlijk onder verstaat. Zogauw je het idee hebt dat er betekenisverschil is én dat dit verschil een risico oplevert voor een constructieve samenwerking, moet je aan de bel trekken.

Als mensen in organisaties gaan samenwerken of als organisaties gaan samenwerken, is dat niet anders: je moet begrijpen wat de ander bedoelt. Als je data (bits en bytes) van de ander krijgt, dan is het belangrijk dat je weet wat het betekent: wat de ander bedoeld heeft te zeggen. En uiteraard moet jij zelf bepalen wat het voor jou betekent: i.e. wat het voor jouw handelen impliceert. (Let op dat in de vorige twee zinnen twee keer het woord 'betekent' langskomt in twee verschillende betekenissen...;-)).

Geschiedenis

In de vorige eeuw zijn we begonnen met het automatiseren van administraties. Binnen de context van een organisatie (d.w.z. binnen een groep van mensen die bepaald werd door de organisatie) wordt dan de betekenis van wat je zegt en hoe je het moet interpreteren, afgestemd. Dat deden en doen we met allerlei 'gegevensmodellen' (gericht op betekenis, semantiek) en 'datamodellen' (gericht op structuur, syntaxis). Vanuit de context van het op te lossen organisatieprobleem werden er structuren ontworpen waarmee de IT overweg kon.

Iedereen die dat wel eens gedaan heeft, weet dat je af en toe wat moest schipperen, dat je nieuwe taalelementen introduceerde, dat je jargon automatiseerde, dat je nieuw jargon introduceerde. Die weet mogelijk ook dat structuur en (formele) betekenis geen lokaal fenomen en zijn. Die weet dat alle componenten uit zo'n systeem zich moeten houden aan die afspraken. Die weet ook dat het veel tijd en moeite kost om dat te maken en om het aan te passen. En die weet ook - en dat is misschien nog wel het belangrijkste - dat die betekenis niet altijd in de gegevensmodellen is te vinden. Soms moet je begrijpen wat het systeem doet, hoe het zich gedraagt om te begrijpen wat bepaalde gegevenselementen voorstellen.

Daar komt bij dat hetgeen de ontwerper en bouwer bedacht hebben, mogelijk niet zo wordt gebruikt (zie het voorbeeld van Belastingdienst in dit artikel).

Nieuwe wereld

Ondertussen zijn we in een wereld terechtgekomen waarin we dataverzamelingen uit verschillende contexten technisch aan elkaar kunnen koppelen. Elke (gekochte) applicatie heeft zijn eigen betekenissysteem. Datatransport is geen probleem meer. Dus is er een roep (en zelfs een architectuurprincipe) naar hergebruik van (digitaal geregistreerde) gegevens.

Dat leidt tot allerlei koppelingsproblemen, want die verschillende systemen hebben allemaal hun eigen jargon dat niet altijd zonder meer vertaald kan worden. Soms kun je het technisch nog wel aan elkaar knopen, maar er is geen zekerheid (en daarmee een bedrijfsrisico) over de juistheid van de communicatie die dit levert. Nog los van de hoeveelheid werk en bijbehorende doorlooptijd en kosten die dit met zich meebrengt.

Daarnaast is er heel veel data waarvan de betekenis (dat wat er bedoeld is te zeggen) niet hanteerbaar is voor de computer. Uit een foto, een FB-post, een mail, een voicemail kan ik als mens wel veel halen, maar een computer kan (nog niet) veel met de inhoud. Die computer kan meestal wel met alle 'system generated data' nog leuke dingen doen. (Waar en hoe laat is die foto gemaakt en met welk device..). Maar graag zou je ook van die inhoud gebruik willen maken.

En dus...

Wat mij betreft is de stelling van Hans equivalent met het vinden van de antwoorden op de bijbehorende organisatie vraagstukken:

  • Wat verzamel je zelf?
  • Wat gebruik je van een ander?
  • Hoe maak je dat beschikbaar, bruikbaar en begrijpelijk voor je processen, je mensen, je klanten, je leveranciers, aandeel- en toezichthouders, etc.
  • Hoe organiseer, richt je dat in en betaal je dat?
  • Hoe ga je om met de veranderingen?
  • Waarvoor zet je IT in en waarvoor mensen?
  • Blijf je doorgaan met het bouwen of kopen van systemen met een bevroren betekenissysteem?
  • Blijf je doorgaan met het creëren van (starre) koppelvlakken met andere systemen?
  • Hoe creëer je flexibiliteit in je IT-systemen en in de voortbrenging daarvan die maakbaar, betaalbaar en nodig is voor de bedrijfsdynamiek?
  • Hoe realiseer je de verandering en in welk tempo?

Dat antwoord voor jouw organisatie is "De Nieuwe Informatiearchitectuur".

Innovatieopdracht

Daarnaast zie ik dat de IT-industrie zich over dit probleem zou moeten buigen dat ze zelf heeft gecreëerd. Hoe kun je loskomen van de strakke koppeling tussen IT-systeem en semantiek? Hoe maak je dat IT-systemen kunnen omgaan met ongestructureerde data of gestructureerde data van andere systemen?

Ik zie daar wel een richting: 'JIT-structurering'. Dat komt neer op alles ongestructureerd registreren en pas op het moment dat je het nodig hebt de structuur en betekenis eraan toevoegen die van toepassing is. Daarvoor moet een machine wel redactiesommen kunnen maken. En dat is nog een eindje weg, maar wie weet...

Over de auteur:

Jan Campschroer

Informatie is cruciaal om samen te werken, IT is slechts een middel. Ik adviseer organisaties bij het vormgeven van de organisatie en de middelen zodat de betrokkenen de informatie krijgen die ze nodig hebben.