ORDINA BLOGT

Een ingeloste belofte

In de donkere dagen voor Kerst 2012 organiseerde de BPUG een kennissessie over PMO bij Ordina.

  • Frank Oeben
  • 21 maart 2013

In het korte verslag dat wij daarover schreven deed ik de belofte nog een inhoudelijke toelichting te geven op mijn presentatie. Deze belofte los ik bij deze in door een toelichting te geven op de slides.
 
Na een korte introductie van mijzelf en de PMO-dienstverlening van Ordina gingen we de diepte in. De volledige presentatie vind je hier.
 
Mijn presentatie behandelde de ontwikkelingen in PMO over tien assen, verdeeld in drie thema's.

 


 

PMO wordt vaak nog 'projectondersteuning' genoemd. In veel gevallen is PMO ook ondersteunend aan het project. Het PMO is een organisatieonderdeel dat een ondersteunende rol in de projectbesturingsprocessen heeft. Het faciliteert door rapportages, planningen en logs uniform inzichtelijk te maken, zodat deze met elkaar vergeleken kunnen worden. Hiermee wordt inzicht gegeven in statussen, budgetten en kosten. Door deze inzichten te bundelen kan richting gegeven worden aan het projectportfolio en kunnen keuzes gemaakt worden over projecten heen.


 

De traditioneel ondersteunende PMO-er verschuift meer naar een rol van sparring partner, een gelijke. Een partner met een andere verantwoordelijkheid. In onze blog 'De projectmanager wears Prada?' lichtten we toe hoe de PMO-er een dergelijke ontwikkeling zelf kunnen afdwingen.
 
PMO-ers worden door velen onderschat, ondergewaardeerd, ingezet voor rotklusjes. Zo lang je je als PMO-er laat 'misbruiken', zal je misbruikt worden. Pas wanneer je opstaat, je toegevoegde waarde laat zien, je omgeving positief verrast, zul je verder komen. Dan wordt PMO echt een vak. 'PMO een brandmerk? Nee, een tattoo!', riep ik tijdens de afsluiting van onze kennisessie enkele maanden geleden. Maar we moeten het zelf doen. Met een positieve referentie als afsluiter.
 

 

Een PMO-er kan ingehuurd worden door een projectmanager, om administratieve taken uit handen te nemen. Steeds vaker wordt PMO juist door opdrachtgevers en/of lijnmanagement ingezet om de informatie uit projecten naar boven te halen. Wij schreven hier een blog over in mei 2012. Ook hier geldt dat PM en PMO hetzelfde doel moeten nastreven. Als strijders van dezelfde strijd: goeie projecten opleveren binnen tijd en budget. Daar heeft iedereen het meeste aan.

De O van PMO staat dus steeds vaker voor Office en steeds minder vaak voor Ondersteuning. De P maakt een verbreding van alleen Project naar Programma. Juist in programma's wordt informatie verzameld en inzicht geboden. Ook komen zaken als batenmanagement hier aan bod.

Diezelfde P kan ook voor Portfolio staan. Op dat niveau wordt de richting bepaald. Dit completeert ook de 3 P's die P3O vormen. Steeds vaker worden er op stragisch niveau portfolio offices ingericht om de uitvoering van de strategie te monitoren, te controleren en van informatie te voorzien.

Wanneer de verschillende offices op de drie niveaus gaan samenwerken, kan er uniforme stuurinformatie vanuit de gehele projectorganisatie worden verzameld zodat de organisatie in staat wordt gesteld te sturen op het portfolio als geheel.


 

PMO is veel meer dan een ondersteuner binnen een project. Zoveel hebben we nu wel geleerd. Binnen PMO ontstaan daarom ook steeds meer gespecialiseerde rollen met ieder een eigen aandachtsgebied. Afhankelijk van de dienst die geleverd moet worden en de complexiteit van de omgeving kan een van de rollen ingeschakeld worden. Deze diversiteit biedt ook carrièreperspectief binnen het vakgebied PMO. Een blog hierover schreven we begin vorig jaar, waarin het model, maar ook de mogelijkheden worden toegelicht.

PMO's kunnen los van elkaar binnen een organisatie bestaan. Binnen projecten, binnen programma's. Steeds worden PMO's, al dan niet virtueel, aan elkaar gekoppeld om zo van elkaar te leren, maar om ook nog meer integrale stuurinformatie op te leveren.

In de vele discussies over de nut en noodzaak en de toegevoegde waarde van PMO worden veelal de termen 'ondersteuning', 'kosten' en 'informatie' gebezigd. Allemaal juist, maar ietwat onderbelicht is de term 'professionalisering'. Professionalisering van de projectorganisatie om precies te zijn. Een PMO kan een essentiële rol vervullen in het invoeren van methodieken, best practices en processen door een cyclus van opstellen, delen, toepassen, borgen en verbeteren. Deze cyclus wordt toegelicht in dit filmpje.

In juni 2012 organiseerden wij een kennissessie met als thema ´PMO is een vak´. Uit het verslag van die avond haal ik het volgende: "PMO is een vak. Toch zijn we er nog lang niet. Instituten als The Cabinet Office en IPMA erkennen ons bestaan inmiddels, maar dat betekent niet dat de strijd gestreden is. PMO is geen brandmerk. Ik heb gepleit voor tattoos. Plakplaatjes desnoods. PMO op je schouder. En dan schouder aan schouder aan het werk. Zorgen dat de IPMA niet om ons heen kan en niet anders kan dan straks in 2014 in het competentiemodel ruimte te maken voor PMO. We hebben het zelf in de hand. En het gaat een lange weg worden. Maar het gaat ons lukken."
 
In kreten met gelijke strekking sloot ik ook mijn bijdrage aan de BPUG-sessie af. Ab van de Water van ASML nam het stokje over. Het was een geslaagde avond.
 
Groeten,
 
Frank

 

Over de auteur:

Frank Oeben

Frank is ontwikkelaar. Van mensen, van projecten en van organisaties. Door verbindingen te maken, kennis te delen en mensen hun eigen kracht te laten ontdekken en die toe te laten passen. Bij Ordina doet hij dit vanuit wisselende rollen. Meestal meerdere tegelijk, onder andere als trainer. Telkens op zoek naar vernieuwing. Vernieuwing die zin heeft. Zodat het meer gaat over waar het over moet gaan. Op Ordina.nl schrijft hij over wat hij tegenkomt, waarover hij zich verwondert of over iets dat hij wil delen.