ORDINA BLOGT

PM(O) is een sport van individuen

De afgelopen weken is op dit blog al veel geschreven over de meerwaarde van een PMO, de rol van een PMO en niet te vergeten PMO’ers zelf.

  • David van Dis
  • 27 maart 2013

Er is betoogd hoe een PMO vergelijkbaar is met een teamsport en hoe de assistent-trainer als onmisbaar kan worden omschreven; de assistent is de sparringpartner van de hoofdtrainer, waar de hoofdtrainer zijn ideeën kwijt kan, om te voorkomen dat hij in een tunnelvisie situatie terecht komt. Maar wat als de ideale situatie van een team niet bestaat, als er meer sprake lijkt van individuen? Ook dan moet je manieren vinden om toch als een team op te treden.

Ik ga hier graag nog eens dieper op in. Het vraagt immers wat, de rolverdeling tussen hoofdtrainer en assistent. De hoofdtrainer is hét gezicht van het team, zal dominant en communicatief vaardig zijn, moet een visie hebben en is eindverantwoordelijk voor het resultaat. De assistent is dat niet, staat meer op de achtergrond en heeft waarschijnlijk andere gedragskenmerken. Dit kan tot gevolg hebben dat de assistent niet altijd de noodzakelijke spiegel bij de hoofdtrainer durft of kan voorhouden. Als de assistent dit echter wel vaak en hardnekkig doet, kan de hoofdtrainer zich wellicht bedreigd voelen; ‘zit hij achter mijn baan aan?’. Of met meer gevoel voor anciënniteit: ‘hij komt net kijken, hoe durft die pionnen-klaarzetter mij de les te lezen?’ Het kan dus botsen, of juist helemaal niet, terwijl dat ter voorkoming van tunnelvisie wel nodig kan zijn.
 
Ook de PMO’er (de assistent) kan in een ingewikkelde relatie met zijn projectmanager (de hoofdtrainer) komen. PMO’ers kunnen meemaken dat een projectmanager op hen neerkijkt, of bang is dat de PMO’er misschien wel zijn baan overneemt. Hoe ga je hier nu mee om?

Allereerst door vast te stellen dat hoewel de rollen in elkaars verlengde liggen, de verantwoordelijkheden zeer verschillend zijn. Waar een projectmanager eindverantwoordelijk is voor het projectresultaat, draagt de PMO’er vaak verantwoordelijkheid voor het projectproces. Zijn de juiste projectprocedures gevolgd en is er juist gedocumenteerd? Het kan zijn dat de PM voor beide verantwoordelijkheid draagt binnen de projectorganisatie, maar  ik denk dat het aanbeveling verdient om bij het opzetten van een projectorganisatie duidelijk te maken wie er beslissingen neemt over welke zaken. Zo moet de hoofdtrainer zich dan neerleggen bij hoe de pionnen worden neergezet en de assistent volgt uiteindelijk het trainingsplan waar de hoofdtrainer voor kiest.

Dit betekent dan wel dat discussie over voorgaande zaken wel plaats moet vinden, bijvoorbeeld in een standaard wekelijks overleg. Niet heel ingewikkeld in een vergaderzaal met beamer en 10 mensen, maar gewoon bij de koffieautomaat. Bespreek niet hoe het gaat met het project, maar hoe het gaat in de communicatie tussen PM en PMO’er. Kom op één lijn en sta open voor feedback. Als de verantwoordelijkheden vooraf goed zijn afgestemd, moet dat slechts een kwestie zijn van de pionnen weer op de juiste plek zetten.

Over de auteur:

David van Dis

David van Dis, ambitieuze PMO-professional en niet te beroerd om zijn observaties op het gebied van werk, PMO of gewoon het leven met de wereld te delen. Vanuit zijn kennis en ervaring blogt hij over de hoogtes en diepten van de jungle die PMO heet.