ORDINA BLOGT

De piloot die ging varen

Het succes van iedere enigszins complexe activiteit die je onderneemt, hangt in grote mate af van de kennis, ervaring en routine die je hebt in dat soort van activiteiten.

  • Nanne Wams
  • 29 mei 2013
Zeilboot in de caraiben

Het succes van iedere enigszins complexe activiteit die je onderneemt, hangt in grote mate af van de kennis, ervaring en routine die je hebt in dat soort van activiteiten. Een goede vriend van mij is piloot en ik zie hoe ongekend serieus hij het bestuderen van manuals, het oefenen in de simulator en het opbouwen van vlieguren neemt. Ook zijn werkgever en de toezichthoudende autoriteiten hechten hieraan groot belang en toetsen dat bovendien. Ook wordt hij uiteraard alleen op het type toestel ingezet waarvoor hij is gecertificeerd. Hoe anders gaat dit bij het werken aan projecten in de organisaties waar ik werkzaam ben geweest. Hieronder een kleine vergelijking tussen een typische laag volwassen projectorganisatie en een piloot die ging varen.

Afdeling A in organisatie X wil een schip in zes maanden rond de wereld laten zeilen. Organisatie X heeft daar ervaring mee, dus dat moet goed komen. Ze heeft natuurlijk wel enkele zeilers in dienst, zelfs iemand die al eens rond de wereld heeft gezeild. Maar helaas, de één heeft al een andere belangrijke klus, een ander heeft een te hoog uurtarief en een derde is wel zeiler, maar is van afdeling B - en we willen natuurlijk liever iemand uit onze eigen club op zo‘n mooi project. Afdeling A heeft nog wel een piloot die momenteel even niet zoveel te doen heeft, prima, die heeft toch ten minste rond de wereld gevlógen. De piloot krijgt bovendien een team, waarin ook iemand zit die ooit een schriftelijk cursus zeilen heeft gevolgd, kortom zo hebben we de kennis en kunde alsnog bij elkaar. Deze situatie is natuurlijk overdreven, maar ik zie de elementen uit deze vergelijking toch zeer regelmatig voorkomen in projectorganisaties.

Hoe zou mijn vriend de piloot zich voorbereiden op deze klus? Hij zou gaan praten met een ervaren zeezeiler, wellicht een goed boek over het onderwerp lezen en een relevante cursus volgen. Met andere woorden, in het volle besef dat hij iets nieuws gaat ondernemen dat complex en risicovol is, open staan voor de kennis van anderen, zich verdiepen in beschreven best practices en de benodigde certificeringen behalen. In projectorganisaties zie ik echter maar al te vaak dat een projectmanager en het team dit besef van hun beperkte kennis en kunde niet hebben en daardoor ook niet de open en leergierige houding laten zien die daarbij past. "We gaan gewoon beginnen, want de zes maanden zijn zo om. Bovendien, hoe moeilijk kan het zijn? Of je nu vliegt of vaart, het gaat om navigeren, luchtstromen en een tijd in een beperkte ruimte kunnen verblijven. Je moet gewoon wat vertrouwen hebben in je mensen!"

“…in het volle besef dat hij iets nieuws gaat ondernemen dat complex en risicovol is, open staan voor de kennis van anderen”

Vervolgens zou de piloot in afstemming met de opdrachtgever en zijn team een route gaan plannen, met hen bespreken hoe de gevaarlijke delen van de zee te passeren – omvaren of het risico nemen en erdoor zeilen? Wellicht dit plan ook nog doornemen met de ervaren zeezeiler die hij al had ontmoet. Ook zou hij instrumenten verzamelen die nodig zijn voor navigatie, communicatie met de thuisbasis en een nieuw logboek aanschaffen. Wellicht ook iemand in het team opnemen die hem hiermee kan helpen en die juist van deze instrumenten veel verstand heeft. In echte projectorganisaties daarentegen zijn er vaak wel plannen, maar toch kun je er vaak niet op varen en worden ze bovendien pas gemaakt als we al van wal gestoken zijn. Instrumenten om tijdens de tocht te bepalen of we nog op koers zitten worden niet van te voren ingericht, maar vaak pas van stal gehaald als men al mijlen ver is afgedreven of zelfs schipbreak heeft geleden. Iemand die verstand heeft van deze instrumenten, een PMO-er, wordt niet meegenomen in de voorbereiding, maar halverwege de tocht pas aangehaakt, als de kapitein het te druk krijgt met het tevreden houden van de opdrachtgever en het in het gareel houden van de bemanning. Wat wel vaak goed wordt gevolgd is hoeveel kosten er zijn gemaakt, de kapitein geeft iedere maand aan de thuisbasis door hoeveel uren de bemanning heeft gemaakt en denkt daarmee de meest relevante informatie aan zijn opdrachtgever te rapporteren. Over het tijdsaspect valt vaak ook wel iets te melden: ‘Ik ben 4 maanden onderweg, dus over 2 maanden kom ik aan.’

Zo kan ik nog wel even doorgaan met het metaforisch beschrijven van de uitvoering van projecten in organisaties met een laag volwassenheidsniveau. Vanuit de theorie is het hierboven beschreven gedrag gemakkelijk te bekritiseren, maar hoe komt het dan dat het toch zo vaak voorkomt? Ik heb daarop nu geen hapklaar antwoord, maar mijn volgende blog zal er over gaan. Ondertussen zijn suggesties welkom!

Nanne Wams, PMO Consultant

Over de auteur:

Nanne Wams

Nanne heeft ruime ervaring met het runnen en leiden van PMO's en met het adviseren over inrichting en implementatie daarvan.