ORDINA BLOGT

SAM meer dan aanschaf alleen

In deze tijd hebben de meeste organisaties een inkoop afdeling die aanschaf van middelen regelt. Krijgt de organisatie dan wel waar voor hun geld of zitten er toch addertjes onder het gras?

  • Ed Kant
  • 7 mei 2013

Ik las in een aantal bekende IT en management bladen dat organisaties overvallen worden met controles op licenties door een aantal grote software leveranciers. Op zich is dit niets nieuws, wel het feit dat het aantal bedrijven dat zijn software administratie niet op orde heeft alleen maar toeneemt.

Veel van de mij bekende organisaties hebben binnen het inkoop proces ook de aanschaf van software en het afsluiten van contracten ingebed. In het verleden was dit vooral een taak van de IT organisatie al dan niet in samenwerking met de gebruikersorganisatie. Inzicht in efficientere werkwijze, verschuivingen in taakstelling en verantwoordelijkheden hebben (mede) gezorgd dat de aanschaf van alle middelen bij de meeste organisaties nu op een centrale plaats wordt geregeld.

Organisaties verwachten niet dat een inkoop afdeling precies kan definieren welke software nodig is, welke licentie vorm het beste past en wat nu het precieze gebruik is van deze licenties. Daar wringt nu net de schoen bij veel organisaties, in de oude situatie hadden we deze verantwoordelijkheid belegd en wisten we precies wat te doen met welke software. Ook konden we onderscheid maken welke functionaliteiten met welke software werden ondersteund en op welke "gebruikers" voorwaarden (requirements) software was aangeschaft. Met deze blog wil ik vooral niet zeggen dat de net genoemde ingezette beweging verkeerd is, in tegendeel er valt heel wat te winnen binnen een organisatie als men daar nog niet over heeft na gedacht. We zijn alleen vergeten om te kijken naar het totale keten proces.

Mijn ervaring is dat het tijdstip, waarbij een organisatie er achter komt dat het misgaat te laat is en deze ervaring wordt gestaafd door de constatering die ik doe in de eerste alinea. Men krijgt bezoek van een van de software leveranciers of de BSA. Een hoge boete, heel veel uitzoekwerk en kijken waar het proces in de samenhang niet goed is opgezet en/of ingebed. Al deze stappen kosten niet alleen veel tijd en vergt een grote investering, maar ook een schade in het imago moeten we niet onderschatten.

Maar zelfs als er geen controle is aangekondigd gaat er veel geld verloren aan het niet goed inbedden van SAM binnen de organisatie. Een goede inrichting van SAM zorgt er voor dat er buiten de aanschaf (inkoop) proces een aantal andere processen worden geborgd die inkoop in staat stelt om efficient hun werk te kunnen doen. Samenwerking tussen de IT-afdeling, de gebruikersorganisatie en inkoop zorgt tevens voor een goede grondslag om strategische processen als life cycle management, waarbij oude software op tijd kan worden gesaneerd en/of eventueel vervangen door nieuwe software met dezelfde of volgens requirements aangepaste functionaliteiten.

Bij software assets praten we over een omgeving die in drie landschappen uiteenvalt:

 Grafische voorstelling van het SAM landschap

SAM Landschap

In dit figuur is tevens aangegeven welke verschillen er ontstaan als het SAM proces niet over deze landschappen is ingericht. Elk van de omgevingen heeft invloed op elkaar en afstemming over alle drie de landschappen is nodig om een goed beeld te krijgen wat er nodig is om de organisatie qua software te ondersteunen. Met andere woorden welke software is er nodig, hoeveel licenties en vooral welke vorm van de licenties is het meest geschikt voor de organisatie uitgaande van de technische mogelijkheden en het gebruik.

Een investering is nodig vanuit de organisatie om niet alleen compliant te worden, maar ook compliant te blijven.

Gaat de eerste vooral over de beantwoording van de vragen:

  • Welke software wordt gebruikt binnen de organisatie
  • Hoeveel van deze softwarepakketten zijn licentieplichtig
  • Zijn er genoeg licenties aanwezig ten opzichte van de uitgerolde aantallen
  • Is er een licentie vorm gekozen voor het optimaal gebruik van de software

De tweede, het compliant blijven, richt zich vooral op het onder de loep nemen van de processen in de gehele SAM keten. Hierbij kunnen de juiste processen worden ingericht en/of bestaande processen worden aangepast om te voorkomen dat er opnieuw uit de pas wordt gelopen.

De tweede heeft natuurlijk veel meer invloed op de dagelijkse werkzaamheden binnen de organisatie en is dus ook veel moeilijker te borgen. Borging van de procesgangen zou dan ook moeten beginnen met de bewustwording dat het Software Asset Management niet alleen een zaak is van separate afdelingen. In de ultieme situatie zal het SAM proces een symbiose tussen de verschillende disciplines ondersteunen. De vraag blijft dan nog wel of je vanuit de eigen organisatie in staat bent om die beweging gemakkelijk te maken, omdat belangen tussen afdelingen vaak ingebed liggen in de cultuur en niet in het bedrijfsproces.

 

 

Over de auteur:

Ed Kant

Ed Kant wordt vrolijk van het werken met mensen aan doelstellingen en veranderingen. Hij is in staat vastgelopen projecten en/of veranderingen weer nieuw leven in te blazen en wordt uitgedaagd om de doelstelling die ten grondslag ligt aan het project of de verandering niet alleen te halen, maar ook te borgen bij de belanghebbende en de organisatie.