ORDINA BLOGT

Documentuitwisseling

Standaarden en regels voor documentuitwisseling

  • Patrick Jenner
  • 23 februari 2014

In mijn werk moet ik regelmatig documenten reviewen en van het nodige commentaar voorzien. Ik krijg echter ook regelmatig documenten opgestuurd die ik alleen maar hoef te lezen. Toch verlangt men van mij dat ik daarvoor een zwaar bewerkingsprogramma open doordat men nalaat het document als PDF op te sturen.

Ook al lijkt het vaak zo, niet iedereen werkt met Microsoft Office. Ik werk zelf met LibreOffice dat in mijn beleving zelfs meer mogelijkheden biedt dan MS Office. Aan boord van mijn KDE Linux machine heb ik dan ook nog Calligra Office dat net weer andere mogelijkheden biedt en situatieafhankelijk door mij gebruikt wordt. Wat beiden echter nog steeds niet goed kunnen is het bieden van een volledige ondersteuning voor het docx, xslx of pptx formaat. Dit is echter geen tekortkoming van de open source pakketten want omgekeerd heeft MS Office ook moeite met ondersteuning voor odt, ods en odp. Deze strijd duurt al jaren en draait om de acceptatie van het Open Document Format (ODF) of Office Open XML (OOXML) als officieel uitwisselingsprotocol van Office documenten. Microsoft aan de ene kant, de open source gemeenschap aan de andere kant. Beide kampen doen sinds kort in elk geval hun best om het protocol van het andere kamp zo goed als mogelijk te ondersteunen.
Wanneer u echter besluit om in één van deze formaten een document te sturen naar een ander kiest u dus (on)bewust voor één van de twee kampen en loopt u een groot risico dat aanhangers van het andere kamp uw document niet geheel correct kunnen lezen. Dit speelt ook wanneer het document in een andere versie is gemaakt dan het programma waarmee u het opent.

Nu zal voornamelijk als eerste afgevraagd moeten worden of lezen van het document ook het doel van het versturen is. Wanneer u er geen behoefte aan heeft dat de ontvanger wijzigingen aan uw document aanbrengt, waarom kiest u er dan voor om een bewerkbaar bestand te versturen? Alle iconen om een tekst op te maken, kantlijnen en linialen leiden behoorlijk af tijdens het lezen om maar niet te spreken over alle verborgen opmaakinformatie zoals de auteur, datum van bewerking of nog erger: alle wijzigingen, commentaren en door wie deze zijn aangebracht! Ontvangst van een bewerkbaar document dwingt de ontvanger dus een keuze te maken voor een specifiek Office pakket om het document te openen en het voor lief te nemen dat het niet helemaal correct te lezen zal zijn en waarschijnlijk ook niet eens prettig te lezen is.

Speciaal voor het lezen van documenten en het niet bewerkbaar maken van documenten is er door Adobe het formaat PDF bedacht dat inmiddels officieel als open standaard is geaccepteerd door alle Office leveranciers. Dit formaat is zelfs de standaard voor printers en zorgt ervoor dat u zich geen zorgen hoeft te maken of een document wel op de correcte wijze wordt afgedrukt en of transparante plaatjes wel transparant blijven op papier. Dit betekent dus ook dat, ongeacht in welk programma een document is opgesteld, het document op elk device hetzelfde te lezen zal zijn. Veel PDF readers zijn ook voornamelijk ingesteld op het leesgemak van een document met goede navigatiemogelijkheden zonder afleidingen van gereedschapssets.

Wanneer niet bewerken maar reviewen gewenst is dan beveel ik de open source PDF reader Okular aan. Deze reader werkt cross-platform, heeft uitstekende full screen leesopties maar bovendien de mogelijkheid annotaties bovenop een PDF bestand aan te brengen. De oorspronkelijke auteur kan aan de hand van deze annotaties het document aanpassen in zijn/haar favoriete editor en blijft daarmee nog steeds de rechtmatige auteur van het document.

Ongetwijfeld zal al deze informatie niet nieuw zijn voor u als lezer, toch ontvang ik met hele grote regelmaat documenten die ik nog steeds in een editor moet openen om te kunnen lezen. Laat deze blog daarom als een extra geheugensteun zijn om voortaan PDFs te sturen wanneer er niet bewerkt hoeft te worden.

Overigens ben ik er ook geen voorstander van dat documenten voor bewerking, review of het lezen worden rondgemaild maar pleit ik voor het versturen van een verwijzing naar een centrale opslag in een document management systeem waarbij de juiste versie wordt geserveerd evenals de juiste rechten en waarbij ongeoorloofde distributie wordt tegengegaan. Hierover zal ik mij in een latere blog nog wel eens verder uitwijden.

Over de auteur:

Patrick Jenner

Patrick Jenner is Open Source Architect. Hij is een ervaren adviseur en evangelist op het gebied van open source software, open standaarden en open data en heeft tevens enkele presentaties op zijn naam staan waarin hij de voordelen van het begrip 'Open' pragmatisch weet uit te leggen.