Office 365 – vijf tips voor Microsoft Teams

In de huidige coronacrisis zijn we razendsnel gewend geraakt aan het werken met Microsoft Teams. Organisaties die nog voorzichtig experimenteerden met Teams zijn in een paar weken volledig overgestapt. Ondanks de explosie in het gebruik is het Office 365-platform in de meeste gevallen prima overeind gebleven.

Het toegenomen gebruik betekent wel dat er versneld nagedacht moet worden hoe Teams het beste ingeregeld en beheerd kan worden om veilig te kunnen werken. In deze blog delen we graag vijf tips uit onze eigen praktijk om MS Teams succesvol te gebruiken.

Tip 1 – Toepassen van retention policies op Teams

Na de migratie naar Teams ontstaat er soms onduidelijkheid over het al dan niet hebben van een back-up voor data in Teams (en daarachter SharePoint, want als je in Teams bestanden opslaat gebeurt dat eigenlijk op SharePoint). Men is dan bang dat als iemand data weggooit (per ongeluk of met opzet), deze voor altijd verloren is. Voordat data voorgoed wordt gewist, is deze nog negentig dagen beschikbaar in de prullenbak van Sharepoint nadat een gebruiker deze heeft weggegooid. Dat geeft al de nodige zekerheid. Aanvullend kun je op Teams retention policies activeren, deze policies zorgen ervoor dat data die wordt aangepast of wordt gewist, eerst gekopieerd wordt naar een speciale bibliotheek in de betreffende Team-site voordat het origineel wordt aangepast of gewist. Door deze retentie toe te passen, is het mogelijk om data zo lang te bewaren als je zelf wilt.

Tip 2 – Regel externe toegang en gast toegang

Om met externen te communiceren in Microsoft Teams, zijn er twee opties: Externe toegang en Gasttoegang. Als we bijvoorbeeld kijken naar een bedrijf als Ordina, dan kunnen externen met externe toegang (federatie) vanuit andere domeinen met Ordina-gebruikers bellen en chatten en onze medewerkers uitnodigen in hun eigen vergaderingen. Deze externen hebben dan geen toegang tot Teams binnen Ordina of aanverwante resources die hieraan gekoppeld zijn (SharePoint Online, OneDrive).

Gasttoegang maakt dit wel mogelijk. De externe wordt dan daadwerkelijk toegevoegd in de Azure Active Directory van Ordina als ‘Gast’. Een gast kan inloggen met zijn eigen e-mailadres in Microsoft Teams en dan schakelen naar Ordina als gastorganisatie. Een Gast kan bijna dezelfde mogelijkheden hebben als een interne Ordina-gebruiker en kan dan dus ook samenwerken in een Team.

Kijk voor een vergelijkingstabel tussen beide opties op deze pagina op de Microsoft-website.

Tip 3 – Regel het beheer van apps

In het beheer van Microsoft Teams zijn er mogelijkheden om apps te blokkeren of toe te voegen. Standaard biedt Microsoft Teams namelijk een groot scala aan apps van derde partijen (zie ook: https://docs.microsoft.com/en-gb/microsoft-365-app-certification/teams/teams-apps). Screen deze apps goed wat betreft de privacy- en security-richtlijnen van je eigen organisatie. Op basis van deze richtlijnen kunnen medewerkers naast de standaard Microsoft- apps bijvoorbeeld kiezen voor applicaties als Adobe Creative Cloud, Github, Github Enterprise, Jira Cloud, Jira Server, Salesforce en Surveymonkey.

Tip 4 – Naamgeving van Teams

Binnen veel organisaties kan iedereen een Team aanmaken en zitten er veelal geen restricties op de naam die men kan kiezen. Wanneer iemand een Team aanmaakt, wordt er automatisch een mailadres aangemaakt. Dit mailadres kan eventueel worden misbruikt, denk dan bijvoorbeeld aan facturen of incasso. Je kunt dit voorkomen door bijvoorbeeld een goedkeuringsworkflow op het aanmaken van Teams te zetten. Dit zorgt wel voor extra beheerlast en voor vertraging in het proces, omdat de naam telkens handmatig gecontroleerd moet worden. Binnen Ordina hebben wij dit proces pragmatisch ingericht door wekelijks de nieuw aangemaakte Teams te controleren op fraudegevoelige namen. Zit er een naam tussen die ongepast is, dan wordt de eigenaar van de Team-site gevraagd deze te verwijderen.

Tip 5 – Gebruik de kracht van PowerApps

Om snel te voorzien in nieuwe functionaliteit binnen de organisatie kun je PowerApps, de low-code oplossing van Microsoft, gebruiken. PowerApps zijn eenvoudig te integreren met Teams. Zo werken we binnen Ordina aan een Corona PowerApp. Deze app moet ons helpen om volgens de richtlijnen op 1,5 meter afstand in kantoor te kunnen werken. Het zou toch jammer zijn als je naar kantoor komt en er dan achter komt dat er geen plek is. Deze app willen we gaan integreren binnen Microsoft Teams, zodat de collega’s kunnen zien hoe druk het op een bepaalde dag wordt en voor welke ruimte of verdieping je je kan inschrijven. Uiteraard houden we hierbij rekening met de privacy van onze collega’s, zo is het niet standaard inzichtelijk of iemand naar kantoor komt. Het plan is om alle gebruikersnamen gehashed op te slaan. Hierdoor kun je zelf, of de receptie zien of je bent aangemeld voor die dag, maar is er geen overzicht te genereren van wie er die dag komt.

Enthousiast geworden en wil je meer informatie over het gebruik van Teams of PowerApps? Neem dan contact met ons op. We vertellen je graag meer over de toepassing en de mogelijkheden om veilig te kunnen werken.