Praktische tips voor de implementatie van capaciteitsplanning in de zorg

Door capaciteitsplanning kan de ‘eigen capaciteit’ van zorgorganisaties beter benut worden. Voor de meeste zorgorganisaties is dat pure noodzaak omdat ze kampen met grote personeelstekorten. In onze vorige blog zijn we ingegaan op de kansen die capaciteitsplanning kan bieden. Want die zijn er – naast het beter benutten van capaciteit – genoeg. Maar hoe implementeer je capaciteitsplanning succesvol? En hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers ermee gaan werken en dit ook blijven doen, zodat het een bijdrage levert aan cliënten, medewerkers én de organisatie?

Samenwerken

Om te beginnen is het belangrijk om een tijdelijke projectorganisatie voor implementatie en verandering neer te zetten. Hierin dienen alle medewerkers en afdelingen vertegenwoordigd te zijn die ‘iets’ met capaciteitsplanning te maken hebben. Denk aan het Roosterbureau, de afdelingen ICT en Communicatie, een medewerker, een manager en een roosteraar. Zoals het Roosterbureau dat medewerkers en roosteraars ondersteunt in de transitie van centraal plannen naar plannen als verantwoordelijkheid van het hele team. En de manager die het team meeneemt in oude patronen en verworven rechten van medewerkers die niet langer houdbaar zijn. Door intensief samen te werken met alle lagen van de organisatie zorg je ervoor dat de implementatie, maar zeker ook de adoptie, borging én overdracht naar de beheerorganisatie straks soepel verloopt.

Begin klein

De titel zegt het al, begin klein. Experimenteer met koplopers. Start een proeftuin met enkele teams die de organisatie goed representeren. Bij een VVT-organisatie zijn dat bijvoorbeeld een aantal teams uit de thuiszorg, verzorging en verpleging. Zij werken immers met hele andere roosters, wat invloed heeft op capaciteitsplanning. Evalueer de aanpak en de uitkomsten en breidt de proeftuin bij succes stapje voor stapje uit.

Communicatie

De basis van verandering ligt in het begrijpen van de nut én noodzaak van de verandering. Communiceer daarom de toegevoegde waarde voor de spelers in de driehoek: wat hebben de cliënten, de medewerkers en de organisatie eraan? Ga van start met enthousiaste medewerkers, zodat zij als ambassadeur voor de verandering kunnen optreden. Deel hun kennis, ervaringen, lessen en best practices met de rest van de organisatie. Met filmpjes, interviews en praatplaten. Maar schroom vooral niet om ook medewerkers aan het woord te laten die weerstand voelen tegenover de verandering. Juist hun redenen en uiteindelijke ommezwaai naar het toch doen, kunnen andere medewerkers met weerstand inspireren.

Visie en kaders

Een duidelijke visie en kaders rondom plannen, roosteren en capaciteitsplanning zijn belangrijk, net als een visie op cultuur, houding en gedrag. Zeker als er wordt gewerkt met zelforganiserende teams. Want welke speelruimte hebben zij? Te vaak zien we dat bijvoorbeeld niet de zorgvraag van de cliënt bepaalt wie wanneer binnen het team benodigd is, maar dat de beschikbaarheid van de medewerker dit bepaalt. En wat is de rol van de manager? Er is veelal een omslag nodig van een manager die sturend leidinggeeft naar een manager die uitdaagt en coacht. Visie en kaders dienen hier ruimte en duidelijkheid in te bieden.

Eigenaarschap

Eigenaarschap is op veel verschillende manieren uit te leggen, maar staat in het kort voor het nemen van verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid is nodig vanuit alle hoeken van de organisatie. Neem nu de afdeling Communicatie die het projectteam helpt met het informeren en enthousiasmeren van de medewerkers en het Roosterbureau dat proactief tips deelt over het werken met capaciteitsplanning. En vergeet de manager niet die het team helpt als er verstoringen zijn in het rooster als het team die zelf niet opgelost krijgt.

Adoptie & borging

Veranderingen kennen een behoorlijke weerslag in de organisatie en juist daarom zou in verandertrajecten de adoptie en borging van de verandering centraal moeten staan. Door begeleiding van zowel het individu als het team, proeftuinen, best practices, inspirerende en aansprekende (verander)communicatie, trainingen, informatiebijeenkomsten, workshops en een funfactor gaan medewerkers blijvend mee in de verandering. Blijvend, want wie kent de voorbeelden niet van veranderingen die een stille dood zijn gestorven? Door alle onderdelen van de organisatie vanaf het begin af aan te betrekken, snappen de medewerkers de meerwaarde en dragen dit ook uit: als échte ambassadeurs voor de verandering. Zodat alle medewerkers op de juiste wijze gebruikmaken van capaciteitsplanning én dit blijven doen en het gebruik een bijdrage levert aan cliënten, medewerkers en de organisatie.

Meer weten?

Meer weten over onze aanpak en de implementaties die Ordina heeft begeleid op het gebied van plannen, roosteren en capaciteitsplanning binnen diverse zorgorganisaties? Neem een kijkje op onze site of neem contact op met Gerco Buijk-Dijkstra (gerco.buijk@ordina.nl/ 06-40639400).