ProRail een walhalla voor High performance teams

Zonder IT geen treinen. Het lijkt overdreven, maar zo is het echt, zegt ProRail over zichzelf. De IT van ProRail is divers en innovatief en dient een groot maatschappelijk belang.

Een eigen GSM-infrastructuur, een eigen glasvezelstructuur, een eigen IT-infrastructuur. Meer dan honderd IT-projecten die telkens simultaan lopen. En daarnaast de ‘gewone’ kantoorautomatisering en kernautomatisering van de treinenloop. Er komt veel kijken bij de verantwoordelijkheid die ProRail draagt voor de aanleg, het onderhoud, het beheer en de veiligheid van het spoorwegennet van Nederland. Met relatief weinig ruimtebeslag worden dagelijks 1,1 miljoen treinreizen gemaakt en jaarlijks zo’n 51 miljard tonkilometers gerealiseerd. En daar blijft het voorlopig niet bij. De reizigers blijven toestromen en daarmee dienen zich nieuwe mobiliteitsvraagstukken aan, die bij voorkeur moeten worden opgelost binnen het huidige systeem. Bovendien wil ProRail het spoorwegennet nog betrouwbaarder, punctueler en duurzamer maken.

Maatwerk

‘We zijn inderdaad een walhalla voor IT’ers,’ zegt Rens de Deugd. Hij werkt sinds 2009 bij ProRail, eerst als IT-manager Connectivity en sinds januari vorig jaar als IT-manager Treinbeheersing. Hij heeft het aantal IT-vraagstukken bij ProRail zien groeien en ook in aard zien veranderen: er wordt steeds meer software gevraagd die op maat gemaakt wordt. ‘Denk aan monitoring en sensoring, aan preventief onderhoud. In plaats van te wachten tot iets kapot gaat, proberen we storingen voor te zijn en in de nacht zwakheden te herstellen, zodat niemand er hinder van ondervindt. Daarnaast zijn we continu gericht op verbetering van de efficiency; het optimaliseren van processen, met handigere middelen, meer automatisering. Bij infrastructurele vraagstukken wordt steeds meer gekeken hoe je het met behulp van IT anders, slimmer en beter kunt doen.’

Tien-minuten-trein

Een actueel voorbeeld is de ‘tien-minutentrein’ die in de dienstregeling van 2018 is opgenomen: iedere tien minuten rijdt er een trein op de grote stations tussen Amsterdam en Eindhoven. Ordina is nauw betrokken bij simulaties die ProRail doet voor opleidingen, van probleemsituaties of het naspelen van incidenten. Ook de dienstregeling van de tien-minuten-trein heeft ProRail eind vorig jaar met Ordina op deze wijze getest. De Deugd: ‘Door de dienstregeling droog te oefenen, konden we kijken tegen welke problemen we zouden kunnen aanlopen. Wat gebeurt er bij een wisselstoring of een overwegstoring? Werken onze procedures voor de afhandeling daarvan?

Maar ook: wat is een mogelijk negatief gevolg voor zo’n treindienst en hoe kunnen we dat zo klein mogelijk houden? Wat als we dit proberen, wat als we dat proberen? We hebben veel simulatie tooling, maar je hebt daarnaast maatwerk nodig, simulatiesoftware die specifiek op de situatie van toepassing is. We zien dan dat Ordina daar met de High performance teams snel op inspringt. Met een product dat niet het mooiste en meest stabiele hoeft te zijn, dat snappen zij dan zelf heel goed. Het product was precies wat we nodig hadden voor die simulatie. Dat hebben ze mooi voor elkaar gekregen in een heel kort tijdsbestek.’

Van probleemgericht naar oplossingsgericht

Meerdere teams van Ordina werken op verschillende plekken in het bedrijf. Ze programmeren, lossen problemen op, doen analyses en komen met voorstellen. De Deugd werkt als lijnmanager IT-logistiek samen met verschillende High performance teams. Hij begeleidt de product owner die vanuit ProRail onderdeel uitmaakt van elk team en denkt mee in wat per sprint de hoogste business waarde brengt. Delivery manager Thorwald van Esschoten is eindverantwoordelijk voor de logistieke IT-projecten.

Ze benadrukken dat de mensen van ProRail binnen het team ook echt als een team samenwerken met de mensen van Ordina. ‘Het is niet zo dat wij op maandagmiddag binnenlopen, even vertellen wat er moet gebeuren en weer vertrekken om over drie weken terug te komen. We kijken samen wat een goede mix van activiteiten is, wat past en efficiënt is om met elkaar te doen.’

Gevraagd naar specifieke kenmerken van High performance teams, zegt De Deugd: ‘Ze zoeken constant naar mogelijkheden. Hoe lossen we dit op, hoe pakken we dat aan, hoe gaan we dit verbeteren.’ Van Esschoten vult aan: ‘Ze werken oplossingsgericht, in plaats van met problemen aan te komen. Dat is ook wat we willen, van probleemgericht naar oplossingsgericht werken. Dat valt niet altijd mee.’

De Deugd: ‘Wij moeten daar zelf ook op sturen. Sommige projecten en delen van het bedrijf worden toch wat meer traditioneel geleid – wat meer “u vraagt, wij draaien” – en bij andere onderdelen zie je dat er meer in kort-cyclische sprints wordt gewerkt.’ Van Esschoten: ‘Dat is begrijpelijk, sommige projecten zijn wat trager of zwaarder in de ontwikkeling. Bijvoorbeeld omdat er zware veiligheidseisen gelden. Daar heb je een ander type team bij nodig.’

Niet lullen maar poetsen

Probleemoplossend vermogen, flexibiliteit en snelheid zijn belangrijke kenmerken van High performance teams. En daar is bij ProRail veel behoefte aan. De Deugd: ‘Vooral in de beheerfase komt het vaak voor dat je met één team veel projecten en klanten tegelijk bedient. Je moet al je afspraken nakomen, de verwachtingen managen. Zie maar een modus te vinden als er conflicterende deadlines in het spel zijn. Soms kun je het oplossen door harder te werken. Soms moet je het anders aanpakken, slimmere oplossingen bedenken, een list verzinnen. In dat spanningsveld opereren High performance teams vaak. Wij ondersteunen ze daar natuurlijk in, maar je ziet dat de teams van Ordina eruit springen als het gaat om flexibiliteit, aanpassingsvermogen en oplossingsgerichtheid. Ze kijken na afloop ook terug: hoe is het gegaan, wat kunnen we hier weer wat van leren?’ Nuchter: ‘Soms is het ook gewoon een kwestie van niet lullen maar poetsen.’

Niet lullen maar poetsen gold ook voor het team dat razendsnel softwareproblemen moest oplossen die vlak voordat de software ingezet zou worden, aan het licht waren gekomen. De Deugd: ‘Het ging om software voor de opleidingen van onze treindienstleiders, die volgens een strak schema ingeroosterd zijn. Uitstel zou veel tijd en geld kosten. In een krappe week had het High performance team van Ordina de problemen opgelost, net op tijd voor de live-gang van de productie.’

De High performance teams van Ordina ontwikkelen software die specifiek voor ProRail bedoeld is, ook voor de wat langere termijn. Wat De Deugd goed vindt, is dat ze de ontwikkelingen in de markt daarbij betrekken. ‘Als je zelf een softwaresysteem ontwikkelt, is een van de risico’s dat je een code, taal of opzet gebruikt die niet overeenkomt met wat er in de markt gangbaar is. Hoe standaard applicaties gebouwd worden, verandert in de loop der tijd. Daar zitten filosofieën en ideeën achter die zich ontwikkelen.

Als bedrijf wil je die ontwikkelingen volgen. Je wilt dat de software die je inkoopt en de software die je zelf bouwt zoveel mogelijk daarbij aansluiten, zodat je probleemloos kennis en expertise vanuit hogescholen en universiteiten in je bedrijf kunt inzetten. Ordina benut de ontwikkelingen in de markt heel goed en helpt ons bij het maken van afwegingen om een ontwikkeling wel of niet over te nemen, afhankelijk van wat goed voor ons is.’

Ordina motiveert de High performance teams voortdurend om, naast het werk dat ze contractueel moeten doen, met ideeën te komen waar het bedrijf waar ze voor werken, wat aan zou kunnen hebben. De Deugd: ‘Teams komen vaak met suggesties: we zien dit nu voorbij komen in de markt en dat lijkt ons interessant voor jullie. Het motiveert de teams en het helpt ons ook.’

Van Esschoten: ‘Dit zijn de mooiste vormen van samenwerking. Je ziet dat er een samenspel ontstaat in een team van mensen die officieel in twee verschillende bedrijven werken, maar eensgezind aan hetzelfde doel werken.’

Lees meer over onze business propositie High performance teams.