foto arm met bloeddrukmeter

Van Excel naar capaciteitsplanning in de zorg

De krapte op de arbeidsmarkt in de zorg is zo groot dat organisaties steeds creatievere oplossingen bedenken om personeel te werven én te behouden. Alles wordt uit de kast getrokken. Maar hoe wordt de eigen capaciteit ingezet en is hier nog niet meer uit te halen?

Capaciteitsplanning

We zien dat zorgorganisaties weinig zicht hebben op hun eigen capaciteit en de juiste inzet ervan. Veel planningszaken worden in Excel uitgevoerd, wat arbeidsintensief, complex en vooral te kort schiet. Met een goede personeelsoplossing en capaciteitsplanning kan de beschikbare eigen capaciteit beter worden ingezet en benut (inclusief flexpool en samenwerking met andere zorgorganisaties rond inzet capaciteit). Dit is niet alleen beter voor cliënten, maar ook beter voor medewerkers, hun tevredenheid en natuurlijk de organisatie. Zo snijdt het mes aan drie kanten. Een win-win-win!

Scenario’s

Het werken met capaciteitsplanning zorgt voor een actueel en correct inzicht in de capaciteit van een team: ZZP-inkomsten vanuit cliënten worden vertaald in uren en daarna gekoppeld aan medewerkers via een rooster. Je krijgt zo een capaciteitsplanning, die inzicht en overzicht creëert in cijfers en de mogelijkheid biedt om effectief te werken aan een ‘strategische personeelsplanning’. Door middel van het opstellen van scenario’s binnen een capaciteitsplanningstool staan teams zelf aan het roer, krijgen zij controle en kunnen zij het maximale uit het team halen.

Kansen op korte termijn: meer duidelijkheid creëren in day-to-day:

  • Inzicht in de formele formatie van teams en of dit reëel is gezien de zorgvraag
  • Inzicht in de productiviteitsnorm en het toekennen van de indirecte uren
  • Inzicht in de verhouding van inkomsten vanuit cliënten/patiënten tot de inzet van medewerkers
  • Maakt bewust van inkomsten en uitgaven
  • Geeft ‘handen en voeten’ aan zelforganisatie
  • Biedt meer regie aan medewerkers en daarmee werkdruk & tevredenheid
  • Stelt cliënt centraal door vanuit cliëntvraag te plannen

Kansen op lange termijn:

  • Input voor strategisch personeelsmanagement
  • Input voor substitutie voor robotisering/domotica
  • Van jaarlijkse begroting naar rolling forecast

Meer weten?

De overstap naar een goede personeelsoplossing en capaciteitsplanning vraagt om visie, de selectie van de juiste oplossing en vervolgens om een goede ‘sociale implementatie’.

Meer weten over de resultaten die Ordina geboekt heeft in het beter benutten van de eigen capaciteit van zorgmedewerkers en wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met Gerco Buijk-Dijkstra (gerco.buijk@ordina.nl/ 06-40639400) of Cindy Oorschot (cindy.oorschot@ordina.nl/ 06-12511548).

En houdt onze volgende blog in de gaten waarin we u meenemen in de praktische tips voor de implementatie van capaciteitsplanning in de zorg.