Meer plezier van flexwerkplekken

ING heeft prachtige flexwerkplekken in het hoofdkantoor, maar de medewerkers maken te weinig gebruik van alle mogelijkheden. Daardoor kan het voorkomen dat het ene deel van het gebouw te druk bezet is en het andere te rustig is.

Uiteindelijk beleven ook de medewerkers zo te weinig plezier aan het flexwerken, concludeert ING. Daarom kwam ING bij Clockwork met de vraag: hoe kunnen we onze medewerkers in beweging krijgen en daarmee ook de medewerkertevredenheid verhogen?”

Bezetting werkplekken

Anniek Veltman, user experience researcher bij Clockwork, werkte aan de oplossing. Ze vertelt: “De facilitaire afdeling van ING is op het gebied van het benutten van smart building erg vooruitstrevend. Er lopen verschillende experimenten, waarbij de bezetting van plekken en ruimtes wordt gemeten. Maar ING laat die beschikbaarheid van werkplekken en ruimtes nog maar in beperkte mate zien. We kwamen er door onderzoek achter dat inzicht in de beschikbaarheid alleen niet genoeg is. Medewerkers komen zo nog onvoldoende in beweging. Je kunt wel zien dat ergens ruimte is, maar je moet ook weten of je daar wel mag werken. Vanwege Europese regelgeving moeten sommige bankafdelingen immers strikt gescheiden van elkaar blijven. Maar ook wanneer de regelgeving het toelaat, helpt het enorm als je je ergens anders welkom voelt. Daar hebben wij wat aan gedaan.”

Samen met twee Clockwork-collega’s en twee ING-medewerkers heeft Anniek in vijf dagen het prototype voor een app ontwikkeld. Ze werkten volgens een snelle ontwikkelmethode, de Design Sprint, die Google Ventures een aantal jaren geleden heeft ontwikkeld voor startups. Anniek: “Op maandag wisten we wat het probleem was, op woensdag wisten we de oplossing en op vrijdag hadden we die getest.”

Prototype

Het prototype wijst elke ING-medewerker de weg naar de dichtstbijzijnde vrije werkplek of ruimte waar hij/zij mag werken. De app heet je daar ter plekke welkom en de medewerkers van de betreffende afdeling kunnen via narrowcasting op de afdeling precies zien wie er bij hen te gast is en waar die collega vandaan komt. Volgens de medewerkers die het prototype uittestten, is dit precies wat ze nodig hebben om in beweging te komen als ze op zoek zijn naar een plek.

Ook ING is enthousiast; de bank bekijkt nu wanneer en in welke vorm ze dit systeem willen ontwikkelen. Anniek: “Team Facilitair was razend enthousiast over de sprint-methode en overweegt om die ook voor andere onderwerpen in te gaan zetten. Wij zijn uitgenodigd om hier op korte termijn een presentatie over te geven.”