datamigratie

Datamigratie: naar een correct werkend nieuw systeem

Bij de overgang naar een nieuw informatiesysteem blijft de datamigratie vaak onderbelicht. Het is slechts een klein onderdeel van het implementatieplan en ontbreekt in de risicoparagraaf. Toch is correcte data een randvoorwaarde om een nieuw systeem succesvol in gebruik te nemen. Zonder data geen informatie, geen verwerking, geen analyses. Correcte data is net zo belangrijk als een goed ingericht systeem. In het bijzonder in een tijd waarin het belang van data steeds meer verschuift van secundaire- naar primaire processen. Voor Intelligente datagedreven organisatie horen producten, processen en data naadloos op elkaar aan te sluiten.

In dit artikel beschrijven we hoe de datamigratie hier zorg voor draagt. Datamigratie is geen technische truc, het is een functionele migratie die ervoor zorgt dat de data uit het oude systeem (of systemen) aangepast wordt aan de nieuwe manier van werken en de wijze waarop het nieuwe systeem de producten ondersteunt. Dit is direct het belangrijkste principe van een datamigratie: continuïteit wordt geborgd, na migratie moet het doelsysteem correct werken.

Waarom zijn datamigraties complex en lastig?
Voordat we nader ingaan op de set aan principes die hiervoor zorgen, bekijken we eerst waarom een datamigratie lastig is. Zoals gezegd is datamigratie een onderdeel van de overgang naar een nieuw systeem. Dit kan vervanging zijn vanuit de wens om het applicatielandschap te moderniseren. Ook rationalisatie en consolidatie zijn vaak de aanleiding om een systeem te vervangen. We zien dan dat verschillende systemen vervangen worden door één systeem. Data vanuit verschillende systemen moet tijdens de migratie worden samengevoegd. Dit komen we ook tegen als na een fusie of overname twee organisaties worden geïntegreerd.

Een andere aanleiding voor datamigratie is de uitbesteding van bedrijfsactiviteiten, bijvoorbeeld de overdracht van back-office activiteiten aan een serviceprovider, denk aan een bank die het beheer van hypothecaire leningen uitbesteedt. De data uit het eigen systeem moet worden overgedragen aan de serviceprovider en in het systeem van deze provider passen. Het moet niet alleen passen, ook de juiste selecties moeten worden gemaakt. Om welke leningen gaat het? Wat zijn de bijbehorende onderpanden? Ontvlechten is nu onderdeel van de datamigratie.

Al genoemd is dat het nieuwe systeem producten en processen vaak anders ondersteunt. De serviceprovider die net iets anders omgaat met hypotheekproducten, of de overgang van een klassiek registratiesysteem naar zaakgericht werken. Vaak willen we moderniseren, maar lopen we aan tegen verborgen functionaliteit, bijvoorbeeld velden die anders gebruikt worden dan bedoeld. Of er is gewoon datavervuiling, een probleem waar iedere organisatie mee te maken heeft. Lastig voor de operatie, een struikelblok voor de datamigratie.

De datamigratie moet goed gaan. In verschillende sectoren zullen zowel interne als externe toezichthouders meekijken. Dit speelt in finance, zorg, bij de overheid en in verscheidene industriesectoren. Er moet aangetoond worden dat de datamigratie 100% volledig en correct is. En als het om privacygevoelige persoonsgegevens gaat, moet rekening worden gehouden met eisen vanuit de AVG/GDPR. Datamigratie mag niet leiden tot een datalek.

Datamigratie is dus veel complexer dan het op het eerste gezicht lijkt. Ook is het iets dat bij de meeste organisaties maar af en toe speelt, te weinig om ervaring op te doen. Het is daarom goed om de datamigratie niet erbij te doen, maar als apart (deel)project aan te pakken. Het heeft aandacht nodig vanuit IT en nog meer vanuit de business. Om de datamigratie goed te laten verlopen, hanteren we een set aan principes.

Datamigratieprincipes
Het doelsysteem is leidend. Alleen de data die nodig is om het doelsysteem werkend te krijgen, hoeft te worden gemigreerd. Begin dus bij het doel. Een datamigratie is als het ware van doel naar bron. Het doel bepaalt welke data uit de bron nodig is. En wat dan met de rest? Als er wettelijke bewaarplicht is, of gegevens opvraagbaar moeten blijven, migreer deze dan naar een oplossing voor historisch databeheer.

Migreer 100% correcte data. Werken met foutieve data is vervelend. Het frustreert gebruikers. Het leidt tot klachten van klanten. Lage datakwaliteit is een hoog bedrijfsrisico. Grijp de datamigratie aan om de datakwaliteit op orde te brengen. In veel gevallen zal het doelsysteem foute data niet accepteren en is schonen noodzakelijk. In de praktijk valt datakwaliteit altijd tegen en schonen kost tijd. Begin hier dus zo vroeg mogelijk mee.

Alle handelingen worden geautomatiseerd. Handmatige acties tijdens een migratie vormen een bron van fouten. Ook zorgen handmatige acties ervoor dat de controles en audittrail extra lastig worden. Een goede migratie is herhaalbaar. Een succesvolle proefmigratie resulteert in een succesvolle productiemigratie. We automatiseren zowel de conversie als alle stappen eromheen. Moet iedere uitzondering dan in programmatuur worden opgelost? Dat is niet nodig. Zet de uitzonderingen op een geaccordeerde lijst die geautomatiseerd wordt verwerkt.

Controles en audittrail zijn volledig. We bewijzen dat de migratie volledig en correct is. Dit doen we op verschillende niveaus. Binnen de migratieoplossing wordt alles geteld. Met hashtotalen bewaken we dat niets verwisseld wordt. Een massabalans laat zien dat overall totalen ongewijzigd zijn. Vervolgens zijn er acceptatie- en verantwoordingscontroles die over de totale keten functionele correctheid bewijzen.

Testen is geïntegreerd. Iedere test- en iedere proefmigratie toont de werking van de migratieoplossing. De controles bewijzen het. Door controles onafhankelijk van conversieregels te realiseren, voorkomen we dat een foute interpretatie van een functionele conversieregel onopgemerkt blijft.

Hanteer een agile aanpak. Bij de start van het migratieproject is het doelsysteem soms nog in ontwikkeling. En één ding is zeker: inzichten wijzigen. De migratieoplossing moet dan snel worden aangepast. Na iedere sprint toont de proefmigratie aan dat meer en meer data succesvol kan worden gemigreerd. Bij de generale proefmigratie wordt 100% gemigreerd. In onze migratieoplossing passen we steeds meer agile-concepten toe, bijvoorbeeld continuous integration. In een van onze volgende artikelen gaan we hier nader op in.

Kortom, datamigraties zijn complex. Het is noodzakelijk om bij de overgang naar een nieuw systeem écht aandacht te geven aan de datamigratie. Dat wil zeggen er vroeg mee te beginnen en de basisprincipes niet uit het oog te verliezen. Dan beschikt het nieuwe systeem over de juiste data. Dan is continuïteit geborgd.

Dit artikel is de eerste in een serie artikelen over datamigraties. In ons volgende artikel gaan we in op het kiezen van een juiste migratiestrategie: een big-bang of druppelen? Voor meer informatie over de Ordina-aanpak van datamigraties neem vrijblijvend contact op met Henk Zwaan, management consultant bij Ordina Data & Finance Solutions.

Ordina Data & Finance Solutions biedt oplossingen voor onder meer datamigraties en datakwaliteit, voor het GDPR-compliant maken van datasets en voor historisch databeheer. Henk Zwaan is bereikbaar via henk.zwaan@ordina.nl.