Klantcase Veranderprogramma plannen en roosteren

De aanleiding

Na de technische implementatie van een plan- en roostersysteem bij een zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking, is de vraag ontstaan om de organisatie te begeleiden naar een nieuwe manier van plannen en roosteren. Nadat het systeem technisch geïmplementeerd was en de medewerkers getraind waren om met het systeem te werken, waren er verbeterslagen nodig en werden nog niet alle mogelijkheden van het systeem optimaal benut.

De oplossing

Allereerst is een plan van aanpak opgesteld om een gedeeld beeld te krijgen van de opdracht. Consultants van Ordina hebben vervolgens in nauwe samenwerking met het Roosterbureau stapsgewijs de organisatie begeleid in het minimaal drie maanden vooruitplannen van de roosters en het werken met zelfroosteren en capaciteitsplanning. Ook is een start gemaakt met de nieuwe organisatie van de flexibele schil, is een kader roosteren en plannen opgesteld dat richting en kaders biedt voor de zelforganiserende teams en is middels een onderzoek vormgegeven aan inzage en inspraak voor cliënten en verwanten in het rooster.

Het programma is opgeknipt in een aantal stappen met een doorlooptijd van enkele maanden. Op die manier kan de organisatie snel schakelen op de voortgang en bijstelling van de veranderbeweging. Bij elke stap is de businesscase geactualiseerd en maandelijks zijn de vastgestelde indicatoren gemonitord. Tot slot zijn de medewerkers in samenwerking met de afdeling Communicatie geïnformeerd en geënthousiasmeerd over de veranderbeweging.

Het resultaat

Het programma heeft met de implementatie van de hierboven beschreven onderdelen een bijdrage geleverd aan de spelers in de driehoek: cliënten, medewerkers en de organisatie. Door de implementatie zijn de medewerkers in staat om cliëntgerichte zorg te leveren, is een efficiënte inzet van medewerkers op de cliëntbehoefte geborgd en is invulling gegeven aan zelforganisatie.